Координатор проекта (только для граждан) в Hias

ОБЗОР ДОЛЖНОСТИ

Координатор проекта отдела программ HIAS несет основную ответственность за координацию проекта и административную поддержку Программы. Отдел через проекты и задачи, поставленные руководителем программы. Задачи будут включать, помимо прочего, поддержку и надзор за проектом, управление взаимоотношениями, исследования, планирование, регистрацию, координацию встреч и поездок, написание и редактирование, а также переписку.

ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ

1. Координация проекта и управление взаимоотношениями 25 %: Координирует все проекты отдела программ, выступая в качестве контактное лицо, регистратор и хранитель ключевой информации и отчетов о состоянии; планирование/планирование совещаний по проекту; управляет небольшими проектами от начала до конца, гарантируя, что все результаты будут достигнуты в течение указанного времени и бюджета.
2. Исследования 5%: Темы исследований, назначенные руководителем программы, в отношении предметов, необходимых для подготовки к встрече, специальных проектов и/или ключевых инициатив.
3. Подготовка к встрече 25%:
4. Подготовка к встрече 25%:
5. em> Готовит и компилирует презентационные документы и материалы для руководителя программы перед встречами; обеспечивает подготовку менеджера программы с ключевыми документами, необходимыми до начала всех встреч; координирует все встречи посетителей.
6. Планирование и координация 25%: Управляет сложным деловым календарем и расписанием менеджеров программ; своевременно сообщает об изменениях в календаре тем, кого это касается;
7. Производство и проверка документов 10%: Создает и/или проверяет и редактирует документы, такие как предложения (CN, Описательная часть, LF , бюджет, список задач, рабочий план, DIP), отчеты (финансы, ПИТАНИЕ, повествование), деловая переписка, рамочное соглашение, протоколы совещаний, заметки, слайды (начальное предложение, начало награждения и т. д.)
8. Управление информацией 10 %: Работает с соответствующими коллегами над созданием и поддержанием систем хранения документов в соответствии с политикой хранения документов, а также в соответствии с требованиями назначенных проектов и задач. в соответствии с потребностями отдела (NB Tracker, Action Plan Tracker и т. д.)

Минимально необходимые знания, навыки и способности:

• Управление взаимоотношениями: Подтвержденный опыт построения отношений и общения с ключевыми заинтересованными сторонами, включая высших руководителей организаций и лиц, принимающих решения.
• Управление проектами: Способность преуспевать в среде с меняющимися приоритетами; доказанная способность управлять множеством задач и видов деятельности одновременно; безупречное внимание к деталям и неизменная точность; находчивый, обладающий большим исследовательским опытом и возможностями; организован для сбора и координации информации из различных источников; может внедрить и соблюдать эффективную процедуру последующего наблюдения и проверок; способен управлять всеми проектами от начала до реализации или сдачи; опытный и сообразительный умh, при необходимости, обучение других.
• Программные приложения: Продвинутое знание приложений Microsoft Office, включая Word, Excel, Powerpoint, Sharepoint и интернет-приложения; знание Visio и PowerBl.
• Коммуникация: Продвинутые устные и письменные навыки с использованием различных средств массовой информации; способность объяснять сложные концепции людям на всех уровнях; обеспечивает постоянный упреждающий устный и/или письменный статус обновлений деятельности.
• Навыки обслуживания клиентов: Подтвержденные навыки обслуживания клиентов, как внутренние, так и внешние клиенты на всех уровнях.
• Организация, планирование и многозадачность: Продвинутые навыки организации, ведения документации и планирования; доказанная способность расставлять приоритеты, соблюдать сжатые сроки и работать в режиме многозадачности с минимальным контролем; доказанная способность быстро и эффективно координировать различные виды деятельности; способность соблюдать стандартные офисные политики и процедуры.
• Самоуправление и работа в команде: Способность работать независимо или в составе группы команда; способность эффективно управлять стрессом в быстро меняющейся и меняющейся среде и способствовать решению проблем; и способность быстро учиться и полностью поддерживать старые и новые системы, процессы и процедуры.
• Конфиденциальность: Доказанная способность сохранять конфиденциальность. по вопросам работы и поддерживать высокий уровень профессионального этикета и приличия.

КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ

• Университетское образование, соответствующее гуманитарной работе или работе в области развития, желательно связанной с правами человека, международным развитием, исследованиями мира и конфликтов, социальной работой, социальными науками или другими соответствующими областями;
• Опыт в области прав человека, защиты детей и социальная сплоченность будет считаться преимуществом, как и предыдущий опыт работы в программировании в гуманитарной сфере;
• Предыдущий опыт работы в НПО;
• Предыдущий опыт управления проектами или координации настоятельно приветствуется;
• Квалифицированный пользователь программных приложений, включая Sharepoint, Teams и MS Office, а также способность быстро изучать новые приложения;
• Хорошие коммуникативные навыки, навыки планирования и организации;
• >Гибкость, адаптируемость и способность работать самостоятельно в быстро меняющейся среде с минимальным контролем;

• Свободное владение украинским языком, английский на продвинутом уровне.

Окончательный срок подачи заявок – 24 мая по КБ. Поскольку эта должность крайне необходима, процесс собеседования может начаться до истечения срока подачи заявок.

ОТКАЗ ОТ ОТВЕТСТВЕННОСТИ:

Данная должностная инструкция предназначена для описания общего характера и уровня выполняемых работ. Это не исчерпывающий список всех обязанностей, обязанностей, необходимых навыков или постоянного местонахождения. Местоположение может быть изменено в зависимости от программных потребностей. Гибкость важна по мере того, как мы растем и развиваемся. Успешный кандидат должен быть комфортнымработать в быстро меняющейся рабочей среде со многими важными сроками. При необходимости от всех членов команды может потребоваться выполнение обязанностей за пределами их обычных рабочих часов.

ПРОЦЕСС НАЙМА:

Мы стремимся к справедливому и уважительному процессу найма и делаем все возможное, чтобы ответить каждому кандидату. Мы уделяем приоритетное внимание общению и прозрачности со всеми кандидатами, даже с теми, кто не продвигается вперед. Вот снимок нашего процесса найма:

Шаг 1. Отправьте заявку!

Шаг 2. Экран телефона с сотрудником отдела кадров. .

Шаг 3. Интервью с менеджером по найму.

Шаг 4. Интервью с группой сотрудников HIAS.