Заступник керівника проекту RestoreEdu в ACTED

ACTED — французька неурядова організація, заснована в 1993 році, яка підтримує вразливі верстви населення, які постраждали від гуманітарних криз у всьому світі. ACTED надає постійну підтримку вразливим громадам шляхом забезпечення стійкості післякризових заходів та готовності до довгострокових викликів, що стоять перед населенням, з метою подолання циклу бідності, сприяння розвитку та зменшення вразливості до катастроф. Наші співробітники завжди готові реагуванню в надзвичайні ситуації, підтримці та відновленню сталого розвитку через 450 проектів у 43 країнах.

Main Duties and Responsibilities:

• Project Planning

1. Jointly with the Project Manager organize project kick-off and close-out meetings) Jointly with the Project Manager.
2. Plan the various stages of project implementation and set direction by prioritizing and organizing activities and resources to achieve project objectives.
3. Promote and share ideas for improvement and necessary changes in the activities.

• Project Implementation 

1. Support the Project Manager in general project oversight and implementation, ensuring that technical quality and standards are considered and respected during project(s) implementation in accordance with ACTED technical guidelines and standards.
2. Organize regular project coordination meetings with project team.
3. Ensure budget utilization and physical target achievements are reviewed at least once a month as per work plan.
4. Ensure project implementation is on time, target and budget, using effective M&E systems to reach desired impacts.
5. Anticipate and mitigate risks and trouble-shoot any unforeseen challenges during the project implementation.
6. Jointly with the Project Manager regular update the work plan, output tracker, PMF and other documents relevant for effective project management Prepare specifications, create BoQs, designs and assist in preparing tendering documents.
7. Ensure participation of a wide range of stakeholders (NGOs, CBOs, local community, etc.).
8. proactive planning and coordination with logistics and field teams.
9. Participate in assessments in the field.
10. Coordinate and supervise implementation work including managing construction contracts.
11. Моніторинг і перевірка роботи підрядників на життєво важливих етапах будівництва відповідно до графіка проекту.

 Адміністрування та операційне управління  

Фінанси

1. Спільно з керівником проекту перевірте BFU та надайте точні прогнози.
2. Спільно з менеджером проекту спрогнозуйте щомісячну потребу в грошових коштах проекту та надішліть до фінансового відділу.

Логістика

1. Спільно з менеджером проекту брати участь в оновленні планів закупівель.
2. Дизайн точний і точні форми замовлення вчасно.
3. Підтвердити якість вибору матеріалів, якщо це можливо. 
4. Забезпечте належне управління та використання активів і запасів проекту.
5. Плануйте переміщення команди на основі наявного парку та відповідних політик.

Адміністрація/HR

1. Керувати персоналом проекту у співпраці з керівником проекту.
2. Брати участь у наборі технічний персонал (розробка органограм, ТЗ, розробка тестів та їх перегляд; інтерв’ю тощо).
3. Переконайтеся, що технічний персонал проекту розуміє та може виконувати свої ролі та обов’язки.
4. Стежте за планами роботи та повсякденною діяльністю технічного персоналу проекту.
5. Забезпечити розвиток потенціалу персоналу проекту та передати ключові навички.
6. Забезпечити позитивне робоче середовище та хорошу динаміку команди.
7. Проводьте регулярну оцінку персоналу та керуйте кар’єрою.
8. Керуйте міжособистісними конфліктами.

Прозорість 

1. Переконайтеся, що записи та документи проекту (файли FLAT, договори пожертвування, відомості про відвідуваність тощо) належним чином підготовлені, зібрані та збережені відповідно до процедур ACTED.< /li>
2. Переконайтеся, що співробітники знають і дотримуються кодексу поведінки ACTED і процедур FLATS.

 Безпека 

1. Переконайтеся, що кожен член команди проекту обізнаний з проблемами безпеки, політиками, СОП і дотримується їх відповідно.
2. В коовзаємодіяти з відповідним співробітником служби безпеки, стежити за місцевою ситуацією з безпекою.

 Зовнішні зв’язки 

1. Спільно з керівником проекту сприяти комунікації та взаємодії активно консультувати та залучати бенефіціарів, ключових інформаторів, акторів, партнерів і зацікавлених сторін на всіх етапах розробки проекту та впровадження.
2. Спільно з керівником проекту розвивайте добрі стосунки з ключовими гуманітарні організації – місцеві та міжнародні, включаючи державні органи та недержавні організації, шляхом регулярної участі в технічних зустрічах і двосторонніх зустрічах.

