Асистент з підтримки проекту в EUAM Ukraine

Асистент із підтримки проекту підпорядковується керівнику підрозділу проекту. Як частина підрозділу Проекту, асистент із підтримки проекту сприятиме ефективному та результативному виконанню поставлених завдань.

Обов’язки та відповідальність

Асистент із підтримки проекту мусить, згідно з Мандатом КМЄС, Кодексом поведінки та Загальними умовами служби для місцевого персоналу, найнятого КМЄС в Україні, який працює в Україні, виконувати наступні завдання:

• допомагати керівнику проектного підрозділу у виконанні поставлених завдань;
• надавати підтримку операційному відділу, відділу підтримки місії, політичному відділу, відділу аналізу та координації, відділу планування, звітності та оцінки в процесі адміністрування проектів протягом усього проектного циклу; 
• Тісно співпрацювати з керівниками проектів (включаючи мобільний підрозділ і польові офіси), щоб забезпечити комунікацію щодо адміністрування проекту та керівних принципів;
• Координувати реєстрацію проектів Місії з відповідними органами влади України та допомагати керівникам проектів у процесі складання угод про пожертвування;
• Разом з іншим помічником(ами) із підтримки проекту виконувати функції міжкомпонентна допоміжна структура в рамках Проектного відділу для операцій Місії у сфері адміністративних питань проекту, особливо фінансових питань і закупівель на етапі впровадження проектів;
• допомагати керівникам проектів Місії в розробці та підготовці проектних пропозицій, включаючи бюджети та діаграми Ганта;
• зберігаючи адміністративні обов’язки керівника проекту відповідно до відповідних СОП (наприклад, проекту). Управління, закупівлі, фінанси), централізувати та оптимізувати адміністративне управління та підтримку проектів і операційних подій;
• Вчасно визначати та передбачати з точки зору адміністрації потенційні ризики та проблеми, характерні для прогнозу виконання проектів, і рекомендувати заходи щодо пом’якшення їхнього впливу командам проекту;
• Вносити внесок у процедури управління проектами з адміністративної точки зору, обмінюватись знаннями та найкращим досвідом у Департаменті операцій та підтримки місії; 
• За призначенням перекладати документи, пов’язані з незначними проектами, з англійської на українську мову та навпаки; 
• Складання офіційних листів і вербальних нот у спілкуванні з партнерами;
• Надання підтримки в розробці, плануванні та організації тренінгів і заходів щодо адміністративних питань із Project Cell та MSD для керівників проектів;
• Виконання обов’язків керівника рамкових контрактів для певних рамкових контрактів за призначенням;
• Ведення, розробка та зберігання документів і записаних даних у відповідному порядку бази даних, електронні таблиці та всі файли, пов’язані з даними;
• конфіденційно та обережно обробляти інформацію;
• виконувати будь-які інші пов’язані завдання за запитом його/її безпосереднього керівника.

Кваліфікація та досвід

Критерії прийнятності: 

• користуватися повними громадянськими правами та не мати судимостей; 
• Громадянство України та/або хоНаявність дозволу на постійне проживання та роботу відповідно до законодавства України;
• Успішне завершення середньої освіти, підтверджене сертифікатом;
• Після отримання атестата про повну середню освіту, принаймні три (3) роки відповідного та підтвердженого професійного досвіду повної зайнятості в приватному та/або державному секторі; бажано з міжнародними чи неурядовими організаціями під час реалізації проекту.

Обов’язкові критерії:

• Бути фізично підготовленим для виконання обов’язків, пов’язаних із посадою;
• Професійне вільне володіння англійською та українською мовами, як усним, так і письмовим;
• Відмінні комунікативні навички англійської та української мов;
• Дуже добре знання та досвід Office Suite Пакет;
• Досвід роботи на посадах, що вимагають аналітичних та організаційних навичок, з підходом, орієнтованим на послуги та проект;
• Досвід аналізу даних та електронних таблиць.

Додаткові переваги:

• Професійний досвід роботи в ЄС та/або міжнародному середовищі;        
• Досвід роботи в міжкультурному середовищі з повагою до різноманітності.

Особисті якості:

• Мати сильне почуття ініціативи, відповідальності та самостійності; 
• Зберігайте найвищий рівень конфіденційності та обережності під час роботи з інформацією;
• Здатність будувати продуктивні та плідні робочі стосунки з іншими членами місії;
• Здатність привітно та ввічливо поводитися з людьми, у тому числі з зовнішніми контактами;
• Здатність визначати пріоритети завдань і своєчасно виконувати високу якість роботи навіть під тиском.