Support Services Officer /Эксперт по сервисной поддержке (IMPACT) в Team4ua

1. Background?

После эскалации войны в Украине общины, расположенные вдоль линии фронта и в недавно пострадавших районах, продолжают сталкиваться с острыми гуманитарными потребностями из-за продолжающихся боевых действий, перемещения населения и ущерба критически важным инфраструктура. Население, проживающее в прифронтовой зоне радиусом 0–50 км, недавно перемещенные домохозяйства и люди, пострадавшие от кинетических ударов, остаются особенно уязвимыми, с ограниченным доступом к основным услугам, здравоохранению и основным товарам. В ответ на это инициатива «Воздействие: немедленная многосекторальная приоритетная помощь территориям, пострадавшим от конфликта» использует интегрированный многокластерный подход для оказания быстрой, жизненно важной помощи в прифронтовых регионах Украины с высокой степенью тяжести (4–5 баллов), включая Черниговскую, Сумскую, Харьковскую, Донецкую, Запорожскую, Днепропетровскую, Херсонскую и Николаевскую области. Благодаря возможностям и оперативному охвату партнеров консорциума TERA и специализированных субпартнеров, проект отдает приоритет доставке на последней миле денежной помощи, предметов первой необходимости в натуральной форме, а также основных услуг здравоохранения и защиты, одновременно поддерживая передовые учреждения и поддерживая критически важные услуги по спасению жизней в крайне небезопасных средах.?

2. Цель назначения

Сотрудник по обеспечению рисков и качества поддерживает отдел управления проектами и консорциумом, руководя ежедневным мониторингом рисков, обеспечением соответствия, контролем качества и надзором за целостностью реализации консорциума.

Занимающий пост отвечает за ведение Реестра рисков PCMU, отслеживание действий по смягчению последствий, разработку и управление системой отслеживания красных флажков, мониторинг рисков мошенничества/перенаправления и соблюдения требований, проведение проверок и аудитов соответствия, поддержку или руководство внутренними расследованиями, когда это необходимо, а также обеспечение соответствия реализации консорциума требованиям доноров, гуманитарным принципам, стандартам защиты и внутренней политике.

Эта роль помогает обеспечить целостность, качество, подотчетность и принципиальный характер реализации проекта, обеспечивая при этом своевременную эскалацию и корректирующие действия в комплексном реагировании на чрезвычайные ситуации с участием нескольких партнеров.

3; Позиционирование роли

Сотрудник по рискам и обеспечению качества встроен в отдел Отдел управления проектами и консорциумами и works под руководством менеджера отдела проектов и консорциума.

• Позиция служит рабочим координатором для:

• управление рисками консорциума,
  
  

• внутреннее соответствие и обеспечение качества,
  
  

• последующие инциденты и нарушения,
  
  

• системы обеспечения безопасности и контроля партнеров,
  
  

• предупреждения руководства и корректирующие действия.
  
  

Эта роль действует горизонтально между всеми проектными командами и участниками консорциума и выполняет функцию контроля и обеспечения контроля. а не роль прямой реализации.?

4. Объем ответственности

• Владелец поста поддерживает контроль качества и рисков по:

• высокозначительный грант в размере примерно 20 миллионов долларов США;
  
  

• an Национальный консорциум НПО из 11 партнеров;
  
  

• реализация в условиях крайне нестабильной линии фронта и новых перемещенных лиц;
  
  

• многосекторальные мероприятия, включая денежные средства, здравоохранение, питание, WASH, защиту, защиту детей, поддержку при эвакуации и институциональную помощь.

5. Основные обязанности

?

?A. Управление рисками Ведение и обновление реестра рисков, охватывающего программные, операционные, финансовые, защитные риски и риски, связанные с партнерами. Отслеживание планов смягчения последствий и эскалация серьезных инцидентов в установленные сроки. Предоставление регулярных сводок рисков и поддержка совещаний по рассмотрению рисков.

?

?B. Отслеживание «красных флажков» и раннее предупреждение. Разработайте и управляйте системой «красных флажков» для обнаружения рисков соответствия, мошенничества, перенаправления и документирования. Консолидируйте оповещения, полученные в результате мониторинга, аудита и отчетов партнеров. Рекомендуйте корректирующие действия и отслеживайте закрытия.

?

?C. Аудит соответствия. Планирование и проведение аудитов, выборочных проверок и проверок партнеров по консорциуму. Проверка соблюдения правил доноров, СОП, стандартов документации и контроля за закупками/распределением. Подготовка отчетов об аудите и контроль над корректирующими действиями.

?