6. Контроль якості

1. Оцінка виконаної технічної діяльності та забезпечення ефективного використання ресурсів.
2. Переконайтеся, що отримані уроки задокументовані, поширені та відображені під час планування проекту та прийняття рішень.
3. Спільно з порадами та допомогою в оглядах проектів, які проводить MEAL.
4. Забезпечення контролю якості, аналізу доданої вартості та впливу, визначення та використання найкращих практик і засвоєні уроки та надайте відповідний відгук для розробки нових проектів.
5. Визначте та проаналізуйте прогалини, додану цінність ACTED, синергію та можливості в сферах, якими є проект(и) / впроваджуються та передають відповідну інформацію менеджеру проекту.

 7. Звітність 

1. Підготовка технічних звітів проекту та допомога Керівнику проекту у періодичних звітах.
2. Спільно з Керівник проекту складає проекти (внутрішніх) описових звітів і робить внесок у розробку фінансових звітів за допомогою регулярного моніторингу бюджету.
3. Регулярне оновлення внутрішніх інструментів управління інформацією (трекери тощо). .), переконатися, що зібрані дані своєчасно записуються та мають належну якість.
4. Надавати керівникам та іншим членам команди регулярні та своєчасні оновлення про прогрес і проблеми. li>
5. Взяти участь у складанні (внутрішніх і зовнішніх) звітів про хід виконання проекту, забезпечуючи якість і точність наданої технічної інформації.

КЛЮЧ ЕФЕКТИВНІСТЬ ПОКАЗНИКИ

1. Проект завершено вчасно без потреби в NCE.
2. Проект завершено знизька гнучкість бюджету (не потребує поправки до бюджету для рядків проекту)
3. % досягнутих показників ефективності за контрактом
4. Записи та документи проекту (сертифікати пожертвувань, відомості про відвідуваність, платіжні відомості), доступні для всіх заходів проекту
5. Позитивні звіти про моніторинг та оцінку (внутрішні та зовнішні)
6. Було отримано низку скарг, пов’язаних із проектом.
7. % неприйнятних витрат у статтях бюджету проекту
8. Рівень утримання персоналу проекту протягом усього терміну реалізації проекту

 Необхідний досвід і навички

1. Університетський ступінь з менеджменту або відповідних дисциплін.
2. Принаймні 2 роки досвіду в управлінні проектами, бажано в гуманітарному секторі та/або секторі розвитку, в середовищі МНУО/НУО.
3. Знання українського гуманітарного контексту та бажано досвід роботи в Чернігівській області
4. Розуміння гуманітарних принципів, Кодексу поведінки 
5. Знання структури органів місцевого самоврядування та системи державного управління в Україні
6. Вільне володіння англійською, російською та українською мовами.
7. Володіння комп'ютером, вміння користуватися програмним забезпеченням Microsoft Office (Microsoft Project Plan, MS Word, Excel, PowerPoint та ін.)
8. Вміння працювати самостійно та в команді, активно пропонувати власні ідеї.
9. Стрестостійкість та навички багатозадачності 

Увага! Згідно з чинним законодавством, при працевлаштуванні військовозобов'язаних громадян України зобов'язані надати військово-облікові документи та оновити свої військово-облікові дані.

Увага! Відповідно до чинного законодавства, особи, які підлягають проходженню військової служби, під час прийняття на службу мають надати оновлені військово-облікові документи.

Ми пропонуємо

• Офіційне працевлаштування;
• Регулярний перегляд зарплат;
• 28 календарних днів відпустки на рік;
• Дружня мультикультурна команда;
• Комфортний офіс у центральній частині міста;
• Кар'єрний ріст;
• Медичне страхування після тестового терміну (3 місяці).

____________________________________________________________________________________________

«ACTED не допускає сексуальної експлуатації, насильства та домагань (SEAH). Будь ласка, зверніть увагу, що будь-який кандидат, якому пропонують роботу, підпише Кодекс поведінки та відповідну політику як частину свого трудового контракту. Неналежна поведінка може призвести до звільнення».