Ассистент/-ка Проекта (Администрация) / (Project Assistant (Administration)) - Международная организация по миграции (МОМ), Представительство в Украине в Міжнародна організація з міграції / МОМ

Открыт для внутренних и внешних кандидатов. Должность: Ассистент проекта (администрация). Место службы: Днепр, Украина. Классификация: сотрудники общего обслуживания, класс G5. Тип назначения: специальное краткосрочное, шесть месяцев с возможностью продления. Предполагаемая дата начала: как можно скорее. Дата закрытия: 25. Апрель 2024 г. Основанная в 1951 году, МОМ является родственной организацией ООН и ведущим агентством ООН в области миграции, тесно сотрудничая с правительственными, межправительственными и неправительственными партнерами. МОМ стремится содействовать гуманной и упорядоченной миграции на благо всех. Это достигается путем предоставления услуг и консультаций правительствам и мигрантам. МОМ стремится к созданию разнообразной и инклюзивной среды. На эту вакансию могут подать заявку внутренние и внешние кандидаты. При заполнении вакансии внутренние кандидаты рассматриваются как кандидаты первого уровня. Контекст: Под общим руководством главы миссии и под непосредственным руководством национального сотрудника программы (руководителя хаба) будет вносить свой вклад ассистент проекта (администрация). к реализации МОМ Украины в Восточном регионе, особенно в отношении администрирования.Основные функции/обязанности:Помощь, особенно административная, в реализации и мониторинге проектной деятельности.Извлечение, компиляция, обобщение, анализ и представление информации/данных по конкретному проекту. темы. Мониторить бюджет; проверить наличие средств; получить необходимое одобрение и обновить информацию, связанную с бюджетом. Поддерживать связь с финансовым отделом МОМ, отделом цепочки поставок и отделом кадров в других офисах для поддержки операций хаба. Помогать в мониторинге финансовых аспектов, связанных с работой хаба, а также платежей и других финансовые вопросы, связанные с проектом, в отношении деятельности по проекту, координируемой из центра. Обрабатывать счет мелкой наличности суб-офиса, осуществлять платежи наличными и проверять все платежные запросы/счета, чтобы убедиться в полноте подтверждающих документов и других требований; последующее взаимодействие с соответствующими сотрудниками в случае неполной отчетности перед расчетом/платежом. Ведение кассовой книги вручную и ежедневный/еженедельный/ежемесячный подсчет денежных средств с руководителем в офисе. Предоставление ежемесячного кассового отчета в соответствии с внутренней процедурой. Помощь в подготовке своевременная обработка ежемесячных запросов на финансирование, координация с другими заинтересованными подразделениями. Поддержка финансового подразделения в проверке финансовых отчетов партнеров-исполнителей. Консультировать партнеров-исполнителей по финансовым вопросам/вопросам закупок, когда это необходимо, под руководством финансовой группы. Обеспечивать надлежащее ведение и полноту финансовой документации. Применять действующие административные/финансовые процедуры и предлагать новые решения для сглаживания связанных процессов по мере необходимости, осуществимости и применимости, чтобы лучше адаптироваться к меняющемуся контексту и методологиям реализации. Помощь в закупках и логистических операциях в зоне хаба в координации с менеджерами проектов и другими подразделениями. Помощь в заключении контрактов с IP, помощь в закупках товаров и услуг. Поддержка обслуживания и администрирования хаба и объектов, в том числе посредством обсуждений с поставщиками, оказания помощи в оплате и последующих действий. Обеспечивать логистические услуги.