Ассистент/-ка Проекта / (Project Assistant (Administration)) - Международная организация по миграции (МОМ), Представительство в Украине в Міжнародна організація з міграції / МОМ

Открыт для внутренних и внешних кандидатов

Позиция Должность: Ассистент проекта (Администрация)

Место службы: Полтава , Украина

Классификация: Сотрудники категории общего обслуживания, класс G5

Тип назначения: Специальный краткосрочный срок, шесть месяцев с возможностью продления

Предполагаемая дата начала: Как можно скорее

Дата закрытия: 01 августа 2024 г.

Основанная в 1951 году, МОМ является родственной организацией Организации Объединенных Наций, и как ведущее агентство ООН в сфере миграции тесно сотрудничает с правительственными, межправительственными и неправительственными партнерами. МОМ стремится содействовать гуманной и упорядоченной миграции на благо всех. Это достигается путем предоставления услуг и консультаций правительствам и мигрантам.

МОМ стремится к созданию разнообразной и инклюзивной среды. На эту вакансию имеют право подать заявку внутренние и внешние кандидаты. При заполнении вакансии внутренние кандидаты рассматриваются как кандидаты первого уровня.

Контекст:

Под общим руководством главы миссии и под непосредственным руководством под руководством менеджера программы (регионального менеджера), успешный кандидат будет нести ответственность за проект. Ассистент будет способствовать реализации МОМ Украины в Восточном регионе, особенно в отношении администрирования.

Основные функции/обязанности:

1. Помогать, особенно административно, в реализации и мониторинге деятельности проекта.
2. Извлекать, компилировать, обобщать, анализировать и представлять информацию/данные по конкретным вопросам. темы проектов.
3. Отслеживание бюджета; проверить наличие средств; получить необходимое одобрение и обновить информацию, связанную с бюджетом.
4. Поддерживать связь с отделом финансов МОМ, отделом цепочки поставок и отделом кадров в других офисах для поддержки операций центра.
5. Помогать в мониторинге финансовых аспектов связанные с работой хаба, а также с платежами и другими финансовыми вопросами, связанными с проектом, в отношении проектной деятельности, координируемой из хаба.
6. Управление счетом мелкой наличности суб-офиса, выполнение платежей наличными и проверять все платежные запросы/счета-фактуры, чтобы убедиться в полноте подтверждающих документов и других требований; последующая связь с соответствующими сотрудниками в случае неполного представления данных до расчета/платежа.
7. Ведите кассовую книгу вручную и выполняйте ежедневный/еженедельный/ежемесячный подсчет денежных средств с помощью tруководитель в офисе.
8. Предоставлять ежемесячный кассовый отчет в соответствии с внутренней процедурой.
9. Помогать в своевременной подготовке ежемесячных заявок на финансирование, координации с другими заинтересованными подразделениями.
10. Оказать поддержку финансовому отделу в проверке финансовых отчетов партнеров-исполнителей. Консультировать партнеров-исполнителей по финансовым вопросам/вопросам закупок, когда это необходимо, под руководством финансовой группы.
11. Обеспечить надлежащее ведение и полноту финансовой документации.
12. Применять действующие административные/финансовые процедуры и вносить предложения новые решения для сглаживания связанных процессов по мере необходимости, осуществимости и применимости, чтобы лучше адаптироваться к меняющемуся контексту и методологиям реализации.
13. Помощь в операциях по закупкам и логистике в зоне хаба в координации с менеджерами проектов и другими подразделениями.< /li>
14. Помощь в заключении контрактов с IP-адресами, помощь в закупках товаров и услуг.
15. Поддержка обслуживания и администрирования центров и объектов, в том числе путем обсуждения с поставщиками, помощи в оплате и последующих действий.
16. li>
17. Оказывать логистическую поддержку сотрудникам центра и посещающему персоналу, включая рекомендации по вариантам поездок, представление разрешений безопасности, планы передвижения и бронирование проживания.
18. Действовать в качестве координатора по административной координации реализации проекта, включая обширную связь с различными организационными подразделениями и внешними сторонами для инициирования запросов, получения необходимых разрешений, обработки административных действий и контроля за ними и т. д.
19. Составление проектов отчетов о состоянии, выявление недостатков в доставке, доведение их до сведения руководителя и предлагать меры по исправлению ситуации.
20. Черновик корреспонденции по вопросам проекта; готовить и обновлять отчеты, информационные заметки, графики, статистические таблицы, презентации и другие формы документации.
21. Отвечать на сложные информационные запросы и запросы; создавать и поддерживать файлы/записи; организовывать встречи, семинары и тренинги;
22. Участвовать в собраниях и конференциях; помогать в координации деятельности по реализации с местными властями, партнерами, агентствами ООН, межправительственными и неправительственными организациями, донорами и другими заинтересованными сторонами, имеющими отношение к проекту.
23. Помогать в мониторинге работы партнеров-исполнителей и сообщать о несоблюдении требований руководителю.
24. Оказывает руководство/обучение новому/младшему персоналу.
25. Выполняет другие возложенные обязанности.

