Координатор проекта в HIAS

ОБЗОР ВАКАНСИИ

ХИАС Украина срочно ищет координатора проектов для отдела программ HIAS. Эта должность будет в первую очередь отвечать за координацию проектов и административную поддержку Программного департамента посредством проектов и задач, поставленных Менеджером программы. Задачи будут включать, помимо прочего, поддержку и надзор за проектом, управление отношениями, исследования, планирование, регистрацию, координацию встреч и поездок, написание и редактирование, а также переписку.

ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ

1. Координация проектов и управление взаимоотношениями 25%: Координирует все проекты отдела программ, выступая в качестве контактного лица, ведущего заметок и хранителя. ключевой информации и отчетов о состоянии; планирование/планирование совещаний по проекту; управляет небольшими проектами от начала до конца, гарантируя, что все результаты будут достигнуты в течение указанного времени и бюджета.
2. Исследования 5%: Темы исследований по назначению Менеджер программы в отношении вопросов, необходимых для подготовки к встрече, специальных проектов и/или ключевых инициатив.
3. Подготовка к встрече 25%: Готовит и составляет презентацию документы и материалы для руководителя программы перед встречами; обеспечивает подготовку менеджера программы с ключевыми документами, необходимыми до начала всех встреч; координирует все встречи посетителей.
4. Планирование и координация 25%: Управляет сложным деловым календарем и расписанием менеджеров программ; своевременно сообщает об изменениях в календаре тем, кого это касается;
5. Производство и проверка документов 10%: Создает и/или проверяет и редактирует документы, такие как предложения (CN, описательная часть, LF, бюджет, список задач). , рабочий план, DIP), отчеты (финансы, ПИТАНИЕ, повествование), деловая переписка, рамочное соглашение, протоколы совещаний, заметки, слайды (начальное предложение, начало награждения и т. д.)
6. Управление информацией 10%: Работает с соответствующими коллегами над созданием и поддержанием систем хранения документов в соответствии с политикой хранения документов в соответствии с назначенными проектами и задачами, а также потребностями отдела (NB Tracker, Отслеживание плана действий и т. д.)

Минимально необходимые знания, навыки и способности:

• Управление взаимоотношениями : Подтвержденный опыт построения отношений и общения с ключевыми заинтересованными сторонами, включая высших руководителей организаций и лиц, принимающих решения.
• Управление проектами: Способность преуспевать в среде с меняющимися приоритетами; доказанная способность управлять множеством задач и видов деятельности одновременно; безупречное внимание к деталям и неизменная точность; находчивый, обладающий большим исследовательским опытом и возможностями; организован для сбора и координации информации из различных источников; может внедрить и соблюдать эффективную процедуру последующего наблюдения и проверок; способен управлять всеми проектами от начала до реализации или сдачи; квалифицированный и сообразительный в обучении других, когда это необходимо.
• Программные приложения: Продвинутое знание приложений Microsoft Office, включая Word, Excel, Powerpoint, Sharepoint и интернет-приложения; знание Visio и PowerBl.
• Коммуникация: Продвинутые устные и письменные навыки с использованием различных средств массовой информации; способность объяснять сложные концепции людям на всех уровнях; обеспечивает постоянный упреждающий устный и/или письменный статус обновлений деятельности.
• Навыки обслуживания клиентов: Проверенные навыки обслуживания клиентов, как для внутренних, так и для внешних клиентов. на всех уровнях.
• Организация, планирование и многозадачность: Продвинутые навыки организации, ведения документации и планирования; доказанная способность расставлять приоритеты, соблюдать сжатые сроки и работать в режиме многозадачности с минимальным контролем; доказанная способность быстро и эффективно координировать различные виды деятельности; способность соблюдать стандартные офисные политики и процедуры.
• Самоуправление и работа в команде: Способность работать независимо или в составе команды; способность эффективно управлять стрессом в быстро меняющейся и меняющейся среде и способствовать решению проблем; и способность быстро учиться и полностью поддерживать старые и новые системы, процессы и процедуры.
• Конфиденциальность: Подтвержденная способность сохранять конфиденциальность по вопросам, связанным с работой. и поддерживать высокий уровень профессионального этикета и приличия.

ТРЕБОВАНИЯ К КВАЛИФИКАЦИИ

• Высшее образование, соответствующее гуманитарной работе или работе в области развития, желательно связанные с правами человека, международным развитием, исследованиями мира и конфликтов, социальной работой, социальными науками или другими соответствующими областями;
• Опыт в области прав человека, защиты детей и социальной сплоченности будет считаться преимуществом, как и предыдущий опыт работы в программировании в гуманитарной сфере;
• Предыдущий опыт работы в НПО;
• Предыдущий опыт управления проектами или координации настоятельно приветствуется;
• Квалифицированный пользователь программные приложения, включая Sharepoint, Teams и MS Office, а также способность быстро изучать новые приложения;
• Хорошие коммуникативные навыки, навыки планирования и организации;
• Гибкость, адаптируемость и способность работать независимо в быстро развивающейся среде с минимальным контролем;
• Свободное владение украинским языком, английский на продвинутом уровне.

