Русскоязычный администратор офиса в Staffmatters Recruitment

Описание вакансии

Наш клиент — небольшой поставщик корпоративных услуг в Лимассоле. Сейчас они ищут высокоорганизованного и активного русскоязычного администратора офиса и личного помощника руководителя, который будет оказывать поддержку нашему генеральному директору и обеспечивать бесперебойную работу нашего офиса.

Должностные обязанности

Административная поддержка:

• Контролируйте и поддерживайте все административные обязанности в офисе, чтобы обеспечить бесперебойную работу офиса.
• Управлять зоной приема, включая прием клиентов и гостей.
• Управляйте телефонными звонками и перепиской (электронная почта, письма, посылки и т. д.).
• Сканируйте, ксерокопируйте и сохраняйте документы в файлы, а также загружайте документы на сервер.
• Организуйте собрания Zoom/Teams.
• Подготовить презентации на основе предоставленных материалов.
• Неофициально переводите электронные письма с английского на русский/русского на английский.
• Оказывать помощь коллегам, когда это необходимо.

Специальные задачи:

• Выполнение любых других обязанностей и специальных проектов по поручению руководства.
• Управление офисом:
• Управляйте запасами канцелярских и кухонных принадлежностей и размещайте заказы по мере необходимости.
• Поддерживать порядок в офисе и организовывать необходимый уход/ремонт.
• Контролировать техническое обслуживание, ремонт и содержание офиса.
• Посещайте государственные учреждения по мере необходимости.
• Обеспечивать соблюдение офисных политик и процедур и обновлять их по мере необходимости.

Управление поставщиками и взаимоотношениями:

• Управляйте отношениями с поставщиками, поставщиками услуг и арендодателями, обеспечивая своевременное выставление счетов и оплату всех товаров.
• Свяжитесь с офисами государственных коммунальных предприятий, Cyta, Cablenet и другими поставщиками по поводу всех предоставляемых услуг в случае каких-либо сбоев или необходимости дополнительных услуг.

Планирование мероприятия:

• Планируйте и организуйте офисные мероприятия, встречи, конференции и мероприятия по формированию команды.
• Кадровая поддержка:
• Помощь в подборе новых сотрудников.
• Помощь в процессе адаптации новых сотрудников, включая подготовку рабочих мест и ознакомительных материалов.
• Ведение и обновление таблиц отпусков/больничных.

Координация ИТ:

• Координация действий с ИТ-отделом по всем вопросам офисного оборудования и технологий.
• Постоянное улучшение:
• Определить и внедрить улучшения в офисные процессы и процедуры.
• Будьте в курсе отраслевых тенденций и передового опыта в области офисного администрирования и поддержки руководителей.

Исполнительный помощник генерального директора Основные обязанности:

• Управление календарем: ведение календаря генерального директора и управление им, планирование встреч и организация собраний.
• Управление электронной почтой: отслеживайте, расставляйте приоритеты и отвечайте на электронные письма от имени генерального директора, обеспечивая своевременную и соответствующую связь.
• Переписка: составление, редактирование и корректура корреспонденции, отчетов, презентаций и других документов.
• Подготовка к встрече: подготовка повестки дня, брифингов и материалов встречи; уделите несколько минут и отслеживайте действия.
• Управление задачами: управлятьотслеживать задачи и проекты, обеспечивая соблюдение сроков и приоритетов.
• Организация поездок. Планируйте и координируйте подробные маршруты поездок, включая перелеты, проживание, транспорт и маршруты встреч, а также повестку дня для генерального директора.
• Проездная документация. Соберите и систематизируйте документы, связанные с поездкой, включая билеты, визы и маршруты.
• Управление расходами: управляйте командировочными расходами, обрабатывайте возмещения и ведите учет командировочных, корпоративных и личных расходов.
• Конфиденциальность: обращайтесь с конфиденциальной информацией с максимальной осмотрительностью и конфиденциальностью.

Служба контроля: служит основным контактным лицом, проверяя и направляя телефонные звонки, посетителей и корреспонденцию.

Персональная помощь: помощь в выполнении личных задач и поручений по мере необходимости, включая управление личными встречами и домашними делами, помощь в планировании и координации личной деятельности и событий.

Планирование мероприятий: организуйте личные мероприятия, праздники и общественные собрания.

Управление домашним хозяйством: при необходимости координируйте домашние услуги.

Требования к вакансии

• Подтвержденный опыт работы в должности офис-администратора, офис-менеджера, исполнительного помощника или на аналогичной административной должности.
• Отличные письменные и устные коммуникативные навыки.
• Выдающиеся способности межличностного общения
• Умение работать самостоятельно и в команде.
• Сильные организаторские способности и способность работать в режиме многозадачности.
• Владение MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Высокий уровень профессионализма и конфиденциальности.
• Свободное владение английским и русским языками (греческий язык считается преимуществом)
• Гражданин ЕС

Время работы:

График работы компании: 9:00 – 18:30.

8 часов на обсуждение с кандидатом

9:00 – 13:00 / 14:00 – 18:00

9:30 – 13:30 / 14:30-18:30

Преимущества работы

Компания предлагает валовая заработная плата в зависимости от навыков, знаний и опыта

Чтобы подать заявку на эту вакансию, отправьте свое резюме (пожалуйста, на английском языке) и включить ссылку: Русскоязычный администратор офиса - VAC-A2505. Мы с нетерпением ждем вашего ответа!