Помощник по поддержке проектов в EUAM Ukraine

Ассистент по поддержке проекта будет подчиняться руководителю группы проекта. В рамках проектной группы помощник по поддержке проекта будет способствовать эффективному и результативному выполнению возложенных задач.

Обязанности и ответственность

Помощник по поддержке проекта будет необходим, в соответствии с Мандатом EUAM, Кодексом поведения и Общими условиями службы для местного персонала, нанятого EUAM Украина и работающего в Украине, для выполнения следующих задач:

• Помощь руководителю Ячейки проекта в выполнении поставленных задач;
• Оказывать поддержку Оперативному отделу, Департаменту поддержки миссий, Отделу политики, анализа и координации, Отделу планирования, отчетности и оценки в процессе администрирования проектов на протяжении всего проектного цикла; 
• Тесно работать с менеджерами проектов (в том числе в мобильном подразделении и полевых офисах), чтобы обеспечить коммуникацию по администрированию проекта и руководящим принципам;
• Координировать регистрацию проектов Миссии с соответствующими украинскими органами власти и помогать менеджерам проектов в процессе составления соглашений о пожертвованиях;
• Совместно с другими помощниками по поддержке проекта выполнять функцию межкомпонентной структуры поддержки в рамках Проектной ячейки для операций Миссии в области административные вопросы проекта, особенно финансовые и закупки на этапе реализации проектов;
• Помогать менеджерам проектов Миссии в разработке и подготовке проектных предложений, включая бюджеты и диаграммы Ганта;
• При сохранении административных обязанностей менеджера проекта в соответствии с соответствующими СОП (например, «Управление проектом», «Закупки», «Финансы») централизовать и оптимизировать административное управление и поддержку проектов и оперативных мероприятий;
• Определять и ожидать от администрации своевременно рассматривать потенциальные риски и проблемы, характерные для прогноза реализации проектов, и консультировать проектные команды о мерах по их смягчению;
• Вносить вклад в знание процедур управления проектами с административной точки зрения, обмениваться передовым опытом и распространять передовой опыт в Департаменте операций и поддержки миссий; 
• Перевести второстепенные документы, связанные с проектом, с английского на украинский язык и наоборот по поручению; 
• Составлять проекты официальных писем и вербальных нот для общения с партнерами;
• Оказывать поддержку в разработке, планировании и организации тренингов и мероприятий по административным вопросам с Project Cell и MSD для менеджеров проектов;
• Выполнять функции менеджера по рамочным контрактам для определенных рамочных контрактов по назначению;
• Поддерживать, разрабатывать и хранить документы и записанные данные в соответствующих базах данных, электронных таблицах и во всех связанных с данными данных. файлы;
• обращаться с информацией конфиденциально и осмотрительно;
• выполнять любые другие связанные задачи по поручению своего непосредственного руководителя.

Квалификация и опыт

Критерии отбора: 

• Обладать всеми гражданскими правами и не иметь судимостей; 
• Гражданство Украины и/или гражданство Украиныполучение разрешений на постоянное проживание и работу в соответствии с законодательством Украины;
• Успешное завершение среднего образования, подтвержденное сертификатом;
• После получения Свидетельства о полном среднем образовании, не менее трех (3) лет соответствующего и подтвержденного полного профессионального опыта работы в частном и/или государственном секторе; желательно с международными или неправительственными организациями, участвующими в реализации проекта.

Основные критерии:

• Быть физически здоровым для выполнения обязанностей, связанных с должностью;
• Профессиональное владение английским и украинским языками, как устными, так и письменными;
• Отличные коммуникативные навыки английского и украинского языков;
• Очень хорошее знание и опыт работы с пакетом Office Suite;
• Опыт работы на должностях, требующих аналитического и организационные навыки, с сервисным и проектно-ориентированным подходом;
• Опыт анализа данных и электронных таблиц.

Дополнительные преимущества:

• Профессиональный опыт работы в ЕС и/или международной среде;        
• Опыт работы в межкультурной среде с уважением к разнообразию.

Личные качества:

• Обладает сильным чувством инициативы, ответственности и самостоятельности; 
• Сохранять высочайший уровень конфиденциальности и осмотрительности при работе с информацией;
• Умение строить продуктивные и основанные на сотрудничестве рабочие отношения с другими членами миссии;
• Умение услужливо и вежливо обращаться с людьми, в том числе с внешними контактами;
• Умение расставлять приоритеты в задачах и своевременно выполнять работу высокого качества даже под давлением.