Старший координатор цепочки поставок и операций в International rescue committee

ОБЗОР РАБОТЫ 

Под руководством заместителя директора по управлению полем (DDFM) старший координатор цепочки поставок и операций (координатор Sn) будет работать с командой цепочки поставок, администратором, ИТ-менеджером и старшим специалистом по управлению данными для оценки существующих структур и процессов, а также работать над улучшением внутренней работы операционного отдела и, что немаловажно, тем, как операционный отдел сотрудничает и поддерживает другие отделы IRC Ukraine, особенно Команда Программы. Координатор Sn будет отвечать за реализацию стандартных процессов IRC, включая планирование закупок, планирование распределения, управление проектным циклом (PCM), Integra и PowerBI. Они стабилизируют операционные и административные команды, чтобы улучшить качество работы и удовлетворенность заинтересованных сторон путем внедрения практик, ориентированных на обслуживание. Кроме того, координатор SN усилит оперативную поддержку, оказываемую партнерам IRC, путем активного участия в оценке потенциала партнеров, разработке и реализации планов поддержки партнеров. 

Координатор Sn является частью расширенной команды высшего руководства. Должность находится в Киеве с регулярными поездками в Днепр, Харьков и Николаев. В зависимости от программной деятельности могут потребоваться поездки в разные места.

КЛЮЧЕВЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

1. Управление цепочкой поставок:

• Разработка и реализация комплексных стратегий цепочки поставок, включая закупки, складирование, транспортировку, управление активами и распределение, для поддержки операционной и программной деятельности.
• Отслеживание и оценка эффективности цепочки поставок, выявление возможностей для улучшения и внедрение лучших решений методы повышения эффективности, экономичности и подотчетности.
• Координация действий с внутренними заинтересованными сторонами, внешними партнерами и соответствующими органами власти для обеспечения соблюдения требований доноров, местных правил в соответствии со стандартами и политиками IRC.

1. Административная поддержка:

• Контроль административных функций в нескольких местах, включая управление офисом, техническое обслуживание помещений, координацию поездок и виз, а также закупку товаров и услуги.
• Осуществлять руководство и руководство административным персоналом, формируя культуру профессионализма, командной работы и постоянного совершенствования.
• Разрабатывать и внедрять административную политику, процедуры и системы для оптимизации операций и поддержки эффективной реализации программ IRC Ukraine, включая соответствующую регистрацию проектов IRC в качестве международной технической помощи.

1. Управление ИТ:

• Руководить планированием, внедрением и обслуживанием ИТ-инфраструктуры и систем для поддержки операционных потребностей организации, включая оборудование, программное обеспечение, сети и телекоммуникации.
• Обеспечить безопасность, надежность и масштабируемость ИТ-систем, внедряя надежные меры кибербезопасности и планы аварийного восстановления.
• Предоставлять техническое руководство и поддержку персоналу, обеспечивая правильное использованиеиспользование ИТ-ресурсов и соблюдение ИТ-политик и процедур IRC Ukraine.

1. Управление данными:

• Создание и поддержание надежных систем и процессов управления данными для сбора, анализа и распространения информации, критически важной для принятия оперативных решений и результатов программ.
• Наблюдение за сбором, хранением и анализом данных, обеспечение качества, точности и целостности данных в соответствии с организационными стандартами и этическими нормами. руководящие принципы.
• Сотрудничать с программными группами и техническими экспертами для разработки инструментов сбора данных, показателей и механизмов отчетности, которые поддерживают научно обоснованное управление и мониторинг программ.

1. Координация партнерской цепочки поставок:

• Сотрудничать с партнерскими организациями, поставщиками и донорами для координации совместной деятельности в цепочке поставок, включая планирование закупок, совместное использование ресурсов и наращивание потенциала.
• Содействие обмену информацией и сотрудничество между партнерами для повышения устойчивости цепочки поставок, сокращения дублирования и оптимизации использования ресурсов.
• Служить координатором инициатив, связанных с цепочкой поставок, связанных с партнерством, представляя организацию на соответствующих форумах, собраниях и рабочих группах.

