Ассистент менеджера по персоналу | HR Assistant - National Position в Malteser International

Malteser International является международной гуманитарной организацией по оказанию помощи, действующей под эгидой Суверенного Мальтийского Ордена. Уже более 60 лет мы оказываем помощь и поддержку восстановлению людей во время и после конфликтов и катастроф во всем мире. Христианские ценности и гуманитарные принципы составляют основу нашей деятельности. В более чем 30 странах Африки, Америки, Азии, Европы и Ближнего Востока мы поддерживаем людей, нуждающихся в помощи, независимо от их религии, происхождения или политических убеждений.

Основные обязанности и ответственность

1. Подбор персонала и найм

• Оказывать техническую поддержку Менеджеру по персоналу в подготовке должностных инструкций: форматирование документов, интеграция комментариев руководителей подразделений и обеспечение соответствия утвержденным шаблонам и стандартам.

• Готовить проекты объявлений о вакансиях на основе стандартных шаблонов (RRF); публикация осуществляется Менеджером по персоналу.

• Координировать организацию собеседований: согласование графика с отобранными кандидатами, подготовка материалов для интервью и обеспечение своевременной коммуникации с кандидатами и членами комиссии.

• Обновлять рекрутинговые статусы дат.

• Организовывать и вести рекрутинговые дела, обеспечивая надлежащее хранение и сканирование всей сопроводительной док.ментации.

• Обеспечивать правильное архивирование и сканирование всей документации по найму в соответствии с процедурами MI и стандартами защиты персональных данных.

2. Онбординг

• Помогать Менеджеру по персоналу в подготовке и форматировании материалов для онбординга и адаптации новых работников в соответствии с утвержденными шаблонами.

• Распространять материалы для онбординга среди новых сотрудников и обеспечивать доступ к необходимым ресурсам, документам и системам чек-листом.

• Координировать график вводного инструктажа: бронирование встреч в Outlook/Teams, отправка приглашений и контроль прохождения индукционного процесса в установленные сроки.

3. Испытательный срок

• Организовывать встречи по оценке во время испытательного срока в координации с руководителями подразделений и новыми работниками.

• Вести учет сроков испытательных периодов и присылать напоминания руководителям.

• срока.

• Контролировать своевременное представление заполненных форм оценки (начальное, промежуточное, финальное).

• Архивировать документы по испытательному сроку в личных делах и обновлять соответствующие трекеры.

• документации.

4. Учет рабочего времени

• Ежемесячно собирать и проверять табели учета рабочего времени перед передачей в бухгалтерию для начисления заработной платы.

• Контролировать записи о присутствии (время начала и завершения работы).

• Отслеживать запросы работу.

• Решать разногласия в данных вместе с работниками или руководителями.

• Напоминать работникам о своевременной подаче табелей.

• Обеспечивать надлежащее хранение документов для нужд аудита и начисления зарплаты.

5. Управление отпусками

• Вести учет всех видов отпусков: ежегодного, больничного, гендерно-специфического и других предусмотренных законодательством.

• Обеспечивать правильную регистрацию и обработку заявлений на отпуск в соответствии с политиками MI.

• трудовых договоров.

• Контролировать согласование отпусков и наличие необходимой документации.

• Вести учет больничных листов и самостоятельных подтверждений.

• Архивировать документацию по отпускам.

• отчетности.

• Предоставлять работникам информацию об остатке дней отпуска по запросу.

Необходимые знания и навыки

• Уверенное владение Microsoft 365 (Word, Excel, Outlook, Teams, SharePoint HR-процессов.

• Опыт работы с системами учета табелей, отпусков и личных дел.

• Внимательность к деталям и точность в работе с документами.

• Знание принципов защиты персональных данных.

• Развиты коммуникационные навыки.

• Умение работать с конфиденциальной информацией.

• Хорошие организационные навыки и способность работать с несколькими задачами одновременно.

языками (устно и письменно).

Квалификационные требования

• Степень бакалавра в сфере управления персоналом или смежной отрасли.

• По меньшей мере 3 года релевантного опыта в HR НПО.

Работа в Malteser International

Malteser International обязуется обеспечивать защиту людей в рамках своих программ от эксплуатации, насилия и сексуальных притязаний и имеет соответствующие политики по этому обязательству (включая Кодекс поведения), которые определяют ожидаемое поведение и ответственность всех сотрудников. Malteser International проводит проверку рекомендаций и бэкграунда для всех сотрудников (включая проверку наличия судимостей для отдельных должностей). Любой кандидат, которому будет предложена работа в Malteser International, должен будет подписать Кодекс поведения MI как приложение к трудовому договору и согласиться действовать в соответствии с положениями настоящего документа. рабочая среда в опытной международной команде Более 1 000 национальных и международных сотрудников сейчас работают в разных кризисных и пострадавших от катастроф регионах по всему миру, а также в наших региональных офисах в Кельне и Нью-Йорке. Для получения дополнительной информации, пожалуйста, ознакомьтесь с материалами здесь.

