Ассистент/-ка Проекта (Администрация) / (Project Assistant (Administration)) - Международная организация по миграции (МОМ), Представительство в Украине в Міжнародна організація з міграції / МОМ

Открыт для внутренних и внешних кандидатов

 Заголовок позиции: Ассистент проекта (администрация)

Место службы: Днепр, Украина

Классификация: Сотрудники общего обслуживания, класс G5

Тип назначения: Специальный краткосрочный срок, шесть месяцев с возможностью продления

Предполагаемая дата начала: < strong style="font-weight:bold !important">Как можно скорее

Дата закрытия: 05 июля 2024 г.

Основанная в 1951 году, МОМ является родственной организацией ООН и ведущим учреждением ООН в области миграции. тесно сотрудничает с правительственными, межправительственными и неправительственными партнерами. МОМ стремится содействовать гуманной и упорядоченной миграции на благо всех. Это достигается путем предоставления услуг и консультаций правительствам и мигрантам.

МОМ стремится к созданию разнообразной и инклюзивной среды. На эту вакансию могут подать заявку внутренние и внешние кандидаты. При заполнении вакансии внутренние кандидаты рассматриваются как кандидаты первого уровня.

Контекст:

Под общим руководством главы миссии и под непосредственным руководством под руководством национального сотрудника программы (руководителя хаба), ассистент проекта (администрация) будет способствовать реализации МОМ Украина в Восточном регионе, особенно в отношении администрирования.

Основные функции/обязанности:

1. Помогать, особенно административно, в реализации и мониторинге деятельности проекта.
2. Извлекать, компилировать, обобщать, анализировать и представлять информацию/данные по конкретным темам проекта.
3. Отслеживать бюджет; проверить наличие средств; получить необходимое одобрение и обновить информацию, связанную с бюджетом.
4. Поддерживать связь с отделом финансов МОМ, отделом цепочки поставок и отделом кадров в других офисах для поддержки операций центра.
5. Помогать в мониторинге финансовых аспектов связанные с работой хаба, а также с платежами и другими финансовыми вопросами, связанными с проектом, в отношении проектной деятельности, координируемой из хаба.
6. Управление счетом мелкой наличности суб-офиса, выполнение платежей наличными и проверять все платежные запросы/счета-фактуры, чтобы убедиться в полноте подтверждающих документов и других требований; последующая связь с соответствующими сотрудниками в случае предоставления неполных документов до расчета/платежа.
7. Ведение кассовой книги вручную и проведение ежедневного/еженедельного/ежемесячного подсчета денежных средств совместно с руководителем в офисе.
8. Предоставление ежемесячного кассового отчета в соответствии с внутренней процедурой.
9. Помощь в подготовке своевременные ежемесячные запросы на финансирование, координация с другими заинтересованными подразделениями.
10. Поддержка финансового отдела в проверке финансовых отчетов партнеров-исполнителей. Консультировать партнеров-исполнителей по финансовым вопросам/вопросам закупок, когда это необходимо, под руководством финансовой группы.
11. Обеспечить надлежащее ведение и полноту финансовой документации.
12. Применять существующие административные/финансовые процедуры и вносить предложения новые решения для сглаживания связанных процессов по мере необходимости, осуществимости и применимости, чтобы лучше адаптироваться к меняющемуся контексту и методологиям реализации.
13. Помощь в операциях по закупкам и логистике в зоне хаба в координации с менеджерами проектов и другими подразделениями. 
14. Помощь в заключении контрактов с IP-адресами, помощь в закупках товаров и услуг.
15. Поддержка обслуживания и администрирования центров и объектов, в том числе путем обсуждения с поставщиками, помощи в оплате и последующих действий.< /li>
16. Оказывать логистическую поддержку сотрудникам центра и посещающему персоналу, включая рекомендации по вариантам поездок, представление разрешений безопасности, планы передвижения и бронирование проживания.
17. Действовать в качестве координатора по административной координации реализации проекта , включая обширную связь с различными организационными подразделениями и внешними сторонами для инициирования запросов, получения необходимых разрешений, обработки административных действий и контроля за ними и т. д.
18. Составлять проекты отчетов о состоянии, выявляя недостатки в доставке, доводить их до сведения внимание руководителя и предложение мер по устранению недостатков.
19. Черновик корреспонденции по вопросам проекта; готовить и обновлять отчеты, информационные записки, графики, статистические таблицы, презентации и другие формы документации.
20. Отвечать на сложные информационные запросы и запросы; создавать и поддерживать файлы/записи; организовывать встречи, семинары и тренинги;
21. Участвовать в собраниях и конференциях; оказывать помощь в координации деятельности по реализации с местными органами власти, партнерами, агентствами Организации Объединенных Наций, межправительственными и неправительственными организациями, донорами и другими заинтересованными сторонами, имеющими отношение к проекту. 
22. Помогает контролировать работу партнеров-исполнителей и сообщать о несоответствиях руководителю.
23. Оказывает руководство/обучение новым/младшим сотрудникам.
24. Выполняет другие подобные действия. обязанности, которые могут быть назначены.

Обязательно Квалификация и опыт

Образование

• Аттестат/сертификат средней школы и не менее пяти лет соответствующего профессионального опыта;