Асистент менеджера з персоналу | HR Assistant - National Position в Malteser International

Malteser International є міжнародною гуманітарною організацією з надання допомоги, що діє під егідою Суверенного Мальтійського Ордену. Уже понад 60 років ми надаємо допомогу та підтримку з відновлення людям під час і після конфліктів і катастроф у всьому світі. Християнські цінності та гуманітарні принципи становлять основу нашої діяльності. У більш ніж 30 країнах Африки, Америки, Азії, Європи та Близького Сходу ми підтримуємо людей, які потребують допомоги, незалежно від їхньої релігії, походження чи політичних переконань.

Із початку війни на сході України у 2014 році Malteser International працює з трьома місцевими партнерськими організаціями у сфері психічного здоров’я та психосоціальної підтримки (MHPSS). Після повномасштабного вторгнення 24 лютого 2022 року Malteser International швидко розширила свою гуманітарну діяльність для реагування на зростаючі потреби по всій країні у партнерстві з більш ніж 8 місцевими організаціями з метою надання критично важливої допомоги людям, які постраждали від кризи. Сьогодні гуманітарна відповідь Malteser International включає розподіл продовольства, гігієнічних наборів, зимових комплектів, допомогу у сфері житла та MPCA у важкодоступних районах Східної та Південної України для зменшення викликів і ризиків для життя людей. Міжнародна мережа Мальтійського Ордену підтримує людей, які постраждали від війни в Україні, і продовжуватиме це робити стільки, скільки буде потрібна допомога.

Для реалізації своєї діяльності в Україні Malteser International шукає Асистента менджера з персоналу, який буде працювати під керівництвом Менеджера з управління персоналом. Посада передбачає надання адміністративної та процедурної підтримки в межах різних HR-функцій. Основні напрями відповідальності включають підтримку процесів рекрутингу та найму, координацію заходів з онбордингу, ведення кадрової документації, координацію обліку робочого часу та адміністрування відпусток. Посада також передбачає сприяння забезпеченню відповідності національному трудовому законодавству та політикам Malteser International.

Основні обов’язки та відповідальність

1. Підбір персоналу та найм

• Надавати технічну підтримку Менеджеру з персоналу у підготовці посадових інструкцій: форматування документів, інтеграція коментарів керівників підрозділів та забезпечення відповідності затвердженим шаблонам і стандартам.

• Готувати проєкти оголошень про вакансії на основі стандартних шаблонів, затверджених посадових інструкцій та форм запиту на рекрутинг (RRF); публікація здійснюється Менеджером з персоналу.

• Координувати організацію співбесід: узгодження графіку з відібраними кандидатами, підготовка матеріалів для інтерв’ю та забезпечення своєчасної комунікації з кандидатами й членами комісії.

• Оновлювати рекрутингові трекери із зазначенням статусу кандидатів, результатів співбесід та відповідних дат.

• Організовувати та вести рекрутингові справи, забезпечуючи належне зберігання та сканування всієї супровідної документації.

• Забезпечувати правильне архівування та сканування всієї документації щодо найму відповідно до процедур MI та стандартів захисту персональних даних.

2. Онбординг

• Допомагати Менеджеру з персоналу у підготовці та форматуванні матеріалів для онбордингу та адаптації нових працівників відповідно до затверджених шаблонів.

• Поширювати матеріали для онбордингу серед нових співробітників та забезпечувати доступ до необхідних ресурсів, документів і систем згідно з чек-листом.

• Координувати графік вступного інструктажу: бронювання зустрічей в Outlook/Teams, надсилання запрошень і контроль проходження індукційного процесу у встановлені терміни.

3. Випробувальний термін

• Організовувати зустрічі з оцінювання під час випробувального терміну у координації з керівниками підрозділів та новими працівниками.

• Вести облік строків випробувальних періодів і надсилати нагадування керівникам.

• Розсилати шаблони та інструкції щодо оцінювання випробувального терміну.

• Контролювати своєчасне подання заповнених форм оцінювання (початкове, проміжне, фінальне).

• Архівувати документи щодо випробувального терміну в особових справах та оновлювати відповідні трекери.

• Забезпечувати належне сканування та зберігання документації.

4. Облік робочого часу

• Щомісяця збирати та перевіряти табелі обліку робочого часу перед передачею в бухгалтерію для нарахування заробітної плати.

• Контролювати записи щодо присутності (час початку та завершення роботи).

• Відстежувати запити на дистанційну роботу.

• Вирішувати розбіжності у даних разом із працівниками або керівниками.

• Нагадувати працівникам про своєчасне подання табелів.

• Забезпечувати належне зберігання документів для потреб аудиту та нарахування зарплати.