Если вы хотите претендовать на эту должность, пожалуйста, до 8 марта мотивационное письмо) через наш онлайн-портал вакансий, воспользовавшись ссылкой:

https://jobs.malteser-international.org/de/job-offer-list/job-detail/HR-Assistant-National-Position-755.html

Для своей работы в Украине Malteser International ищет помощника по персоналу - национальная позиция.

Помощник по персоналу работает под руководством менеджера по персоналу. Помощник по персоналу обеспечивает административную и процедурную поддержку по ряду функций отдела кадров. Ключевые области ответственности включают поддержку процессов набора и найма, координацию мероприятий по адаптации, организацию учета сотрудников, координацию учета рабочего времени и посещаемости, а также управление отпусками. Эта роль также способствует обеспечению соблюдения национального трудового законодательства и политике Malteser International.

Ваши обязанности:

• Подбор и найм: Поддержка подготовки описаний вакансий и объявлений о вакансиях, координация собеседований, обновление информации средства отслеживания набора персонала и поддержание точных файлов набора персонала в соответствии с процедурами.
• Внедрение: подготавливайте и распространяйте материалы по адаптации, обеспечивайте доступ к системе, координируйте графики вводного курса и отслеживание завершения.
• Испытательный период: планируйте и отслеживайте проверки испытательного срока, распространяйте шаблоны, отслеживайте заполненные формы и сохраняйте всю документацию по испытательному сроку.
• Время и посещаемость: собирайте и проверяйте табели учета рабочего времени, отслеживайте записи посещаемости и удаленной работы, устраняйте несоответствия, оказывайте поддержку представление заработной платы и консультирование сотрудников по процедурам расписания.
• Управление отпусками: отслеживайте и обрабатывайте все типы отпусков, рассчитывайте выплаты и балансы, отслеживайте утверждения, ведите учет, а также поддерживайте расчет заработной платы и их учет.запросы сотрудников.

Ваш профиль:

• Степень бакалавра в области человеческих ресурсов или смежной области.
  Минимум 3 года соответствующего опыта работы в сфере управления персоналом, включая не менее 1 года на аналогичной должности в международной НПО. 
• Владение приложениями Microsoft 365, включая Word, Excel, Outlook, Teams и SharePoint.
• Базовое понимание административных процессов управления персоналом, таких как поддержка набора персонала, координация адаптации, отслеживание времени и посещаемости, управление отпусками и мониторинг испытательного срока.
• Опыт работы с системами отслеживания табелей учета рабочего времени, остатков отпусков и записей сотрудников.
• Умение точно готовить, форматировать и вести кадровые документы с использованием стандартных шаблонов и руководящие принципы.
• Знание принципов защиты данных и требований конфиденциальности, связанных с записями сотрудников и кадровой информацией.
• Сильное внимание к деталям и стремление к точности во всех задачах. Хорошие коммуникативные навыки и навыки межличностного общения, как письменные, так и устные.
• Умение сохранять конфиденциальность и конфиденциально обращаться с конфиденциальной кадровой информацией.
• Хорошие организационные навыки, способность управлять несколькими задачами и соблюдать сроки.
• Свободное владение украинским и английским языками, как письменными, так и разговорный.

Что мы предлагаем:

• Дата начала работы: середина марта 2026 г.
• Место работы: Киев
• Продолжительность контракта: 1 год
• Заработная плата в зависимости от квалификации и опыта, от 1167,52 евро брутто
• Медицинская страховка, PSS
• 36 дней в году AL + внутренняя льготы

Работа в Malteser International

Malteser является работодателем с равными возможностями и принимает заявки от всех людей, независимо от пола, конфессии или происхождения.

Malteser International стремится защищать людей, участвующих в наших программах, от эксплуатации, жестокого обращения и сексуальных домогательств и имеет специальную политику в отношении этого обязательства. (включая Кодекс поведения), в котором описываются ожидаемое поведение и ответственность всех сотрудников, консультантов и других представителей организации. Malteser International проводит проверку рекомендаций и анкетных данных для всех сотрудников (включая проверку судимости для конкретных должностей). Ожидается, что любой кандидат, которому предложена работа в Malteser International, подпишет соглашение MI Кодекс поведения в качестве приложения к трудовому договору и обязуется вести себя в соответствии с положениями этого документа

Независимо от того, работаете ли вы специалистом по зарубежным услугам или в одном из наших региональных офисов — мы предлагаем вам интересную рабочую среду в опытной международной команде. Более 1000 национальных и международных сотрудников в настоящее время задействованы в различных кризисах и стихийных бедствиях.в других регионах мира, а также в наших региональных офисах в Кельне и Нью-Йорке. Для получения дополнительной информации ознакомьтесь здесь.

Как подать заявку:

Если вас интересует эта позиция, подайте заявку онлайн на нашем портале вакансий. Пожалуйста, подайте развернутое заявление (резюме, мотивационное письмо, копии дипломов и три профессиональные рекомендации) до 08.03.2026.

https://jobs.malteser-international.org/de/job-offer-list/job-detail/HR-Assistant-National-Position-755.html