Помічник відділу кадрів та адміністратора в The Lutheran World Federation

Тип посади та дата закриття     Помічник з персоналу та адміністратора                                           

Рівень відповідальності: 3 клас

Місце служби: Харків 

Дата початку: якнайшвидше 

Робочий час: 100%, повний робочий день 

Тривалість контракту: 6 місяців контракту з можливістю продовження 

Кінцевий термін прийому заявок: Якнайшвидше 

Звіт до: відділу кадрів та адміністратора Старший офіцер

LWF World Service — це міжнародно визнаний гуманітарний підрозділ Всесвітньої лютеранської федерації (LWF), який займається гуманітарною діяльністю та розвитком. Сьогодні LWF є широко визнаною міжнародною організацією, яка представлена ​​в понад 20 країнах. У відповідь на кризу в Україні LWF Україна започаткувала велику гуманітарну операцію в місті/області Харків у сферах реабілітації житла, утеплення, реабілітації шкільного житла, захисту, включаючи психічне здоров’я та психосоціальну підтримку (MHPSS), а також розповсюдження продуктів харчування та непродовольчих засобів. Раніше LWF Україна надавав гуманітарну підтримку Чернігівській області, а зараз проводить оцінку потреб для розширення гуманітарної допомоги постраждалому населенню Сумської області. LWF Україна прагне підтримувати ВПО, осіб, які повернулися, та інші постраждалі громади в Харківській та Сумській областях. LWF Україна координує та тісно співпрацює з урядом України, місцевою владою, церквою-членом LWF, членами ACT Alliance, організаціями громадянського суспільства, міжагентськими організаціями ООН та іншими відповідними зацікавленими сторонами для забезпечення ефективної реалізації своїх програм. 

МЕТА: Підтримка у веденні точної та повної кадрової документації, а також сприяння безперебійній щоденній роботі офісу відповідно до внутрішньої політики та вимог законодавства України.

Функціональні обов’язки   

1. ЧРадміністрація 

• Ведення та оновлення особових справ працівників (бланки, заяви, накази, копії документів, трудові договори).
• Надання адміністративної підтримки в підготовці набору на вакантні посади.
• Підготовка кадрових наказів про прийняття на роботу, переведення, відпустки, відрядження та звільнення.
• Ведення трудових книжок, особових карток (П-2, П-2ДС), забезпечення належного архівування.

2. Військовий облік

• Ведення військового обліку
• Перевірка військових документів при прийнятті на роботу.
• Повідомлення змін щодо працівників до територіальних центрів комплектування

3. Звітність до державних органів

• Подання повідомлень про прийом працівників до податкової служби.
• Подання звітності до ТЦК та Держстату (за наявності).

4. Відпустки (щорічні, соціальні, неоплачувані)

• Складання та контроль графіків щорічних відпусток.
• Підготовка наказів про відпустки.
• Оформлення соціальних відпусток (матерям/батькам, при народженні дитини, одруженні, втраті в сім’ї). 
• Оформлення відпусток без збереження заробітної плати згідно з Украінське трудове право.

5. Облік часу та лікарняних

6. Архівування документів

• Формування та зберігання особових справ, оформлення описів справ, передача їх до архіву.
• Забезпечення захисту персональних даних відповідно до законодавства України.

7. Функціонування офісу

• Забезпечення безперебійної повсякденної роботи офісу, включаючи:

 купівлю канцелярського приладдя, води, кави, побутового приладдя та канцелярського приладдя, а також ведення інвентаризації.

• підтримання організованого, функціонального та безпечного робочого середовища.
• підтримка повсякденних операційних потреб, коли вони виникати

8. Документація та передача документів

• збір, реєстрація, систематизація та передача документів (як цифрових, так і друкованих копій);
• забезпечення своєчасного обігу та архівування документів;
• підтримка документообігу для операцій у Києві та зв’язок із призначеним координатором документації в Києві;
• забезпечення того, щоб харківський офіс надав необхідні документи та підтримує зв’язок щодо документообігу.

9.   ІТ-доступ і базова технічна підтримка

• допомога персоналу в отриманні або налаштуванні доступу до внутрішніх систем (Microsoft, Adobe, SharePoint, електронна пошта тощо);
•  координація з ІТ-координатором або зовнішньою ІТ-підтримкою для вирішення технічних проблем.
•  підтримка створення облікового запису, скидання пароля та дезактивація доступу, коли потрібно.

10.  Забезпечення корпоративного мобільного зв’язку

• підготовка та подача заявок на нові мобільні номери.
• Ведення обліку корпоративних SIM-карт і мобільних пристроїв.
• Забезпечення своєчасного поповнення балансу та контроль щомісячних витрат.
• Організація заміни SIM, відновлення втрачених номерів, блокування/розблокування послуги.
• Спілкування з оператором мобільного зв’язку щодо технічних або фінансових питань.

Вимоги до освіти/досвіду/мови:

• Ступінь бакалавра в галузі управління персоналом, адміністрування, менеджменту чи суміжних галузей
• Мінімум 2 роки досвіду роботи з управління персоналом, бажано в гуманітарній організації
• Знання трудового законодавства Україна
• Вміння працювати з конфіденційною інформацією
• Володіння MS Office
• Вільне володіння українською та робоче володіння англійською (письмовою та усною).

Компетенції:  

• Увага до деталей, відповідальність та сильні організаторські навички
• Орієнтація на обслуговування підхід
• Орієнтованість на результат і командний гравець

 Що ми пропонуємо:  

• Конкурентоздатна заробітна плата для потрібного претендента. 
• Гарні умови праці в міжнародному середовищі. 
• Можливості професійного зростання та саморозвитку. 
• Медичне страхування особи, яка займає посаду, та його родини. 
• Віддалена робота для необхідної 
• 24 дні щорічної відпустки (2 дні за кожен відпрацьований місяць). 

Як подати заявку: Будь ласка, надішліть своє резюме та супровідний лист англійською мовою на [email protected]  Рядок теми має містити «Помічник з кадрів і адміністратора». На співбесіди будуть запрошені лише кандидати, які пройшли короткий список.