1. Управление командой и лидерство:

• Продвигайте поддерживающую, ориентированную на решение, уважительную и инклюзивную культуру управления внутри операционной команды и в страновой программе в целом. 
• Внедрять кадровую политику, включая регулярное индивидуальное обучение, постоянное обучение, оценку производительности, развитие персонала и карьерный рост, а также дисциплинарные меры.
• Убедиться, что новый член OPS получает хорошо структурированную ориентацию и адаптацию.
• Обеспечить регулярные и надежные встречи команды и поддерживать открытые и профессиональные отношения с членами команды, продвигая сильный командный дух, а также обеспечивая надзор и руководство, чтобы дать возможность и расширить возможности сотрудников для успешной работы в своей команде. должности.
• Убедитесь, что внутри команды регулярно проводятся мероприятия по уходу, чтобы способствовать благополучию персонала и поддерживать высокий моральный дух.
• Будьте мобильны в рамках страновой программы, регулярно посещая полевые офисы.
• Обеспечивайте активное и конструктивное сотрудничество с другими отделами. 
• Убедитесь, что новые сотрудники проинформированы о системах и процессах эксплуатации. 
• Поддерживать активную внутреннюю связь о ходе работы и препятствиях, с которыми сталкивается компания.

Ключевые рабочие взаимоотношения: 

Доклады о позиции: DDFM 

Позиция непосредственно контролирует: менеджера по закупкам, специалиста по цепочке поставок, менеджера автопарка, администратора, ИТ-менеджера и Старший сотрудник по обработке данных.

Другие внутренние и/или внешние контакты: 

Внутренние: Регулярные отношения со штаб-квартирой и региональной цепочкой поставок; Страновой директор; СМТ и ЭСМТ; Команда грантов; и является технической линией для оперативных групп в полевых офисах. 

Внешний: Может выступать в качестве представителя цепочки поставок IRC за пределами меня.тинги, другие неправительственные организации, межведомственные группы и фонды, логистический кластер.

Требования:

• Степень бакалавра в области делового администрирования/логистики, 5 или более лет прогрессивного профессионального опыта в сфере цепочек поставок или эквивалентное образование и опыт.
• Подтвержденный успешный 4-5-летний опыт работы в контексте гуманитарного или чрезвычайного реагирования с прогрессивным подходом ответственность.
• Практический опыт практической работы в кризисных или посткризисных условиях, включая опыт в логистике, закупках, финансах и человеческих ресурсах в гуманитарном контексте.
• Опыт управления командами и координации проектов или операций, часто в сложных или нестабильных условиях.
• Умение планировать, выполнять и оценивать проекты, часто в сжатые сроки и в рамках бюджетных ограничений.
• Сильные способности в организации ресурсов, таких как персонал, материалы и оборудование, часто в местах с ограниченной инфраструктурой.
• Эффективное письменное и устное общение, способность вести переговоры и работать с различными заинтересованными сторонами, включая местные сообщества, правительства и международных доноров.
• Комфортно работать в нестабильных ситуациях и уметь корректировать стратегии по мере изменения ситуации.
• Умение анализировать сложные данные и быстро принимать обоснованные решения.
• Понимание и чувствительность к различным культурным контекстам и практикам.
• Умение эффективно работать в четко структурированной структуре.
• Отличные способности к обучению и коучингу.
• Требуется свободное владение английским, украинским или русским языком.
• Возможность ездить в удаленные офисы на местах.

Рабочая среда

В некоторых частях страны существует активный конфликт и существует возможность дальнейшего распространения конфликта и насилия на другие районы. Персонал должен соблюдать все политики и процедуры безопасности IRC, применимые к международному персоналу. Безопасность будет тщательно обсуждаться в ходе собеседования.

Стандарты профессионального поведения: 

IRC и сотрудники IRC должны придерживаться ценностей и принципов, изложенных в Кодексе поведения IRC.  Это честность, сервис и подотчетность.  В соответствии с этими ценностями IRC действует и обеспечивает соблюдение политик по защите бенефициаров от эксплуатации и жестокого обращения, защите детей, свободному от притеснений на рабочем месте, финансовой честности, борьбе с преследованием, борьбе с торговлей людьми и ряду других.

IRC — работодатель с равными возможностями IRC рассматривает всех кандидатов на основе их заслуг, независимо от расы, пол, цвет кожи, национальное происхождение, религия, сексуальная ориентация, возраст, семейное положение, статус ветерана или инвалидность.