Assistant for Humanitarian Access and Security in International rescue committee

JOB AREA:

IRC is looking for a Humanitarian Access and Security Assistant (HASS Assistant) for its operations in Ukraine based in Dnipro and to provide support in Dnipropetrovsk, Donetsk and Zaporizhzhia regions. The Assistant will work with the appropriate Security Officer (HASSO) and the office, with technical support from the Humanitarian Access and Security Division, to help ensure that the organization's security policies and procedures are contextually relevant, contextually acceptable and known to staff. He/she will also be responsible for helping to build a strong network with all actors in the region and maintaining excellent relations with local authorities.

Reporting to the Security Officer, the Assistant will assist in the implementation of the IRC's security management activities as well as assist security professional in providing contextual analysis and insight to decision makers. The Assistant will prioritize humanitarian principles, humanitarian needs, oversight responsibilities and strategic action plans of the IRC for Ukraine. The Assistant will receive technical support from the Security Officer and Security Operations Manager to meet the standards of the Humanitarian Access and Security Division for the respective area of ​​responsibility.

The Assistant will provide training to on-site personnel and assist in the development and implementation of appropriate plans, standard operating procedures and contingency plans. He/she will assist the Security Specialist in providing expert humanitarian security and advice to IRC staff in the Dnipro field office, contextual understanding, consultation and incident management. The Assistant may be asked to cover the duties of the Security Officer for limited periods of time.

REPORTING RELATIONSHIPS AND COORDINATION:

< strong>Reporting to: Humanitarian Access and Security Specialist

Technical Reporting: Humanitarian Access and Security Specialist and Humanitarian Access Operations Manager and security (HASSM - Ops)

Manages: N/A.

Cooperation: Operational teams, program teams, humanitarian department access and security and other relevant personnel as the program expands.

RESPONSIBILITIES

Security Management

• Support IRC by assisting specialist with security in providing technical support to the extended team on all personnel security and operational security policies, procedures, instructions and planning.

• Support the IRC by assisting the security officer in regularly evaluating, reviewing and updating security management plans. Ensuring compliance with the IRC Security Management Framework in the SMP and all applications.

• Support the IRC and the Humanitarian Access and Security Unit by assisting the Security Officer in working with key stakeholders to develop, consolidate and implement operational procedures and plans in case of emergencies.

• Support the IRC and the Humanitarian Access and Security Unit by assistingспеціалісту з безпеки в оцінюванні, перегляді та оновленні планів гібернації та евакуації, а також забезпечуючи проведення практичних підготовчих заходів і інформування всього відповідного персоналу.

• Підтримувати IRC та відділ гуманітарного доступу та безпеки, допомагаючи спеціалісту з безпеки у проведенні оцінки ризиків в орендованих офісах, резиденціях і готелях, а також таких,  які підлягають потенційній оренді. Вживати необхідних дій для забезпечення дотримання стандартів безпеки.

• Підтримувати IRC і відділ гуманітарного доступу та безпеки, допомагаючи спеціалісту з безпеки проводити постійні перевірки обладнання та протоколів, за якими це обладнання використовується, для забезпечення дотримання мінімальних умов безпеки. 

• Допомагати спеціалісту з безпеки у впровадженні найкращих можливих рішень щодо використання обладнання для полегшення спілкування між персоналом, включаючи пропозиції щодо безпечних альтернативних засобів зв’язку та обладнання.

• Допомагати спеціалісту з безпеки у заходах, які необхідно вжити для забезпечення дотримання стандартів безпеки та безпеки

• Підтримувати IRC та відділ гуманітарного доступу та безпеки, допомагаючи спеціалісту з безпеки у забезпеченні врахування в протоколах безпеки, механізмах звітності та ініціатив з розбудови потенціалу, гендерних ризиків, осіб та досвіду персоналу, та їх відповідності до місцевих умов.

• Допомагати спеціалісту з безпеки в регулярному оновленні всієї безпекової документації, що стосується їх зони відповідальності(стандартні операційні процедури, план на випадок надзвичайних ситуацій, інструктаж з питань безпеки, правил безпеки, CONOPS тощо)

• Підтримувати спеціаліста з безпеки у відстеженні всіх переміщень у зоні його відповідальності.
 
Нетворкінг та лобіювання

• Моніторинг і надання підтримки та звітності щодо ініціатив безпеки НУО, якщо це необхідно.

• Робота над тим, щоб IRC, його місія та робота в усіх сферах діяльності були відомі та прийняті.

• Працювати над заохоченням зацікавлених сторін співпрацювати з IRC у забезпеченні безпеки персоналу та отримання дозволу на продовження гуманітарної діяльності в Україні

• Підтримуйте зв’язок із відповідними суб’єктами безпеки, наприклад, співробітниками служби безпеки НУО, ООН, силами безпеки, зацікавленими сторонами місцевої громади та місцевою владою.

Розуміння контексту та звітність

• Складати та надсилати регулярні звіти, які відображають інциденти та тенденції в контексті локальної безпеки.

• Надсилати щоденні оновлення контексту відповідному персоналу.

• Підтримуйте спеціаліста з безпеки, для гарантування, що всі інциденти та нещасні випадки супроводжуються офіційним письмовим звітом, який потім надається відповідним зацікавленим сторонам і реєструється належним чином.

• Відстежуйте робоче середовище в регіоні, виявляйте нові загрози, оцінюйте вразливості IRC і рекомендуйте можливі шляхи реагування .

• Надавати достовірну інформацію та контекстне розуміння локальної і загальнонаціональної ситуації та інцидентів безпеки разом з відповідними порадами для IRC.

• Очікується тAugust shift monitoring at night and on weekends.

REQUIREMENTS

Education: It is desirable to have completed a higher education in the relevant field, but there will be candidates with secondary education and significant professional experience are also considered.

Work experience:

• Proven work experience in public, non-profit or non-governmental organizations within international humanitarian aid programs, planning, organization and execution of security operations on field missions.

• Experience in finding information about local, national and international development, as well as providing clear dynamic briefings and analysis of existing and developing security situations and policies as they arise (both written and verbal)

Demonstrated leadership skills:

• Excellent building skills relationships, interpersonal skills and the ability to effectively represent IRC in forums and with external stakeholders

• Strong negotiation and mediation skills with conflict resolution experience required

• Excellent verbal and written communication skills with ability to communicate ideas and concepts clearly and persuasively to senior internal and external stakeholders

• Experience working successfully with local stakeholders such as local and international non-governmental organizations, local authorities, the government, etc. with delicacy and diplomacy.

Mandatory/preferred languages:

• Fluency in spoken and written Ukrainian, in Russian and English languages.

Computer skills/other requirements:

• Full professional competence in Microsoft Office Suite, especially Word, Excel and PowerPoint

Willingness to Travel: up to 40% travel as needed.

This position will be based in locations with an IRC presence. As this is a changing context, the base location may change depending on