Последний срок подачи заявок – 24 мая КБ. Поскольку эта должность крайне необходима, процесс собеседования может начаться до истечения срока подачи заявок.

ОТКАЗ ОТ ОТВЕТСТВЕННОСТИ:

Это Должностная инструкция предназначена для описания общего характера и уровня выполняемой работы. Это не исчерпывающий список всех обязанностей, обязанностей, необходимых навыков или постоянного местонахождения. Местоположение может быть изменено в зависимости от программных потребностей. Гибкость важна по мере того, как мы растем и развиваемся. Успешный кандидат должен чувствовать себя комфортно в быстро меняющейся рабочей среде со множеством важных сроков. От всех членов команды может потребоваться выполнение обязанностей, выходящих за рамки их обычных обязанностей.l отрабатываю часы по мере необходимости.

Процесс найма:

Мы стремимся к справедливому и уважительному процессу найма и делаем все возможное, чтобы ответить каждому заявителю. Мы уделяем приоритетное внимание общению и прозрачности со всеми кандидатами, даже с теми, кто не продвигается вперед. Вот снимок нашего процесса найма: 

Шаг 1. Отправьте заявку!

Шаг 2. Телефонный разговор с сотрудником отдела кадров.

Шаг 3 : Интервью с менеджером по найму.

Шаг 4: Интервью с группой сотрудников HIAS.

Шаг 5: Проверка рекомендаций.

Шаг 6: Предложение и проверка анкетных данных.

Шаг 7. Начните свой профессиональный путь с HIAS!

Примечание. Некоторые из наших процессов найма могут различаться, и не все кандидаты проходят каждый этап.

О НАС:

Более ста лет назад еврейская община основала HIAS (первоначально Общество помощи еврейским иммигрантам) в Нью-Йорке, воротах иммигрантов в Америку. Поддерживая евреев, спасающихся от преследований и бедности в Восточной Европе, наши основатели руководствовались традициями, текстами и историей еврейского народа — историей угнетения, перемещения и диаспоры. С тех пор HIAS помогла поколениям евреев, столкнувшихся с насилием из-за того, кем они были, и HIAS по-прежнему стремится помогать еврейским беженцам в любой точке мира. Сегодня наши клиенты в HIAS принадлежат к разным вероисповеданиям, национальностям и происхождению, как и наши сотрудники. Мы привносим наш опыт, историю и ценности в нашу работу на пяти континентах, гарантируя, что беженцы сегодня получат жизненно важные услуги и возможности, необходимые им для процветания.

HIAS — это обучающееся сообщество, стремящееся к разнообразию и инклюзивности. Мы выполняем свою работу честно, подотчетно, прозрачно и придерживаясь самых высоких этических стандартов. Мы ищем сотрудников с различным опытом и жизненным опытом, чтобы они присоединились к нашим командам, расположенным в США и по всему миру. Людям, которые идентифицируют себя как BIPOC, людям с ограниченными возможностями, людям из сообщества ЛГБТК+ и людям, имеющим жизненный опыт принудительного перемещения или иммиграции, рекомендуется подавать заявки. Мы стремимся создать разнообразную рабочую силу, которая отражает наше видение, миссию и ценности.

ВИДЕНИЕ:

HIAS выступает за мир, в котором беженцы находят гостеприимство, безопасность и возможности.

МИССИЯ:

Опираясь на наши еврейские ценности и историю, HIAS предоставляет жизненно важные услуги беженцам и просителям убежища по всему миру и защищает их основные права, они смогут восстановить свою жизнь.

ЗНАЧЕНИЯ:

Добро пожаловать • Acogimiento • Hospitalite • ????? ?????? (Ачнасат Орхим)

Мы приветствуем незнакомца

Справедливость • Justicia • Справедливость • ??? (Цедек)

Мы стремимся к справедливости

Эмпатия • Эмпатия • Эмпатия • ??? (Хесед)

Мы подходим к нашим клиентам с эмпатией

Партнерство • Компанеризм • Сотрудничество • ?????? (Шеврута)

Мы верим в изменение мира посредством партнерства

Мужество • Coraje • Мужество • ????< /em> (Омец)

Мы действуем мужественно, чтобы построить лучший мир

РезиLience • Resiliencia • Устойчивость • ??? (Руах)

Мы адаптируемся и процветаем, постоянно демонстрируя свою устойчивость