Адміністративний помічник, SB-3/4, UNODC, DS - Київ, Національна позиція в UNDP Careers

Опис роботи Передумови Управління ООН з наркотиків і злочинності є провідним агентством ООН у боротьбі з незаконними наркотиками, злочинністю, корупцією та тероризмом відповідно до Конвенцій ООН і універсальних інструментів у цьому відношенні. Місія UNODC полягає в сприянні глобальному миру та безпеці, правам людини та розвитку, роблячи світ безпечнішим від наркотиків, злочинності, корупції та тероризму. Офіс програм UNODC в Україні (POU UNODC) знаходиться в Києві, Україна. UNODC є членом команди ООН у країні та спирається на свою постійну присутність в Україні, щоб підтримати реакцію уряду України на економічні та соціальні наслідки війни в Україні. UNODC здійснює різноманітні програми технічної допомоги в Україні; зокрема, програми, які проводяться відділами ВІЛ/лікування UNODC-UNOV в Україні, та програма «Вогнепальна зброя» за такими компонентами: (1) комплексна відповідь на проблему наркотиків (наркотики та здоров’я); (2) профілактика ВІЛ та зменшення шкоди в кримінальних системах і в'язницях; 3) Контроль програми вогнепальної зброї. Крім того, конкретні заходи є предметом роботи UNODC POU і також будуть включені в очікуваний робочий процес. Під керівництвом і наглядом керівника Офісу та в тісній координації з технічними програмними групами адміністративний асоційований підтримує роботу програми, виконуючи низку стандартних адміністративних процесів, забезпечуючи високу якість і точність роботи. Адміністративний помічник просуває клієнта, якість і орієнтований на результат підхід. Адміністративний помічник працює в тісній співпраці з операційним, програмним і проектним персоналом у UNODC POU та іншими співробітниками агентств ООН для обміну інформацією та забезпечення послідовного надання послуг. Обов’язки та відповідальність Короткий виклад основних функцій: адміністративний помічник відповідатиме за такі ключові функції в рамках призначених повноважень:допомога в підтримці планування та реалізації заходів/фінансових, закупівельних та адміністративних процесів у рамках програм POU UNODC та пов’язаних заходів;активний внесок у повсякденну реалізацію програми та забезпечення відповідності очікуваним результатам та робочі плани програм; Підтримка координації роботи з національними партнерами з державного сектору, приватного сектору та наукових установ для сприяння розробці, реалізації та оцінці програм POU UNODC; Моніторинг та аналіз конкретних аспектів розробки та впровадження програм; переглядати відповідні документи та звіти; визначити проблеми та проблеми, які необхідно вирішити, і рекомендувати коригувальні дії; підтримувати зв'язок з відповідними сторонами; визначати та відстежувати подальші дії. Допомагати у виконанні різноманітних завдань у співпраці з національними партнерами шляхом планування та проведення семінарів, тренінгів, однорангового обміну тощо. Сприяння підготовці різноманітних письмових результатів, напр. проекти довідкових документів, розділів звітів і досліджень, а також матеріали для публікацій. Виконувати роль координаційного центру для адміністративної координації, залучаючи широкі зв’язки з різними організаційними підрозділами для ініціювання запитів, обробки тарозглядати адміністративні дії, напр. набір і призначення персоналу, включаючи наймання консультантів, організацію поїздок, навчальні/навчальні поїздки, авторизацію платежів і закупівлю обладнання та послуг; Допомога в підтримці звітів підрядника щодо наданих товарів і послуг у порівнянні з затвердженими; проведення платежів за рахунками-фактурами та моніторинг платежів;збір основних даних із різноманітних джерел (включно з UMOJA), узагальнення та представлення висновків для перегляду відповідальними керівниками програми;складання різноманітних кореспонденцій та інших повідомлень для підписання/затвердження, пов’язаних із усі аспекти реалізації програми;забезпечення дотримання рамок процедур, у тому числі шляхом вивчення та застосування правил, положень, політики та стратегій ООН/ПРООН, внутрішніх стандартних операційних процедур;допомога в підготовці та аналізі пропозицій щодо програми/програмного