Ассистент программ в WHO Country Office in Ukraine

В составе группы подразделения сотрудник, занимающий эту должность, будет выполнять различные секретарские, координационные, мониторинговые и административные услуги в поддержку деятельности проекта/программы, а именно:1. Составляйте переписку и документы на основе письменных/устных подсказок сотрудников категории специалистов подразделения(ов) и странового офиса. Самостоятельно составлять и оформлять корреспонденцию административного характера. Проверка корреспонденции, отчетов и документов подразделения на предмет правильной формы и (нетехнического) содержания. Делайте заметки на собраниях. Напечатайте отчеты и другую документацию. Организовать служебные командировки.2. Сканируйте, записывайте, пересылайте и отслеживайте корреспонденцию и документы, оценивайте срочность или критический характер предметов и доводите их до сведения ответственного персонала. Информируйте и напоминайте ответственному персоналу о датах и ​​сроках принятия ответных мер или конкретных действий, предоставив при необходимости вспомогательные материалы. Периодически информируйте руководителя и членов команды о статусе реализации программы, а также о потенциальных проблемах и возможностях.3. Используя ERP-систему (GSM) и другие корпоративные инструменты, отслеживайте аспекты реализации мероприятий и наличие средств на уровне бюджета проекта/программы и финансовых расходов по утвержденным проектам. Собрать предварительные данные для мероприятий по планированию, мониторингу и оценке. Вносите рекомендации по служебным командировкам и выпускайте напоминания о последующих мерах, а также записывайте примечания по мониторингу и оценке проекта/программы.4. Осуществлять административные меры для страновой и межстрановой деятельности, включая подготовку различных обязывающих документов, связанных с закупками товаров и услуг, организацией ознакомительных поездок и служебных командировок в соответствии с корпоративными руководящими принципами и в соответствии с утвержденным программным бюджетом/программами сотрудничества. со странами.5. Оказывать помощь в организации встреч, проводимых внутри страны или в государствах-членах (рабочие группы, семинары/курсы, мастер-классы и симпозиумы), т.е.: проводить административную подготовку, включая организацию практических мероприятий на местах, заблаговременную транспортировку документов/оборудования и представительские расходы. Оказывать административную и секретарскую поддержку во время встреч и при необходимости выплачивать участникам суточные. Подготавливать административные отчеты.6. Создание и ведение системы хранения технической документации и корреспонденции подразделения. Создайте справочные файлы и соберите справочный материал, если это необходимо. Доступ и извлечение информации из соответствующих баз данных и обновлений по мере необходимости.7. Отвечать на телефонные запросы и действовать по ним. Оценивайте критический характер технических запросов и направляйте их соответствующему персоналу для ответа. Координировать встречи руководителей и членов команды и организовывать программы для посетителей.8. Проводить инструктаж и рекомендации для всех сотрудников по общим практикам и процедурам офиса; помогать/заменять коллег в команде и выполнять другие сопутствующие обязанности по мере необходимости.9. В координации с технической и административной командой играть активную роль и помогать в подготовке предложений для доноров и отчетов для доноров (компоненты управления финансами и ресурсами), а также в своевременном управлении ресурсами.