• Проводити інструктаж нових співробітників щодо заповнення табелів.

5. Управління відпустками

• Вести облік усіх видів відпусток: щорічної, лікарняної, гендерно-специфічної та інших передбачених законодавством.

• Забезпечувати правильну реєстрацію та обробку заяв на відпустку відповідно до політик MI.

• Перевіряти та розраховувати право на щорічну відпустку відповідно до трудових договорів.

• Контролювати погодження відпусток та наявність необхідної документації.

• Вести облік лікарняних листів та самостійних підтверджень.

• Архівувати документацію щодо відпусток.

• Допомагати у розрахунку залишків відпусток для зарплатного обліку та звітності.

• Надавати працівникам інформацію про залишок днів відпустки за запитом.

Необхідні знання та навички

• Впевнене володіння Microsoft 365 (Word, Excel, Outlook, Teams, SharePoint).

• Розуміння основних HR-процесів.

• Досвід роботи з системами обліку табелів, відпусток та особових справ.

• Уважність до деталей і точність у роботі з документами.

• Знання принципів захисту персональних даних.

• Розвинені комунікаційні навички.

• Вміння працювати з конфіденційною інформацією.

• Хороші організаційні навички та здатність працювати з кількома завданнями одночасно.

• Вільне володіння українською та англійською мовами (усно та письмово).

Кваліфікаційні вимоги

• Ступінь бакалавра у сфері управління персоналом або суміжній галузі.

• Щонайменше 3 роки релевантного досвіду в HR, включаючи не менше 1 року на аналогічній посаді в міжнародній НУО.

Робота в Malteser International

Malteser є роботодавцем, що забезпечує рівні можливості, і вітає заявки від усіх кандидатів незалежно від статі, віросповідання чи походження.

Malteser International зобов’язується забезпечувати захист людей у межах своїх програм від експлуатації, насильства та сексуальних домагань і має відповідні політики щодо цього зобов’язання (включно з Кодексом поведінки), які визначають очікувану поведінку та відповідальність усіх співробітників, консультантів та інших представників організації. Malteser International проводить перевірку рекомендацій і бекграунду для всіх співробітників (включно з перевіркою наявності судимостей для окремих посад). Будь-який кандидат, якому буде запропоновано роботу в Malteser International, повинен буде підписати Кодекс поведінки MI як додаток до трудового договору та погодитися діяти відповідно до положень цього документа.

Незалежно від того, працюєте ви як спеціаліст у закордонній місії чи в одному з наших регіональних офісів, ми пропонуємо складне та динамічне робоче середовище в досвідченій міжнародній команді. Понад 1 000 національних та міжнародних співробітників наразі працюють у різних кризових і постраждалих від катастроф регіонах по всьому світу, а також у наших регіональних офісах у Кельні та Нью-Йорку. Для отримання додаткової інформації, будь ласка, ознайомтеся з матеріалами тут.

Якщо ви бажаєте претендувати на цю посаду, будь ласка, до 8 березня 2026 року подайте пакет документів (резюме, мотиваційний лист) через наш онлайн-портал вакансій, скориставшись посиланням:

https://jobs.malteser-international.org/de/job-offer-list/job-detail/HR-Assistant-National-Position-755.html

HR Assistant - National Position

Malteser International is the international humanitariaРосійське агентство допомоги Суверенного Мальтійського Ордену. Понад 60 років ми надаємо допомогу та відновлення людям під час і після конфліктів і катастроф у всьому світі. В основі нашої роботи лежать християнські цінності та гуманітарні принципи. У понад 30 країнах Африки, Америки, Азії, Європи та Близького Сходу ми підтримуємо потребуючих людей – незалежно від їх релігії, походження чи політичних переконань.

З початку війни на сході України в 2014 році Malteser International співпрацює з трьома місцевими партнерськими організаціями в секторі психічного здоров’я та психосоціальної підтримки (MHPSS). Після повномасштабного вторгнення 24 лютого 2022 року Malteser International швидко розширила свою гуманітарну підтримку, щоб задовольнити зростаючі потреби по всій країні у партнерстві з понад 8 місцевими партнерами, щоб надати важливу підтримку та допомогу людям, які постраждали від кризи. Сьогодні гуманітарна допомога Malteser International включає роздачу продуктів харчування, засобів гігієни, зимових наборів, притулку та MPCA у важкодоступних районах на сході та півдні України, щоб зменшити виклики та знизити ризик життя людей. Міжнародна мережа Мальтійського Ордену підтримує людей, які постраждали від війни в Україні, і продовжуватиме це робити, доки буде потрібна допомога.

Для своєї роботи в Україні Malteser International шукає асистента з персоналу – національна посада.

