Администратор в Голоси дітей, БФ

Благотворительный фонд «Голоса детей» — украинский фонд, возникший в результате волонтерской инициативы в 2015 году на востоке Украины. Наша миссия — вдохновлять и поддерживать детей, создавать условия, чтобы голоса детей были услышаны, и поддерживать их устойчивость перед лицом войны. Фонд реализует свою миссию и стремится стать эффективным, устойчивым и узнаваемым учреждением в сфере поддержки детей. Человек на данной должности будет отвечать за организационное и документальное обеспечение всей деятельности направления: онлайн-курсы, офлайн-поездки и однодневные мероприятия. Роль совмещает оперативную работу, общение с участниками и командой, координацию закупок и логистики, а также участие в поездках во время реализации программ.

Основные обязанности1. Оперативное и документальное сопровождение проекта

• Ведение и подготовка документации, связанной с проведением мероприятий (онлайн-курсы, офлайн-поездки, мероприятия).

• Подготовка и систематизация отчетных материалов, списков участников, регистрационных форм, технических заданий.

• Формирование заявок на заключение договоров, актов и оплату услуг.

• Формирование заявок на заключение договоров, актов и оплату услуг во взаимодействии с финансовым отделом.

2. Закупки и взаимодействие с подрядчиками

• Организация закупок услуг и ресурсов, необходимых для реализации мероприятий.

• Поиск подрядчиков, сбор коммерческих предложений, координация выполнения договоренностей.

• Контроль соблюдения утвержденного бюджета проекта.

3. Общение с участниками и родителями

• Информационная поддержка участников-подростков и их родителей.

• Координация участия в мероприятиях, ответы на организационные вопросы.

• Обеспечение правильного, своевременного и бесперебойного общения на всех этапах программы.

4. Логистическое обеспечение мероприятий

• Участие в поездках на места проведения мероприятий в составе управленческой команды.

• Подготовка локаций, обеспечение материалами, координация логистики.

• Взаимодействие с фасилитаторами, преподавателями и партнерами непосредственно на месте.

5. Взаимодействие с командой проекта

• Тесное сотрудничество с руководителем проекта и финансовым отделом фонда.

• Сопровождение процессов планирования, контроля и реализации мероприятий.

• Участие во внутренних совещаниях, планирование и оценка результатов программ.

Профессионально компетенции

• Опыт администрирования, оперативного управления или проектной деятельности

  (опыт работы в государственном секторе будет преимуществом).

• Базовое понимание финансовых и юридических процессов (договоров, актов, счетов).

• Навыки ведения документации, организации процессов, работы с таблицами.

• Опыт общения с различными целевыми аудиториями, включая подростков и родителей.

Личные качества

• Ответственность, организованность, внимание к деталям.

• Умение общаться четко, вежливо и доступно.

• Активность и умение работать с несколько задач одновременно.

• Готовность к периодическим офлайн-поездкам длительностью от 1 до 7 дней (в зависимости от программы).

Будет плюсом, если вы:

• Имеете опыт работы в благотворительных, культурных или образовательных проектах.

• Работали с молодежью или принимали участие в программах поддержки подростков.

• Понимать основные принципы закупок и бюджетирования в проектной деятельности.

• Иметь опыт организации мероприятий или логистики мероприятий.

• Участвовать в выездных программах (лагеря, тренинги, программы неформального образования).