бюджету;допомога в моніторинг та оцінка програми; класифікувати, оновлювати та відстежувати дані, пов’язані з програмами/проектами, напр. бухгалтерські записи, результати, використані ресурси тощо; проводити періодичні перевірки стану, виявляти проблеми та ініціювати необхідні подальші дії; допомога в підготовці переглянутого бюджету та звітів; ініціювати фінансові дозволи, якщо це необхідно; Організовувати та координувати підготовчі зустрічі з відповідними офісами та делегаціями щодо процедурних та організаційних заходів для сесій призначених зустрічей/конференцій; Виконувати інші пов’язані з роботою обов’язки за призначенням. Робота передбачає часту взаємодію з наступними менеджерами програм, пов’язаними з призначеними програми/проекти; Персонал у координаційних підрозділах у всій установі (наприклад, Адміністрація/Фінанси/Бюджет, Закупівлі, Контроль документів, Обслуговування конференцій тощо); Партнери, посадові особи та технічний персонал підрозділів і польових офісів ЮНОДК, представники та офіційні особи національних урядів, суб’єктів приватного сектору, інших відповідних департаментів і офісів Секретаріату ООН, спеціалізованих установ, фондів і програм; Міжнародні організації, міжурядові та неурядові організації, експерти, а також консультанти. Очікувані результати Забезпечує надійну адміністративну координацію діяльності з планування та підготовки програм/проектів. Робочі процеси та необхідні подальші дії, виконані під певним наглядом, потребують консультації та/або звітування перед керівником, якщо це необхідно. Акуратно готує звіти. Послідовно застосовує відповідні політики, інструкції та процедури. Ефективно та вчасно підтримує зв’язок і взаємодіє з колегами та зацікавленими сторонами всередині та ззовні. Компетенції Функціональні компетенції Професіоналізм: володіє знаннями та розумінням теорій, концепцій та підходів, пов’язаних з адмініструванням, управлінням програмами/проектами, кримінальним правосуддям та/або суміжними галузями. Знає мандати UNODC. Володіє знаннями та спеціалізацією в основних та функціональних сферах з дуже хорошими дослідницькими та аналітичними навичками. Вміє виявляти та сприяти вирішенню проблем/проблем. Володіє знаннями різних методологій дослідження та джерел, у тому числі електроннихв Інтернеті, інтранеті та інших базах даних. Здатний виносити судження в контексті наданих завдань, планувати власну роботу та керувати суперечливими пріоритетами. Виявляє гордість за роботу та досягнення; демонструє професійну компетентність та володіння предметом; сумлінно та ефективно виконує зобов’язання, дотримується термінів та досягає результату; мотивований професійними, а не особистими інтересами; виявляє наполегливість, коли стикається зі складними проблемами чи викликами; зберігає спокій у стресових ситуаціях. Бере на себе відповідальність за врахування гендерних аспектів і забезпечення рівної участі жінок і чоловіків у всіх сферах роботи. Основні компетенції Комунікація: говорить і пише чітко та ефективно; слухає інших, правильно інтерпретує повідомлення інших і відповідає належним чином; ставить запитання, щоб уточнити, і виявляє інтерес до двостороннього спілкування; адаптує мову, тон, стиль і формат відповідно до аудиторії; демонструє відкритість у обміні інформацією та інформуванні людей. Командна робота: співпрацює з колегами для досягнення цілей організації; вимагати врахування інформації, щиро цінуючи ідеї та досвід інших; готовий вчитися в інших; розміщує порядок денний групи перед особистим; підтримує та діє відповідно до остаточного рішення групи, навіть якщо такі рішення можуть не повністю відображати власну позицію; поділяє заслуги за досягнення команди та бере на себе спільну відповідальність за недоліки команди. Планування та організація: розробляє чіткі цілі, які відповідають узгодженим стратегіям; визначає пріоритетні види діяльності та завдання; коригує пріоритети за потреби; виділяє належну кількість часу та ресурсів для виконання роботи; передбачає ризики та враховує непередбачені обставини під час планування; контролює та коригує плани та дії за необхідності; ефективно використовує час. Підзвітність: бере на себе всі обов’язки та виконує