Ресепшн (полная занятость, Киев) в Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH

Deutsche Gesellschaft fuer Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH ищет квалифицированного специалиста для реализации проектов в рамках кластера устойчивого общества   на вакансию 

 Рецептор (полный рабочий день, Киев)

(Внутренний код SAP: Ресепшн)

 Проекты финансируются Федеральным министерством экономического сотрудничества и развития Германии (BMZ) при софинансировании Европейского Союза (ЕС) и реализуются ГИЗ. Хотя Программа планировала особенно сотрудничать с восточными регионами Харькова, Чернигова, Днепра, Херсона, Николаева, Одессы, Запорожья, Сум, Донецка и Луганска (ППТ), теперь она является прямым ответом на российское вторжение, постепенно расширяя свою деятельность географически; тем самым поддерживая деятельность по всей Украине. Общей целью является повышение качества социальных, медицинских и административных услуг и их доступности, в частности с учетом потребностей уязвимых групп населения. С этой целью проект будет координировать и сотрудничать с широким кругом местных/национальных и международных партнеров и заинтересованных сторон.

 Основные обязанности и задачи:

• Встречает и приветствует посетителей и гостей RSC (Кластер устойчивого общества):
• надлежащим образом управляет входами, а также автоответчиком;
• собирает информацию о посетителях и информирует службу безопасности Бизнес-центра соответственно;
• приветствует посетителей и гостей в зоне приема и предоставляет им запрошенную информацию и поддержку.
• Отвечает на входящие телефонные звонки:
• профессионально отвечает на телефонные звонки и сообщения и собирает информацию для перенаправления соответствующему персоналу.
• Регистрирует входящие и исходящие счета и другие документы:
• регистрирует все входящие и исходящие счета и сопутствующие документы в соответствии с установленными правила;
• объединяет счета-фактуры с актами приемки-передачи и табелями учета рабочего времени, другими сопроводительными документами;
• переводит счета-фактуры и сопроводительные документы при необходимости;
• Контролирует курьерскими службами:
• обеспечивает точный учет всей входящей и исходящей корреспонденции;
• принимает, сортирует и распределяет всю входящую корреспонденцию, письма, посылки;
• организует доставку различных видов материалов и товаров в  киевские и региональные офисы (РО);
• обеспечивает правильное заполнение всех необходимых документов для отправки ценных грузов;
• поддерживает связь с поставщиками курьерских услуг по всем текущим сопутствующим вопросам;
• оказывает поддержку и рекомендации административным работникам и другим сотрудникам  РО по вопросам курьерских услуг;
• проверяет на точность и правильность ежемесячные счета за курьерские услуги и разделяет их согласно ПНс;
• собирает статистику ежемесячных расходов на курьерские услуги.
• Контролирует закупку канцелярских и других офисных товаров.
• отслеживает наличие канцелярских и хозяйственных товаров, воды и продуктовых товаров для нужд РСК;
• инициирует закупку необходимого количества товаров для РСК;
• обеспечивает точный учет.регистрация приобретенных и реализуемых товаров в соответствующих реестрах;
• поддерживает связь с соответствующими поставщиками по всем текущим сопутствующим вопросам;
• участвует в процессах, связанных с закупками (проводит маркетинговые исследования, обосновывает выбор поставщиков, готовит расчет стоимости и т.д.);
• Осуществляет делопроизводство, оказывает помощь сотрудникам РСК:
• обеспечивает создание и регулярное обновление списков посещений офисов/контактов/адресов/дней рождения/ и т. д.;
• бронирует конференц-залы по запросу и помогает в подготовке конференц-залов;
• составляет деловые письма, электронные письма, когда это необходимо;
• управляет наличием периодических изданий в зоне приема (если и когда это необходимо).
• Соответствует GIZ P+R, Кодексу поведения, видению и миссии GIZ.

 Необходимая квалификация, профессиональный опыт и личный опыт компетенции:

• Высшее образование
• отличное владение английским и украинским языками.
• Опыт работы на сопоставимой должности в международной среде не менее 1-2 лет;
• опыт работы в курьерских службах и закупке товаров обязателен;
• базовое понимание платежных документов (за товары и услуги) обязательно.
• Опрятный и профессиональный внешний вид, вежливый подход в общении с посетителями и персоналом в РСК;
• ответственный подход к повседневным задачам;
• командный игрок с навыками межкультурного общения, клиентоориентированностью и сервисоориентированностью;
• сильное внимание к деталям и умение работать с цифрами;
• способность к многозадачности;
• готовность предоставлять решения в пределах зоны ответственности;
• хорошие рабочие знания компьютерных приложений и ИТ-технологий (MS Office, телефон, электронная почта, Интернет, техническое оборудование для встреч и конференций, и т. д.);
• готовность повышать квалификацию в соответствии с выполняемыми задачами – соответствующие меры согласовываются с руководителем.

Мы предлагаем:  

• Официальное трудоустройство, фиксированную зарплату в евро, премии по результатам работы и 13-ю зарплату.
• Медицинскую страховку, 29 дней отпуска в год.
• Языковые курсы, твердые и мягкие навыки тренинги.
• Индивидуальная и групповая психологическая поддержка.
• Возможен гибкий график и удаленная работа (в зависимости от потребностей проектов до 10 дней в месяц в пределах Украины). 
• Значительная и ценная работа, международная среда.

Условия трудоустройства:

 Полная занятость, 40-часовая рабочая неделя. Место назначения – Киев. Начинаем как можно скорее. Срок действия контракта составит 12 месяцев с возможностью продления.

 GIZ – работодатель, предоставляющий равные возможности и предлагающий привлекательную и стимулирующую рабочую среду с возможностями повышения квалификации.

 Заявление:

 Мы с нетерпением ждем вашего заявления на английском языке, включающего ваше резюме и сопроводительное письмо, объясняющее вашу мотивацию подать заявку на работу до  COB 06 Январь 2026 г., вторник. Только кандидаты, вошедшие в шорт-лист, будут проверены.Относится к следующим этапам процесса найма.

 Кандидатам предлагается предоставить свои документы со следующим заголовком:

•  Фамилия Имя_CV

•  Фамилия Имя_Сопроводительное письмо

 Отправляя заявку, вы даете согласие на обработку персональных данных для процессов найма исключительно в соответствии с правилами конфиденциальности данных GIZ. Ознакомиться с настоящими правилами вы можете по ссылке Защита данных | GIZ