Специалист по закупкам / Procurement Officer в People in Need

Место работы: Харьков

Продолжительность контракта:  3-месячный испытательный срок с возможным продлением в случае успешного прохождения и наличия финансирования font-style: normal">Организация «Человек в беде» осуществляет свою деятельность в Украине с начала августа 2014 года и с тех пор гуманитарные программы быстро расширяются. В настоящее время «Человек в беде» является одной из основных гуманитарных организаций в Украине, которая оказывает нейтральную и независимую гуманитарную помощь людям, пострадавшим от конфликта.

Общая информация о роли сотрудника

< bold"> Под общим надзором Ведущего специалиста отдела закупок специалист  по закупкам отвечает за эффективное предоставление услуг и закупок обслуживание программ и бенефициаров миссии "Человек в беде" (PIN) в Украине. 

Специалист  по закупкам по закупкам обеспечивает решение широкого спектра сложных вопросов, связанных с закупками и цепочками поставок, подхода. Основные результаты влияют на общую эффективность миссии в сфере управления закупками и на успешную реализацию программ.

Специалист по закупкам отвечает за организацию и проведение всех этапов процесса закупок в соответствии с политиками и процедурами организации. Обеспечивает прозрачность и эффективность закупок, ведет соответствующую коммуникацию с внутренними отделами и внешними поставщиками, а также поддерживает надлежащий документооборот и архивирование. 

Внутренние отношения: 

• Тесное сотрудничество с Ведущим специалистом по закупкам для соблюдения правил закупок. 

• Взаимодействие с Программными менеджерами и руководителями проектов для сбора информации о потребностях в закупках. 

• Координация с Отделом логистики по планированию поставок. 

• Сотрудничество с Финансовым департаментом по оплате счетов. 

Внешние отношения: 

• Проведение переговоров, организация тендеров, подготовка контрактов. 

• Обеспечение прозрачных отношений с поставщиками и контроль надлежащей регистрации. 

Характерные обязанности и ответственность:

• Координация закупок с ответственными лицами (программными менеджерами, руководителями проектов). 

• Коммуникация с поставщиками на протяжении всего процесса закупки (тендеры, переговоры, контракты, поставки, оплаты, финальная оценка). 

• Обеспечение своевременного планирования и организации поставок в координации с координатором состава. 

• Подготовка, проверка и архивирование тендерной документации в ELO и в физическом архиве. 

• Сбор запросов на закупки и создание новых тендерных папок. 

• Организация и проведение открытия предложений, подготовка соответствующих отчетов. 

• Оценка тендерных предложений, подготовка форм и отчетов по оценке. 

• Координация оплат поставщикам с финансовым департаментом. 

• Поддержка базы данных поставщиков, проверка регистрационных документов и черных списков. 

• Расширение базы поставщиков: Разработка и внедрение стратегических инициатив для поиска, оценки и привлечения новых поставщиков с целью диверсификации и укрепления сети закупок. 

• Исследование рынка: Проведение систематического анализа рынка для выявления новогоих возможностей сотрудничества и оптимизации закупочных процессов.

• Отчет о проблемных вопросах Ведущему специалисту по закупкам.

• Работодатель имеет право давать работнику также другие задачи в пределах его полномочий и специализации. В случае срочной работы и необходимости  В случае большого количества различных задач, которые должны быть выполнены Работником в то же время, Работник должен выполнять в первую очередь наиболее срочные и важные задачи. 

Необходимый опыт и квалификация:

• Как минимум 2–3 года профессионального опыта гуманитарных или развивающих организациях.
• Управление процессами закупок товаров, работ и услуг в соответствии с внутренними политиками и требованиями доноров;
• Подготовка и оценка тендеров, коммерческих предложений и договоров;
• Проведение анализа рынка и оценки деятельности поставщиков;
• Координация по финансам и оплаты;
• Использование электронных платформ закупок и баз поставщиков (например, Zakúpivli.pro, Вовремя, YouControl).
• Желательно опыт в сфере строительства, водоснабжения, санитарии и гигиены (WASH) или инфраструктурных закупок.
• Уровень английского процедуры закупок, а также требований доноров (в частности ECHO, USAID); поставки, анализа рынка и взаимодействия с поставщиками;
• Хорошее владение программами Microsoft Office (Excel, Word, Outlook, SharePoint);
• Сильные аналитические и переговорные навыки, внимательность к деталям;
• Способность одновременно обрабатывать несколько запросов на закупки и соблюдать жесткие
• деталей: обеспечивать точность и полноту закупочной документации, соблюдение внутренних и донорских требований;
• Планирование и организация: эффективно управлять несколькими задачами, определять приоритеты и соблюдать сроки в стрессовых условиях; закупок;
• Решение проблем и инициативность: своевременно выявяти проблемы и предлагать практические решения в рамках процедур организации;
• Командная работа: работать согласованно и с уважением к членам команды в различных отделах и локациях. Конкурентная заработная плата по шкале заработной платы PIN в размере  1301 EUR (1301 EUR 400; font-style: normal">на испытательном сроке + 3% после испытательного срока;
• Возможности профессионального развития с помощью различных мероприятий по увеличению потенциала, таких как тренинги, семинары и прочее
• 28 дней ежегодных отпуска.
• Возможность работать один день в неделю удаленно для офисных работников.
• Оплата проживания и суточных для рабочих поездок за пределы региона закрепленного офиса и/или в случаях чрезмерных расстояний или времени в пути, согласно политике People in Need по командировкам.
• предоплаченным тарифом) и брендированной продукции People in Need (рюкзак, термокружка, блокнот, портативное зарядное устройство).

• Офисы People in Need оборудованы всеми необходимыми средствами безопасности и энергонезависимости с непрерывным доступом к интернету.

• Мультикультурная и дружеская атмосфера в команде, около 300 сотрудников в программе в Украине.

Процедура подачи заявлений Пожалуйста, отправьте четко обозначенные резюме и мотивационное письмо. Обратите внимание, что мы свяжемся только с отобранными кандидатами. Письменные тесты и собеседования будут проводиться постепенно, а вакансия будет закрыта при подтверждении кандидатуры на должность.