Partnership Officer in Danish Refugee Council / Danska Rada u spravah bizhenciv v Ukrayini

Представництво Датської Ради у справах біженців (ДРБ) є провідною міжнародною гуманітарною організацією, основною метою якої є захист, підтримка та просування довгострокових рішень для постраждалого від переміщення населення.

ДРБ існує в Україні з 2014 року. На даний момент у ДРБ працює понад 700 співробітників загалом на території України. У 2024 році ДРБ продовжить суттєве розширення для впровадження реагування на надзвичайні ситуації в секторах соціально-правового захисту, економічного розвитку, відбудови житла та розселення та гуманітарного роззброєння та миробудівництва (гуманітарного розмінування), надаючи пряму підтримку відповідальним особам та громадським організаціям (ГО), а також їх партнерам. ДРБ надалі розвиватиме довгострокові рішення, адаптуючи їх до ситуації, що змінюється.

Загальна мета ролі:

Під керівництвом керівника групи по роботі з партнерами, фахівець по роботі з партнерами сприяє розвитку можливостей для співпраці з організаціями громадянського суспільства (ОГС) та реалізації проєктів, що зміцнюють інституційну та програмну спроможність ОГС, через оцінку потреб організацій, розробку та проведення тренінгів, моніторингові візити та налагодження тісної співпраці з зацікавленими сторонами відповідно до контексту. Фахівець по роботі з партнерами проводить процес належної перевірки, готує контрактну документацію, працює зі звітністю партнерів, а також забезпечує дотримання партнером стандартів і політик Данської Ради у справах біженців (ДРБ). Фахівець по роботі з партнерами є ключовою особою для координації діяльності з партнерськими ОГС, щоб забезпечити розвиток і підтримку гарних робочих стосунків із відповідними зацікавленими сторонами та іншими гуманітарними учасниками задля відповідної реалізації та координації проєктної діяльності ДРБ.  

Вашими основними обов’язками будуть:

Розвиток співпраці з партнерами (процес належної оцінки, перевірка та укладання контрактів):

• Підтримка та управління процесом відбору партнерів ДРБ на регіональному рівні шляхом проведення попередніх зустрічей з партнерами, виконання комплексної належної перевірки партнерів і надання допомоги партнерам у поданні необхідної документації для співпраці
• Оновлення показників звітування партнерів у співпраці з відповідними програмними підрозділами.
• Робота з відділами адмін.підтримки задля надання необхідної підтримки місцевим партнерам у впровадженні процесів і політик, що забезпечують відповідність стандартам ДРБ.
• Підтримка оцінки діяльності ДРБ і партнерів для визначення довгострокових партнерств у подальшій діяльності ДРБ.
• Підтримка у визначенні можливостей до потенційних партнерств і відображенні на мапі активних організацій у зоні операційної діяльності.
• Забезпечення постійного нагляду за дотриманням партнером договірних умов та операційної відповідності у координації з програмним підрозділом і відділами адмін.підтримки.
• Забезпечення постійного зворотного зв’язку з Керівником групи по роботі з партнерами з метою усунення будь-яких перепон у процесі розбудови співпраці з партнерами.

Program and operational activities

• Help determine the development needs of CSOs that are partners of the DRB through due diligence and/or capacity assessment.
• Participate in developing a CSO capacity development plan according to their needs in coordination with the regional group on working with partners.
• Further interaction with CSOs at the regional level on relevant activities, such as trainings, mentoring, exchange of knowledge and experience, etc.< /li>
• If necessary, help in the development and implementation of high-quality capacity-building activities to meet the identified needs of CSOs.
• Tracking in coordination with the Territorial Regional Manager/heads of territorial groups of project implementation by DRB partners in accordance with the agreed work plan and the approved proposal.
• Close cooperation with territorial administrative support departments to provide the necessary support to local partners with monitoring of financial obligations and expenses in accordance with budgets, procurement according to DRB standards.
• li>Work closely with the partner team to ensure compliance of collection and reconciliation of project verification tools with DRB standards.

Reporting and accountability

• Ensuring compliance by partners with internal and external reporting requirements.
• Informing the head of the partner group about the identification of inconsistencies or potential risks regarding CSO activities.
• Tracking in coordination with the department monitoring and evaluation of DRB activities of partners at the regional level to ensure quality.
• Performance of monitoring and visits to locations where partners carry out activities within the operational territory.
• Preparation of project documentation in English and Ukrainian languages , including but not limited to explanatory notes, minutes of meetings, proposals, budgets (for donors), various reports and publications (for internal and external use).
• Provide input for monthly, quarterly, annual reports for donors, as well as (if necessary) results, challenges and achievements from partnership activities.

Representation

• Execution of functions of key person to coordinate activities with partner CSOs (within the operational territory).
• Representation of the DRB through active participation in meetings directly with partners and internal meetings of the DRB.

About you:

To be successful as aPartnership Specialist we expect you to have at least 2 years of practical experience working with community organizations. We also expect the following:

• Relevant university degree (political science, international relations, social sciences, economics, finance, accounting, etc.) or equivalent professional qualification
• Possession of development skills potential, awareness of common approaches to strengthening organizational structures, confirmed interest in institutional development practices.
• Good writing skills in English and Ukrainian
• Good reporting and organizational skillsand
• Strong interpersonal, communication, negotiation and public speaking skills
• A calm personality with a diplomatic approach to others
• Excellent command of MS Word, Excel, PowerPoint , Teams and Zoom
• Experience working in a humanitarian organization is an advantage
• Experience in conducting financial activities and awareness in the field of procurement is an advantage.
• Knowledge of the English language at an advanced level (Advanced) level is mandatory.
• Fluent command of the Ukrainian language.

All positions of the DRB require the person holding the position to possess the basic competencies of the DRB :

• Strive for excellence: focus on achieving results while ensuring efficient processes.
• Collaboration: involving relevant parties and encouraging feedback.
• Taking initiative: taking responsibility and initiative while striving to innovate.
• Communication: listening and speaking effectively and honestly.
• Demonstrating integrity: maintaining and promoting the highest standards of ethical and professional conduct on DRB's values ​​and Code of Conduct, including protection from sexual exploitation, violence and harassment.

We offer:

Contract: permanent contract after successful completion of a 3-month probationary period;

Level:H - non-managerial

Place of performance of duties: Mykolaiv

Start date: as soon as possible

Applications are open only to citizens of Ukraine. Salary and conditions will be in accordance with the employment conditions of the Danish Refugee Council.

Application process:

All applicants must send a cover letter and an updated CV (not more than four pages) in English.

Applications sent by e-mail will not be considered.

To respond, click HERE

We reserve the right to conduct interviews before the application deadline.

Deadline for applications: August 26, 2024.