поддержка сотрудников центра и посещающего персонала, включая консультации по вариантам поездок, представление разрешений службы безопасности, планов передвижения и бронирования жилья. Действовать в качестве координатора по административной координации реализации проекта, включая обширную связь с различными организационными подразделениями и внешними сторонами для инициирования запросов, получать необходимые разрешения, обрабатывать и отслеживать административные действия и т. д. Составлять проекты отчетов о состоянии дел, выявлять недостатки в доставке, доводить их до сведения руководителя и предлагать меры по устранению. Проект корреспонденции по вопросам проекта; готовить и обновлять отчеты, информационные записки, графики, статистические таблицы, презентации и другие формы документации. Отвечать на сложные информационные запросы и запросы; создавать и поддерживать файлы/записи; организовывать встречи, семинары и тренинги; принимать участие в собраниях и конференциях; помогать в координации деятельности по реализации с местными органами власти, партнерами, агентствами ООН, межправительственными и неправительственными организациями, донорами и другими заинтересованными сторонами, имеющими отношение к проекту. Оказывать помощь в мониторинге работы партнеров-исполнителей и сообщать о несоответствиях руководителю. Предоставляет рекомендации/ обучение нового/младшего персонала. Выполнение других обязанностей, которые могут быть поручены. Требуемые квалификация и опыт. Образование. Аттестат/сертификат средней школы с не менее пяти лет соответствующего профессионального опыта; ИЛИ Степень бакалавра в области политических или социальных наук, международных отношений, исследований в области развития, миграционных исследований. , Права человека, Право или смежные области из аккредитованного академического учреждения с трехлетним соответствующим опытом работы.ОпытДва или более лет профессионального опыта работы в международной организации в области администрирования или управления проектами;Опыт работы с мигрантами, беженцами, внутренне перемещенные лица, жертвы торговли людьми и другие уязвимые группы; Опыт работы в полевых условиях является преимуществом. Навыки Требуется знание Microsoft Office (MS Word, Excel и т. д.); Желательны глубокие знания электронных таблиц и анализа данных в Excel; Отличные коммуникативные навыки; Способность понимать, разрабатывать и внедрять процедуры административного и финансового контроля; Подтвержденные навыки составления, письма и отчетности. Языки Требуется свободное владение английским и украинским языками (устно и письменно). Ожидается, что занимающий должность сотрудник продемонстрирует следующие ценности и компетенции: Ценности Инклюзивность и уважение разнообразия: Уважает и поощряет индивидуальные и культурные различия. Поощряет разнообразие и инклюзивность. Честность и прозрачность: поддерживает высокие этические стандарты и действует в соответствии с организационными принципами/правилами и стандартами поведения. Профессионализм: демонстрирует способность работать сдержанно, компетентно и преданно, а также проявляет осторожность в ходе встреч. -повседневные задачи. Смелость: демонстрирует готовность занять определенную позицию по важным вопросам. Эмпатия: проявляет сострадание к другим, заставляет людей чувствовать себя в безопасности, уважают и справедливо относятся к ним. Основные компетенции – поведенческий уровень 1. Работа в команде: развивает и способствует эффективному сотрудничеству внутрии между подразделениями для достижения общих целей и оптимизации результатов. Достижение результатов: производит и предоставляет качественные результаты, ориентированные на обслуживание и своевременные. Ориентирован на действия и стремится к достижению согласованных результатов. Управление знаниями и обмен ими: Постоянно стремится учиться, делиться знаниями и внедрять инновации. Подотчетность: берет на себя ответственность за достижение приоритетов Организации и берет на себя ответственность за собственные действия и делегированную работу. Коммуникация: Поощряет и способствует четкое и открытое общение. Объясняет сложные вопросы в информативной, вдохновляющей и мотивационной форме. ДругоеЛюбое предложение, сделанное кандидату в связи с настоящим объявлением о вакансии, подлежит подтверждению финансирования. Назначение будет осуществляться при условии подтверждения того, что кандидат пригоден для назначения с медицинской точки зрения, а также наличия допуска безопасности. Обязательное условие для занятия этой должности требуется легальное проживание в стране места службы и разрешение на работу, если применимо. Как подать заявку: Заинтересованным кандидатам предлагается подать свои заявления в форме личной истории на адрес [email protected] не позднее 25 апреля 2024 года. , ссылаясь на это объявление в теме вашего сообщения.Мы свяжемся только с кандидатами, включенными в шорт-лист.Период публикации:С 16.04.2024 по 25.04.2024