Требуемые квалификация и опыт

Образование

• Аттестат/сертификат средней школы с пятилетним соответствующим опытом работы; или
• Степень бакалавра или эквивалентный диплом в области администрирования, менеджмента или любой другой смежной области. или смежных областях аккредитованного академического учреждения с трехлетним профессиональным опытом работы.

Опыт

• Опыт работы с мигрантами, беженцами, вынужденными переселенцами, жертвами торговли людьми и другими уязвимыми группами;
< li>Опыт работы в агентстве ООН или международной НПО является преимуществом;
• Опыт работы с государственными органами и НПО;
• Опыт работы на местах и ​​оценки;
• Опыт общего администрирования;
• Опыт работы в области финансов, закупок или логистики;
• Опыт административного и финансового управления МОМ, мониторинга бюджета, управления денежными средствами и процедур внутреннего контроля является обязательным. преимущество;

Навыки

• Обязательно знание Microsoft Office (MS Word, Excel и т. д.); Желательны глубокие знания электронных таблиц и анализа данных в Excel.
• Требуются отличные коммуникативные навыки на английском языке.
• Способность понимать, разрабатывать и внедрять процедуры административного и финансового контроля.
>
• Подтвержденные навыки составления черновиков, письма и составления отчетов.

Языки

Свободное владение английским и украинским языками (устно и письменно).

Ожидается, что действующий сотрудник продемонстрирует следующие ценности и компетенции:

< strong style="font-weight:bold !important">Ценности

• Инклюзивность и уважение разнообразия: уважение и способствует развитию индивидуальных и культурных различий. Поощряет разнообразие и инклюзивность.
• Честность и прозрачность: поддерживает высокие этические стандарты и действует в соответствии с организационными принципами/правилами и стандартами поведения.
• Профессионализм: демонстрирует способность работать в сдержанный, компетентный и целеустремленный, проявляет осторожность при решении повседневных задач.
• Мужество: демонстрирует готовность занять определенную позицию по важным вопросам.
• Эмпатия: проявляется сострадание к другим дает людям ощущение безопасности, уважения и справедливого обращения. 

Основные компетенции – поведенческий уровень 1

• Работа в команде: развивает и способствует эффективному сотрудничеству внутри и между подразделениями для достижения общих целей и оптимизации результатов.
• Достижение результатов: Обеспечивает и обеспечивает качественные результаты, ориентированные на обслуживание и своевременные. Ориентирован на действия и стремится к достижению согласованных результатов.
• Управление знаниями и обмен ими: постоянно стремится учиться, делиться знаниями и внедрять инновации.
• Подотчетность: берет на себя ответственность за достижение приоритетов Организации и берет на себя ответственность за свои действия и делегированную работу.
• Общение: Поощряет и способствует ясному и открытому общению.ация. Объясняет сложные вопросы информативным, вдохновляющим и мотивирующим образом.

Другое

Любое предложение, сделанное кандидату в связи с этим объявлением о вакансии, подлежит до подтверждения финансирования.

Назначение будет зависеть от подтверждения того, что кандидат пригоден по состоянию здоровья для назначения и допуска к работе.

Обязательным условием для вступления в должность является легальное проживание в стране места службы и разрешение на работу, если применимо.

Как применить:

Заинтересованным кандидатам предлагается подать свои заявки в Форма личной истории на адрес [email protected]  не позднее 1 августа 2024 г., со ссылкой на это объявление в теме вашего сообщения.

Мы свяжемся только с кандидатами, включенными в короткий список.

Период публикации:

С 17.07.2024 по 01.08.2024