Личный помощник заместителя исполнительного директора (программы) в Alliance for Public Health, ICF

Международный благотворительный фонд «Альянс общественного здоровья» — ведущая неправительственная профессиональная организация, которая оказывает существенное влияние на эпидемии ВИЧ/СПИД, туберкулеза, вирусных гепатитов и других социально опасных заболеваний в Украине. ЦЕЛЬ: оказать поддержку Работа директора, включающая: общее руководство; представительство и внешние связи; руководство Программным отделом; стратегическое планирование и планирование работы; сбор средств, связи с донорами и инициирование специальных проектов. ТРЕБОВАНИЯ К ПОЗИЦИИ: Сильная мотивация к этому виду работы. Высшее образование. 1 год плюс опыт работы в международной организации. Опыт успешной работы с высшим руководством (обязательно). Отличное устное и письменное общение. Знание английского, украинского языков обязательно. Аналитические способности и внимание к деталям. Хорошие навыки ведения переписки. Высокий уровень компьютерной грамотности (MS Office; 1 С является плюсом). Отличные навыки набора текста. Интерес к здравоохранению и связанным с ним социальным вопросам. Способность быстро понять организацию и способы работы, а также установить взаимопонимание с ключевыми людьми в организации. Способность управлять несколькими задачами и соблюдать сроки. Способность проявлять инициативу и работать с небольшим непосредственным контролем. Способность сохранять конфиденциальность. ОБЯЗАННОСТИ: ОБЩИЕ. ПОДДЕРЖКА: Оказывать помощь и общую поддержку заместителю исполнительного директора: Программы, включая: логистическую подготовку и ведение протоколов совещаний управленческой команды, консультационных совещаний с руководством и других совещаний и семинаров с руководством по мере необходимости. Организация ведения дневника и электронной почты; ответы на рутинную корреспонденцию и телефонные звонки; документирование отступлений команд; и связь с административной командой по вопросам организации поездок за границу, семинаров и встреч; Оказывать помощь другим директорам, если это необходимо для выполнения деятельности Альянса; Отвечать на рутинную корреспонденцию, касающуюся офиса Альянса; Посещать региональные и программные собрания групп по мере необходимости. Подготавливать и распространять протоколы; Вести предметную документацию по всей деятельности, связанной с работой директора; Поддерживать связь с секретарем Альянса для создания новых файлов по мере необходимости; Помощь в подготовке к должности заместителя исполнительного директора: участие программ в разовых мероприятиях и конференциях; Координация организации и обеспечение поддержки международных встреч; Координация и организация визитов международных экспертов (консультантов APH) , включая обеспечение надлежащей оплаты консультантов по мере необходимости, организацию для них проезда, проживания, аренды автомобиля и других мероприятий;Постоянное сопровождение научно-исследовательских проектов, включая обработку внутренних документов для консультантов проекта (ТЗ, платежные поручения и т. д. при необходимости), контроль своевременности подачи отчетов консультантов, координация и организация встреч заинтересованных сторон проекта; прогнозировать потребности в дополнительной поддержке или замене поддержки и при необходимости запрашивать помощь у администрации. ОБМЕН ИНФОРМАЦИЕЙ: координация, разработка и поддержание технических ресурсов для заместителя исполнительного директора: программы Партнеры совместно с другими сотрудниками. Координировать обмен информацией с заместителем исполнительного директора: Партнеры программ. Поддерживать связь с другими сотрудниками Альянса для предоставления информации по мере необходимости (например, предоставление соответствующих материалов для новостей Альянса и ежеквартальных отчетов для сторонников Альянса). Помощь в подготовке материалов о деятельности Альянса или документации различных событий и т. д. ПОДДЕРЖКА ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ: Вместе с другими помощниками: Координация и поддержание компьютеризированной базы данных программ Альянса. партнерская деятельность; анализировать базу данных для отчетности о деятельности программы; разрабатывать и поддерживать мероприятия по обмену информацией о проекте; разрабатывать и поддерживать базу данных о технических ресурсах Альянса; поддерживать заместителем исполнительного директора: информационную систему программ (справочная информация о стране и техническая информация). КОНТАКТЫ С ПОПЕЧИТЕЛЯМИ: Поддержание отношений с попечителями Альянса, ключевыми партнерами и обеспечение постоянного обмена соответствующими документами и информацией; Поддержание системы хранения информации, связанной с попечителями; Организация логистики для собраний попечителей, проводимых два раза в год; Ведение протоколов собраний попечителей; Информирование попечителей о событиях внутри Альянса путем исследование и написание регулярных информационных бюллетеней. СВЯЗЬ С КОМАНДОЙ ПАРТНЕРСТВА И ПОДДЕРЖКА С ней. Помощь в перекрестной командной работе; Посещение собраний команды Партнерства; Знание того, как используется база данных Программы, и умение извлекать информацию. ОБЩАЯ ОФИСНАЯ ПОДДЕРЖКА: Заместитель личного помощника исполнительного директора. в его/ее отсутствие, а именно готовить документы для заседаний SMT, протоколы заседаний SMT, участвовать в разработке квартальных планов SMT, поддерживать и внедрять процедуры SMT, такие как календарь и скользящая повестка дня SMT; участвовать в собраниях управленческой команды и / или других внутренних /внешние встречи, включая ведение протоколов и координацию последующих действий; поддержание оперативной связи с контактным лицом Секретариата Альянса и обеспечение постоянного обмена соответствующими документами и информацией, донорами и членами группы Альянса (международные неправительственные организации); Отвечать на регулярные запросы информации; Обеспечивать общую офисную поддержку, когда это необходимо, включая обеспечение приема Исполнительного директора и телефонную связь; Поддерживать связь с сотрудниками офиса и между ними, когда один или несколько из них находятся за пределами офиса; Обеспечивать общую офисную поддержку, когда это необходимо. ;Оказывать поддержку другим командам, когда это возможно, по мере необходимости.ДРУГОЕ:Поддерживать хорошие отношения с местными партнерскими/донорскими организациями и внешними агентствами в порядке, соответствующем функции программного ассистента;Представлять Альянс на соответствующих форумах;Предоставлять специальные консультации партнерским организациям по мере необходимости. Требуется; Быть в курсе событий в политике по ВИЧ/СПИДу; Выполнять другие обязанности по мере необходимости. Для получения дополнительной информации об организации, а также ее программной деятельности и объявленных позициях, пожалуйста, посетите наш веб-сайт: http://www.aph. org.ua ;Как подать заявку: Отправьте свое резюме и сопроводительное письмо на английском и украинском языках по адресу. В теме письма должно быть «Личный помощник заместителя исполнительного директора: Программы». Срок подачи заявок: 10:00, 10 апреля 2024 г. Только успешные кандидаты будут приглашены на собеседование. Международный благотворительный фонд «Альянс общественного здоровья» стремится к равноправию. возможности и приветствует заявки от людей с соответствующей квалификацией из всех слоев общества. Особенно рекомендуется подавать заявки квалифицированным людям, живущим с ВИЧ/СПИДом. Международный благотворительный фонд «Альянс общественного здоровья» применяет политику абсолютной нетерпимости к сексуальной эксплуатации, насилию или домогательствам и связанному с ними злоупотреблению властью или полномочиями. Ожидается, что все отобранные кандидаты будут соблюдать самые высокие этические стандарты и пройдут строгую проверку рекомендаций и анкетных данных.