?D. Мониторинг рисков мошенничества. Мониторинг мошенничества, нецелевого использования, коррупции и ненадлежащего использования ресурсов. Анализ процессов с высоким риском (денежные средства, закупки, отчетность, распределение). Работайте с командами над усилением внутреннего контроля и сообщайте о подозрениях в мошенничестве.

?

?E. РасследованияПоддержка или проведение внутренних расследований нарушений, мошенничества, неправомерного поведения или проблем с защитой. Собирайте и анализируйте доказательства, обеспечивая при этом конфиденциальность и справедливость. Подготовьте выводы и рекомендации для руководства.

?

?F. Обеспечение качестваПроверка партнерской документации и отчетности на предмет точности и соответствия. Проведение проверок качества записей бенефициаров, списков рассылки и отчетов о мониторинге. Поддержка улучшений в документации и стандартах отчетности.

?

?G. Гуманитарные принципы и этика. Обеспечьте соблюдение гуманитарных принципов и этических стандартов. Поощряйте подотчетность, инклюзивность, конфиденциальность и подходы, ориентированные на пострадавших. Контролируйте соблюдение мер безопасности, PSEA и Кодекса поведения.

?

?H. Мониторинг и качество данных. Просматривайте данные мониторинга и обратной связи на предмет рисков или пробелов. Убедитесь, что ранние предупреждения преобразуются в корректирующие действия.

?

?I. Поддержка партнеров. Предоставление рекомендаций партнерам по соблюдению требований, готовности к аудиту и предотвращению рисков. Поддержка обучения и наращивания потенциала в области управления рисками, защиты и стандартов качества.

?

?J. Отчетность. Регулярная подготовка обновлений по рискам и обеспечению качества, информационных панелей и средств отслеживания. Участие в составлении отчетов для доноров, подготовка к аудитам и посещениям для мониторинга.

6. Ожидаемые результаты

Ожидается, что специалист по контролю рисков и обеспечению качества создаст и будет поддерживать как минимум:

• живой Реестр рисков PCMU;
  
  

• функциональный система отслеживания с красными флажками;
  
  

• регулярные обзоры рисков и примечания по эскалации;
  
  

• планы аудита соответствия и отчеты об аудите;
  
  

• отчеты о выборочных проверках и проверках;
  
  

• примечания по мониторингу рисков мошенничества и рекомендации по борьбе с перенаправлением;
  
  

• Журналы инцидентов и нарушений;
  
  

• файлы расследований и краткие описания дел, где это необходимо;
  
  

• трекеры корректирующих действий со статусом отслеживания;
  
  

• периодические информационные панели соответствия и качества для управления PCMU;
  
  

• ориентационные или методические материалы для партнеров по рискам, соблюдению требований и гуманитарным принципам.

7. Ключевые показатели эффективности

• Качественное и регулярное обновление Реестра рисков

• Своевременное выявление и эскалация критических рисков.

• Завершение плановых аудитов и выборочных проверок.

• Закрытие корректирующих действий в установленные сроки.

• Эффективный тревожный анализ, поддерживающий управленческие решения.

• Уменьшение повторяющихся пробелов в документации и соблюдении требований.

• Своевременное сообщение о нарушениях.

• Свидетельства мониторинга и снижения риска мошенничества/перенаправления.

• Качество обработки дел и поддержки расследований.

• Пропаганда гуманитарных принципов и соблюдения этических норм.

8; Требуемые квалификации

Образование:

• Высшее образование в области права, аудита, управления рисками, финансов, гуманитарных вопросов или смежных областях.

• Углубленная степень или сертификация в области аудита, соблюдения требований, обеспечения безопасности или управления рисками. актив.

Опыт:

• 4–6 лет профессионального опыта в области управления рисками, соблюдения требований, аудита или гуманитарной ответственности.

• Опыт работы в гуманитарных или чрезвычайных ситуациях, желательно с НПО/МПО или финансируемыми донорами. проекты.

• Предпочтителен партнерский мониторинг, надзор за субгрантами или опыт проверки соответствия.

• Опыт работы с рисками мошенничества, управления инцидентами или расследованиями очень желателен.

• Работа в условиях повышенного риска или конфликтов является преимуществом.

Технические знания:

• Понимание гуманитарных принципов, систем подотчетности, защиты и PSEA.

• Знание требований доноров по соблюдению требований (например, OCHA/UHF/CBPF).

• Хорошее знание внутреннего контроля, методологий обеспечения соответствия и отслеживания корректирующих действий.

• Навыки анализа, документирования и отчетности.

Языки:

• Требуется свободное владение английским языком.

• Свободное владение украинским языком желательно.