Помощник по персоналу и администратору в The Lutheran World Federation

Тип должности и дата закрытия     Помощник по персоналу и администратору                                          

Уровень ответственности: 3 разряд

Место службы: Харьков 

Дата начала: как можно скорее 

Время работы: 100 %, полная занятость 

Продолжительность контракта: Контракт на 6 месяцев с возможностью продления 

Дата окончания подачи заявок: Как можно скорее 

Подчинение: Старшему отделу кадров и администратору Офицер

Всемирная служба LWF — это международно признанное подразделение Всемирной лютеранской федерации (LWF) по гуманитарным вопросам и развитию. Сегодня LWF является широко признанной международной организацией, присутствующей более чем в 20 странах. В ответ на кризис в Украине LWF Украина организовала крупную гуманитарную операцию в Харькове/области в области восстановления жилья, подготовки к зиме, восстановления школьного приюта, защиты, включая психическое здоровье и психосоциальную поддержку (MHPSS), а также распределения продуктов питания и непродовольственных товаров. Ранее LWF Украина оказывала гуманитарную поддержку Черниговской области, а сейчас проводит оценку потребностей для расширения гуманитарной помощи пострадавшему населению Сумской области. Целью LWF Украина является поддержка вынужденных переселенцев, репатриантов и других пострадавших сообществ в Харьковской и Сумской областях. LWF Украина координирует свои действия и тесно сотрудничает с правительством Украины, местными властями, церковью-членом LWF, членами Альянса ACT, организациями гражданского общества, межведомственными агентствами ООН и другими соответствующими заинтересованными сторонами для обеспечения эффективной реализации своих программ. 

ЦЕЛЬ: Содействие ведению точной и полной кадровой документации, а также содействие в бесперебойной повседневной работе офиса в соответствии с внутренними политиками и требованиями законодательства Украины.

Функциональные обязанности   

1. Hуправление кадровыми ресурсамиАдминистрирование ресурсов

• Ведение и обновление личных дел сотрудников (бланки, заявления, приказы, копии документов, трудовые договоры).
• Осуществление административной поддержки при подготовке набора на вакансии.
• Подготовка кадровых приказов о приеме на работу, переводе, отпусках, командировках и увольнение.
• Ведение трудовых книжек, личных карточек (П-2, П-2ДС), обеспечение надлежащего архивного хранения.

2. Военный учет

• Ведение воинского учета
• Проверка военных документов при приеме на работу.
• Сообщение об изменениях в составе сотрудников в территориальные призывные пункты

3. Отчетность в государственные органы

• Подача уведомлений о приеме на работу сотрудников в налоговую службу.
• Представление отчетов в НТК и Государственную службу статистики (если применимо).

4. Отпуски (ежегодные, социальные, неоплачиваемые)

• Составление и контроль графиков ежегодных отпусков.
• Подготовка приказов об отпусках.
• Организация социальных отпусков (матерям/папам, при рождении ребенка, бракосочетании, семейной утрате). 
• Оформление неоплачиваемых отпусков в соответствии с Украйнойтрудовое право Индии.

5. Учет рабочего времени и больничных

6. Архивирование документов

• Формирование и хранение личных дел, составление описей дел, передача их в архив.
• Обеспечение защиты персональных данных в соответствии с Законом Украины.

7. Функционирование офиса

• Обеспечение бесперебойной повседневной работы офиса, включая:

 Закупку канцелярских товаров, воды, кофе, предметов домашнего обихода и канцелярских товаров, а также ведение инвентарного учета.

• поддержание организованной, функциональной и безопасной рабочей среды.
• Поддержка повседневных оперативных потребностей по мере их возникновения

8. Документация и обработка документов

• сбор, регистрация, систематизация и передача документов (как в цифровом, так и в печатном виде);
• обеспечение своевременного распространения и архивирования документов;
• поддержка документооборота для операций в Киеве и поддержание связи с назначенным координатором документации в Киеве;
• обеспечение предоставления харьковским офисом необходимых документов и поддержание связи относительно документооборота.

9.   Доступ к ИТ и базовая техническая поддержка

• помощь персоналу в получении или настройке доступа к внутренним системам (Microsoft, Adobe, SharePoint, электронная почта и т. д.);
•  координация с координатором по ИТ или внешней ИТ-поддержкой для решения технических проблем.
•  поддержка создания учетной записи, сброса пароля и деактивации доступа при необходимости.

10.  Обеспечение корпоративной мобильной связи

• Подготовка и подача заявок на новые мобильные номера.
• Ведение учета корпоративных SIM-карт и мобильных устройств.
• Обеспечение своевременного пополнения баланса и контроль ежемесячных расходов.
• Организация замены SIM-карт, восстановление утерянных номеров, услуг блокировки/разблокировки.
• Взаимодействие с оператором мобильной связи по техническим или финансовым вопросам. вопросы.

Образование/Опыт/Языковые требования:

• Высшее образование в области управления человеческими ресурсами, администрирования, менеджмента или смежных областях
• Опыт работы в сфере кадрового делопроизводства не менее 2 лет, желательно в гуманитарной организации
• Знание трудового законодательства Украины
• Умение работать с конфиденциальной информацией
• Владение MS Офис
• Свободное владение украинским языком и рабочее знание английского языка (письменный и устный).

Компетенции:  

• Внимание к деталям, ответственность и сильные организаторские способности.
• Ориентированность на обслуживание.
• Ориентация на результат и командная игра.

 Что мы предлагаем:

• Конкурентоспособность зарплата подходящему соискателю. 
• Хорошие условия работы в международной среде. 
• Возможности профессионального роста и саморазвития. 
• Медицинская страховка занимающего должность и его семьи. 
• Удаленная работа по необходимости
• 24 дня ежегодного отпуска (по 2 дня за каждый отработанный месяц). 

Как применить: Пожалуйста, отправьте свое резюме и сопроводительное письмо на английском языке по адресу [email protected]  Строка темы должна содержать “Помощник по персоналу и администратору”. На собеседования будут приглашены только кандидаты, вошедшие в короткий список.