Ассистент проекта (полная занятость, Киев) в Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH

Deutsche Gesellschaft Fur Internationale Zusammenarbeit (GIZ) в Украине ищет квалифицированного специалиста для двух проектов на должность

Ассистента проекта (полная занятость, Киев)

(внутренний код SAP: Ассистент проекта)

От имени Федерального министерства экономического сотрудничества и развития (BMZ), Министерства энергетики и климата Кластер GIZ Украина в настоящее время реализует два проекта, оба софинансируются Швейцарским государственным секретариатом по экономическим вопросам (SECO). Проект «Энергетическая безопасность Украины: Муниципальная, возобновляемая, эффективная (ESU)» поддерживает Украину посредством консультативных услуг на национальном уровне для приведения законодательной базы в области энергоэффективности в соответствие со стандартами ЕС, а также консультирования муниципалитетов и компаний по вопросам повышения энергоэффективности на местном уровне. Проект BMZ «Ускоритель восстановления справедливых и зеленых городов в Украине» (JGURA) поддерживает Украину с целью развития городов устойчивым, климатически нейтральным, устойчивым и пригодным для жизни способом.

 Позиция ассистента проекта находится в Киеве, Украина, и разделена на 50 % для проекта ESU и 50 % для проекта JGURA.  

Основные обязанности:

• Обеспечение хорошей связи и потока информации со связанными проектами, с офисом GIZ в Украине и головным офисом GIZ, а также с партнерскими организациями.
• Общая координация офисных рабочих процессов, адаптация и руководство другими помощниками по проекту.
• Сохранение документов в справочных файлах или в системе управления данными GIZ в соответствии с файлами компании. правил.
• Поддержка при закупке услуг (перевод, контракты на организацию мероприятий; логистика), 
• Управление знаниями, их передача и информационно-просветительская деятельность.
• Подготовка проектов рутинной корреспонденции, общих информационных записок, документов, переводов и протоколов встреч по запросу.

Задачи:

• Организовать и оптимизировать офисные рабочие процессы для обеспечения эффективной координации и коммуникации в рамках Команда.
• Поддерживает адаптацию и обучение новых помощников по проекту, предоставляя рекомендации по внутренним процессам и инструментам.
• Организует и координирует назначения директоров проектов и руководителей компонентов.  
• Управляет входящей и исходящей корреспонденцией (почтой, факсом, электронной почтой), обеспечивая ее приоритетность, организацию и надлежащую обработку (включая ответы и отслеживание сообщений).  
• Помогает организовывать мероприятия и документировать встречи, мастер-классы и семинары в рамках проекта или за его пределами.  
• Подготавливает необходимые документы (запросы на услуги, предложения, счета и т. д.), необходимые для заключения контрактов с консультантами, площадками и подрядчиками.  
• Подготавливает и систематизирует информационные материалы для мероприятий.  
• Выполняет технические переводы внутренних документов, отчетов и презентаций.  
• Помогает подготовить программу посещения, составляет расписание поездок, организует транспортировку посетителей, бронирует гостиницы и билеты.  
• Участвует во внутренних и внешних (командных) собраниях и семинарах и помогает их документировать, например. написав протокол.   
• При необходимости копирует и сканирует документы. 
• Регулярно составляет список предстоящих встреч и мероприятий.  
• Помогает в подготовке помещений для гибридных/офлайн-мероприятий/встреч.
• Создает адресный файл с важными контактными адресами и поддерживает его.  
• Помогает создать и поддерживать систему хранения документов для офиса или проекта, обеспечивая конфиденциальность информации, особенно в области персонала и финансов.  
• Ежедневно обновляет систему хранения входящей и исходящей корреспонденции.
• Принимает гостей и обеспечивает их комфорт (предлагает чай, кофе, воду или прохладительные напитки), а также предоставляет материалы мероприятия для удобства посетителей (гостей, партнеров, сотрудников проекта или консультантов).
• Организует и координирует работу сотрудников службы поддержки проекта и хорошо работает с ними. 
• Выполняет другие обязанности и задачи по поручению руководства.

Необходимая квалификация, профессиональный опыт и личные компетенции:

• Высшее образование.
• Не менее 3 лет профессионального опыта на соответствующей должности.
• Хорошее знание внутренних процедур, правил и положений GIZ, управления проектами и административной работы. структуры.
• Хорошее практическое знание технологий ITC (соответствующее программное обеспечение, телефон, факс, электронная почта, Интернет) и компьютерных приложений (например, MS Office).
• Английский язык (B2 или выше), родной украинский, немецкий является плюсом.
• Хорошие управленческие и организационные навыки.
• Внимание к деталям.
• Отношение к клиентам и обслуживанию.
• Готовность повышать квалификацию в соответствии с выполняемыми задачами – соответствует меры согласовываются с руководством.

Мы предлагаем: 

• Официальное трудоустройство, фиксированную зарплату в евро, премии по результатам работы и 13-ю зарплату.
• Медицинскую страховку, 29 дней отпуска в год.
• Языковые курсы, тренинги по твердым и мягким навыкам.
• Индивидуальную и групповую психологическую поддержку.
• Возможна гибкая и удаленная работа (в зависимости от потребностей проектов до 10 дней в месяц в пределах украинской границы). 
• Значительная и ценная работа, международная среда.

Условия трудоустройства:

 Полная занятость, 40-часовая рабочая неделя. Место назначения — Киев. Назначение начинается с мая 2026 года. Срок действия контракта составит 12 месяцев с возможностью продления.

 GIZ является работодателем с равными возможностями и предлагает привлекательную и интересную рабочую среду с возможностями повышения квалификации.

 Заявка:

 Мы с нетерпением ждем вашего заявления на английском языке, включая ваше резюме и обложку. письмо с объяснением вашей мотивации подать заявку на работу   до  COB 02 апреля 2026 г. четверга. Только кандидаты, вошедшие в короткий список, будут свяжутся с вами для следующих этапов процесса набора персонала.

 Кандидатам предлагается предоставить свои документы со следующим заголовком:

•  Фамилия Имя_CV

•  Фамилия Имя_Сопроводительное письмо

 Отправляя заявку, вы даете согласие на обработку персональных данных для процессов набора персонала исключительно в соответствии с правилами конфиденциальности данных GIZ. Ознакомиться с настоящими правилами вы можете по ссылке Защита данных | GIZ