Ассистент проекта (набор персонала) в UNOPS

Период подачи заявок: с 30 апреля 2024 г. по 14 мая 2024 г. Функциональные обязанности: Это местная должность, поэтому она открыта для граждан Украины и лиц, имеющих действующее разрешение на проживание/работу. Под непосредственным оперативным контролем и руководством Менеджер проекта и ассистент проекта в тесном сотрудничестве с другим персоналом будут работать в офисе УОП ООН в Киеве. Он/она будет оказывать административную поддержку команде проекта и выполнять другие соответствующие функции на уровне полномочий, делегированных специалистом по поддержке управления проектом, обеспечивая высокое качество, точность и последовательность работы. Ассистент проекта отвечает за повседневную работу. сегодняшнее администрирование систем проекта и соответствующих функциональных интерфейсов, а также предоставление услуг команде проекта в поддержку реализации проекта. Ожидается, что он/она будет соответствовать и превосходить цели проекта и реализации, связанные с этой должностью. Ассистент проекта ознакомится с инициирующими документами проекта (PID), Юридическим соглашением и будет иметь полное представление о положениях, условиях и соответствующих роли и обязанности проектной группы, партнеров и заинтересованных сторон для обеспечения административной реализации проекта правильно для ЮНОПС и клиентов. Успех проекта и, следовательно, работы помощника по проекту будет основываться на критериях успеха мероприятий ЮНОПС, которые связаны с нижеследующими обязанностями. Поддержка административного управленияПомощь в проектной деятельности с упором на соблюдение требований и руководство ЮНОПС по управлению проектами. Оказать помощь команде проекта в реализации проекта и обеспечить общую административную поддержку, включая составление писем и другой проектной документации. Оказать помощь команде проекта в общем финансовом управлении проектом в соответствии с политикой и правилами ЮНОПС. Поддерживать проектную команду в подготовке всей документации, связанной с проектом, в соответствии с указаниями. Обеспечивать учет деятельности по проекту, архивирование, распространение и распространение рабочей документации, организовывать и составлять протоколы совещаний по проекту. Поддержка в организации поездок персонала проекта, подготовка и проверка разрешений на поездку, документации и обработка оплаты командировочных расходов. Поддержка закупок и логистикиПоддержка процессов закупок, включая разработку спецификаций, выбор и внедрение соответствующего метода привлечения предложений, а также подготовку документации, связанной с закупками, для привлечения необходимых технических специалистов для процессов разработки и оценки спецификаций. Регулярно следить за закупочной деятельностью, контролировать графики поставок, при необходимости предпринимать корректирующие действия от имени руководителя и информировать руководителя о статусе. Ведение регулярной переписки с продавцами/поставщиками, бенефициарами/получателями, а также соответствующее оформление поставок и поступлений грузов в соответствии с графиком поставок, включая получение отчетов о доставке. Организация и участие при необходимости в проверках поставляемого товара. Организовать и контролировать транспортировку и логистику товаров в соответствии с требованиями проекта. Оформление счетов-фактур на поставленный товар иуслуги, обеспечение точности и полноты документации, а также контроль за своевременными платежами с клиентами и продавцами/поставщиками. Помощь в составлении финансовых отчетов для доноров и правительственных партнеров-бенефициаров. Составляйте отчеты, таблицы, диаграммы и сопутствующие документы, применяя технические навыки и знания в форматировании документов и презентаций. Расследовать и решать проблемы после заказа, если таковые имеются, и готовить отчеты о ходе работы по вопросам закупок. Сотрудничать с отделом закупок ЮНОПС Украина и другими офисами ЮНОПС Украина для решения проблем, связанных с платежами. Формирование и ведение рабочих файлов по закупочной деятельности; готовить письма, меморандумы, электронные письма и другую корреспонденцию; отслеживать ход выполнения и поддерживать связь с поставщиками на протяжении всего цикла закупок. Собирайте и записывайте данные о работе поставщиков и помогайте проводить оценку работы поставщиков. Убедитесь, что все подтверждающие документы доступны для аудита и проверки. Формирование знаний и обмен знаниямиПомогайте и/или участвуйте в учебных занятиях для персонала проекта по вопросам администрирования, закупок, логистики и эксплуатации проекта. Участвовать и вносить весомый вклад в сети знаний и сообщества практиков, обобщая извлеченные уроки и распространяя передовой опыт в области администрирования, закупок и логистической поддержки. Собирайте отзывы, идеи и внутренние знания о процессах и передовых практиках и продуктивно используйте их для повышения эффективности. Требования к образованию/опыту/языку: Образование Требуется среднее образование. Степень бакалавра в области экономики, бухгалтерского учета, логистики или других смежных областях желательна и может быть получена. замена некоторых требуемых лет опыта. Степень магистра в области делового администрирования или смежной области считается активом и/или отраслевой сертификацией и может заменить часть необходимого многолетнего опыта. Опыт работы Требуется четыре (4) года соответствующего опыта в сфере общего администрирования ИЛИ реализации проектов ИЛИ закупок, ИЛИ услуг по поддержке операций в национальных и/или международных государственных или корпоративных организациях. Требуется опыт работы в проектной среде. Требуется знание компьютеров и офисных программ, а также опыт работы с веб-системами управления. Знакомство с организациями системы ООН желательно. Желателен опыт использования корпоративных систем. Языковые требования Требуется свободное владение украинским и английским языками. Думайте масштабно. Встречайте вызовы лицом к лицу. Помогите людям построить лучшую жизнь. ЮНОПС поддерживает многообразие и стремится обеспечить равные возможности трудоустройства. Наша рабочая сила состоит из людей разных национальностей, культур и рас. Они говорят на разных языках и имеют разную гендерную идентичность, сексуальную ориентацию и способности. Мы призываем женщин и кандидатов из недостаточно представленных групп в ЮНОПС подавать заявки. К ним относятся кандидаты из расовых и/или коренных групп, представители меньшинств гендерной идентичности и сексуальной ориентации, а также люди с ограниченными возможностями. Нажмите «Применить» и присоединяйтесь к нам!Примечания: Обратите внимание, что только кандидаты, вошедшие в окончательный список, будутbe contactd and advance to next stage of the selection process. Show more Show less Должностный уровень Базовый уровень Тип занятости Полный рабочий день Должностные обязанности Управление проектами Отрасли Некоммерческие организации