Асистент з персоналу працює під керівництвом менеджера з персоналу. Помічник відділу кадрів надає адміністративну та процедурну підтримку в ряді функцій відділу кадрів. Основні сфери відповідальності включають підтримку процесів набору та найму персоналу, координацію заходів з адаптації, організацію облікових записів співробітників, координацію відстеження робочого часу та відвідуваності та адміністрування відпусток. Ця роль також сприяє дотриманню національного трудового законодавства та політики Malteser International.

Ваші обов’язки:

• Набір персоналу та наймання: допомога в підготовці описів роботи та оголошень про роботу, координуйте співбесіди, оновлюйте засоби відстеження найму та ведіть точні файли найму відповідно до процедур.
• Набір: підготуйте та поширюйте навчальні матеріали, забезпечте доступ до системи, а також координуйте графіки введення та відстеження завершення.
• Випробувальний період: плануйте та відстежуйте перевірки випробувального терміну, поширюйте шаблони, перевіряйте заповнені форми та подайте всю документацію про випробування.
• Час. і відвідуваність: збирайте та перевіряйте табелі обліку робочого часу, відстежуйте відвідуваність і записи про віддалену роботу, вирішуйте розбіжності, підтримуйте подання відомостей про заробітну плату та направляйте персонал щодо процедур обліку робочого часу.
• Управління відпустками: відстежуйте та обробляйте всі типи відпусток, обчислюйте права та залишки, контролюйте затвердження, ведіть записи та підтримуйте нарахування заробітної плати та ем.запити співробітників.

Ваш профіль:

• Ступінь бакалавра в галузі людських ресурсів або суміжної галузі.
  Мінімум 3 роки відповідного досвіду роботи з персоналом, включаючи принаймні 1 рік на аналогічній посаді в міжнародній неурядовій організації. 
• Досконале володіння програмами Microsoft 365, зокрема Word, Excel, Outlook, Teams і SharePoint.
• Базове розуміння адміністративних процесів відділу кадрів, таких як підтримка підбору персоналу, координація адаптації, відстеження робочого часу та відвідуваності, керування відпустками та моніторинг випробувального терміну.
• Досвід роботи з системами відстеження для табелів, балансів відпусток і записів про співробітників.
• Здатність готувати, форматувати, і точно вести кадрові документи, використовуючи стандартні шаблони та вказівки.
• Знання принципів захисту даних і вимог до конфіденційності, пов’язаних із записами співробітників і кадровою інформацією.
• Сильна увага до деталей і відданість точності у всіх завданнях. Хороші комунікативні та міжособистісні навички, як письмові, так і усні.
• Здатність підтримувати конфіденційність і обробляти конфіденційну кадрову інформацію з дискретність.
• Гарні організаторські здібності зі здатністю керувати кількома завданнями та дотримуватись термінів.
• Вільне володіння українською та англійською мовами, як письмово, так і усно.

Що ми пропонуємо:

• Дата початку: середина березня 2026
• Місце служби: Київ
• Тривалість контракту: 1 рік
• Зарплата згідно кваліфікація та досвід від 1167,52 євро брутто International

  Malteser є працедавцем із рівними можливостями і вітає заявки від усіх людей, незалежно від статі, конфесії чи походження.

  Malteser International прагне захищати людей у рамках наших програм від експлуатації, жорстокого поводження та сексуальних домагань і має спеціальні правила щодо цього зобов’язання (зокрема Кодекс поведінки), який визначає очікувану поведінку та відповідальність усього персоналу, консультантів та інших представників організації. Malteser International проводить перевірку довідок і біографії всіх співробітників (включаючи перевірку судимостей для певних посад). Очікується, що будь-який кандидат, якому пропонують роботу в Malteser International, підпише Кодекс поведінки як додаток до трудового договору та погоджуються поводитися відповідно до положень цього документа

  Незалежно від того, чи працюєте ви фахівцем із закордонних служб чи в одному з наших регіональних офісів, ми пропонуємо вам складне робоче середовище в досвідченій міжнародній команді. Більше 1000 національних і міжнародних співробітників наразі працюють у різних кризах і ситуаціяхпо всьому світу, а також у наших регіональних офісах у Кельні та Нью-Йорку. Для отримання додаткової інформації перегляньте тут.

  Як подати заявку:

  Якщо вас зацікавила ця посада, подайте заявку онлайн на нашому порталі вакансій. Будь ласка, надішліть розгорнуту заявку (резюме, мотиваційний лист, копії дипломів і три професійні рекомендації) до 08.03.2026.

  https://jobs.malteser-international.org/de/job-offer-list/job-detail/HR-Assistant-National-Position-755.html