зобов’язання; надає результати, за які людина несе відповідальність, у встановлені терміни, вартість і стандарти якості; працює відповідно до організаційних положень і правил; підтримує підлеглих, забезпечує нагляд і бере на себе відповідальність за делеговані доручення; несе особисту відповідальність за власні недоліки та недоліки робочого підрозділу, де це можливо. Креативність: активно прагне покращити програми чи послуги; пропонує нові та різні варіанти вирішення проблем або задоволення потреб клієнтів; просуває та переконує інших розглянути нові ідеї; бере на себе прорахований ризик щодо нових і незвичайних ідей; мислить «нестандартно»; виявляє інтерес до нових ідей і нових способів діяльності; не пов’язаний поточним мисленням чи традиційними підходами. Орієнтація на клієнта: вважає всіх, кому надаються послуги, «клієнтами» та прагне бачити речі з точки зору клієнтів; встановлює та підтримує продуктивні партнерські відносини з клієнтами, завойовуючи їх довіру та повагу; визначає потреби клієнтів і підбирає для них відповідні рішення; стежить за поточними подіями всередині та поза клієнтським середовищем, щоб бути в курсі та передбачати проблеми; інформує клієнтів про прогрес або недоліки в програмах; відповідає термінам доставки проканали або послуги для клієнта. Відданість безперервному навчанню: бути в курсі нових подій у своїй діяльності/професії; активно прагне до професійного та особистісного розвитку;сприяє навчанню колег та підлеглих; виявляє бажання вчитися в інших; шукає зворотного зв'язку, щоб навчатися та вдосконалюватися. Технологічна обізнаність: тримає руку на пульсі доступних технологій; розуміє застосовність та обмеження технології в роботі офісу; активно прагне застосувати технології для відповідних завдань; демонструє готовність вивчати нові технології. Освіта, необхідні навички та досвід. Необхідний ступінь бакалавра в галузі державного управління, менеджменту, права, економіки, людських ресурсів, фінансів, бухгалтерського обліку, лінгвістики, соціальних наук або будь-якої суміжної галузі. Потрібен ступінь в галузі адміністрування, програмної та/або операційної підтримки або у відповідній галузі. Бажано досвід адміністрування контрактів, найму персоналу, фінансового менеджменту та моніторингу бюджету; бажано досвід роботи в системі ООН або в міжнародних/європейських організаціях/агенціях .Бажано досвід роботи з додатками на базі SAP. Впевнений користувач ПК та пакетів офісного програмного забезпечення (MS Word, Excel тощо). Вимоги до мови: Для розміщення посади необхідне вільне володіння англійською та українською мовами. Застереження: ПРООН залишає за собою право вибрати одного або кількох кандидатів із цього оголошення про вакансію. Ми також можемо зберігати заявки та розглядати кандидатів, які претендують на цю посаду на інші подібні посади в ПРООН на тому самому рівні та з подібними посадовими характеристиками, досвідом і вимогами до освіти. НедискримінаціяПРООН дотримується політики абсолютної нетерпимості до сексуальної експлуатації та неправомірної поведінки, сексуальних переслідування та зловживання владою. Таким чином, усі відібрані кандидати проходитимуть сувору перевірку рекомендацій та репутації, і від них очікується дотримання цих стандартів і принципів. ПРООН — це роботодавець із рівними можливостями та інклюзивний роботодавець, який не дискримінує за ознаками раси, статі, гендерної приналежності, релігії, національності , етнічне походження, сексуальна орієнтація, інвалідність, вагітність, вік, мова, соціальне походження чи інший статус. Попередження про шахрайство Організація Об’єднаних Націй не стягує жодної плати за подачу заявки, обробку, навчання, співбесіду, тестування чи іншу плату у зв’язку з поданням заявки чи процесом найму. Якщо ви отримаєте прохання про сплату комісії, будь ласка, не зважайте на це. Крім того, зверніть увагу, що емблеми, логотипи, назви та адреси легко копіювати та відтворювати. Тому радимо бути особливо уважними, надаючи особисту інформацію в Інтернеті. Показати більше Показувати менше Посадовий рівень Базовий рівень Тип зайнятості Повний робочий день Посадові обов’язки Адміністрація Галузі Міжнародні справи