People and Culture Officer (HR administration)/ Специалист отдела по кадровым вопросам в Global Communities

Фон:

С 2016 г. Глобальные сообщества реализуют программу децентрализации DOBRE, предлагающую лучшие результаты и эффективность) в Украине, финансируемую Агентством США по международному развитию (USAID). Данная программа призвана помочь руководителям территориальных громад (ТО) эффективно управлять ресурсами, повысить качество государственных услуг, расширить участие граждан в решении вопросов местного значения. 

С 2022 года Глобальные сообщества реализуют программу действий и реагирования на чрезвычайные ситуации под руководством сообществ (CLEAR) при поддержке Бюро гуманитарной помощи Агентства США по международному развитию (USAID/BHA) для реагирования на гуманитарные потребности в Украина. Программа разработана с целью спасения жизней, уменьшения страданий и удовлетворения потребностей, одновременно помогая сообществам возглавить свои собственные ответные меры. 

Описание вакансии:

Должность специалиста по кадрам и культуре существует для оказания помощи в управлении персоналом, подборе персонала и обеспечении благосостояния. и инициативы по управлению эффективностью, а также другие виды деятельности Департамента людей и культуры, а также оказывать поддержку в области людей и культуры сотрудникам Глобальных сообществ (GC) в Украине. Специалист по кадрам и культуре должен уметь эффективно взаимодействовать с людьми и выполнять все поставленные задачи. Он/она должен заниматься подготовкой ежемесячных отчетов по расписанию, сбором табелей учета рабочего времени, обработкой заявок на отпуск и подготовкой различных контрактов, личных записок/документов и других кадровых вопросов по мере необходимости. Специалист по кадрам и культуре будет посвящать большую часть времени поддержке директора по кадрам и культуре в обеспечении соблюдения глобальными сообществами местного трудового законодательства. Должность подчиняется директору по вопросам людей и культуры и находится в Киеве, Украина.  

Обязанности: 

Повседневная работа с персоналом Администрация

• Помощь в повседневной работе функций и обязанностей отдела «Люди и культура», поддержка всех офисов GC (глобальных сообществ) в Украине в обработке запросов на человеческие ресурсы ;
• Оказание канцелярской и административной поддержки директору по кадрам и культуре; 
• Собирать и обновлять записи сотрудников (бумажные и электронные копии); 
• Ведение учета сотрудников в системе Podio (HRIS); При необходимости создавайте учетные записи сотрудников в системе Podio, исправляя остатки отпусков в случае ошибок;
• обновляйте трекеры кадров (трекеры отпусков, трекеры личной информации и т. д.) по запросу; 
• Предоставление исходных данных для поддержки директора по кадрам и культуре с подготовкой отчетов, касающихся деятельности персонала (ежегодный отпуск, табели учета рабочего времени, укомплектование персоналом, набор персонала, обучение, жалобы, аттестация производительности и т. д.);
• Поддержка сотрудников и Директор по культуре при работе с обращениями сотрудников по кадровым вопросам, правилам и положениям;
• Регистрировать заявления об отпуске в базах данных и регулярно сообщать руководителю о регистрации. Подготовка отчетов об использованных отпусках и остатках годовых отпусков по запросу; 
• ВблизиВзаимодействие с другими членами команды «Люди и культура» Организация документооборота, предусмотренного законодательством Украины (трудовые договоры, приказы, письма, заявления об увольнении; оформление документов, связанных с переводом сотрудников на новые должности, оформление документов, связанных с продлением контрактов и т. д.), включая, помимо прочего, подготовку писем для ГП «Генеральная дирекция по оказанию услуг дипломатическим миссиям» (ГДИП);
• Обрабатывать заявления сотрудников на отпуска после регистрации в базах данных (сбор заявлений, подготовка писем в ГДИП, обработка заказов) и надлежащим образом архивировать обработанные документы;
• Подготавливать и подавать периодические отчеты по мере необходимости (например, отчет о заполнении табелей учета рабочего времени; отчет об остатках ежегодных отпусков);
• Проводить подготовку к процессу сбора табелей учета рабочего времени (проверка файла с кодами совместно с руководителем; добавление и редактирование записей сотрудников в файл табеля); 
• Собирайте табели учета рабочего времени у всех сотрудников Глобальных сообществ два раза в месяц (проверяя и архивируя их в электронном виде), а затем готовьте отчеты о табелях учета рабочего времени. 
• Отслеживание увольнений персонала, обучение (сбор сертификатов об окончании, отправка напоминаний сотрудникам), сбор форм подтверждения политик и т. д.
• Поддержка при сканировании и ведении кадрового архива;
>
• Поддержка директора по делам людей и культуры в подготовке документации для подачи заявления на получение визы и вида на жительство для международного персонала. 
• Поддержка руководителя в сборе и подаче документов, связанных с регистрацией Программ (Меморандумы с бенефициарами, получателями; Письма в Секретариат Кабинета Министров и т.д.);
• Подготовка заявок на закупку и Платежные ваучеры, связанные с деятельностью «Люди и культура». 

Подбор персонала 

• Оказание поддержки специалисту по подбору персонала в процессах подбора персонала, если это необходимо; это может включать, помимо прочего, помощь в составлении длинного списка и организацию собеседований с кандидатами; участие в интервью в качестве представителя «Люди и культура» и помощь в сборе форм для интервью. 

Компенсации и льготы 

• По запросу директора по персоналу и культуре и финансового отдела оказывают помощь предоставление финансовой команде информации для расчета заработной платы персонала (предоставление соответствующих данных, касающихся отсутствия, бонусов, расписаний и т. д.);

Управление производительностью 

• Собрать и обеспечить правильное оформление форм годовых целей и форм оценки эффективности для сотрудников Global Communities Ukraine; 
• Поддержка команды P&C в работе с запросами сотрудников относительно процедуры управления эффективностью; 

Обучение, развитие и благополучие 

• Поддержка директора по персоналу и культуре с подбором персонала опросы о благополучии и составление планов работы по благополучию.
• Поддержка в реализации мероприятий, связанных с улучшением благополучия в команде;
• Поддержка в организации обучающих мероприятий, если необходимо.< /li>

Занимающему должность может быть предложено выполнение любых других должностных обязанностей по поручению руководителя.. 

 Образование:

• Требуется степень бакалавра в области управления персоналом или социальных наук (или смежных областях). 

Квалификация, навыки и опыт:

• Опыт работы в сфере управления персоналом не менее 2 лет. и культура (человеческие ресурсы); 
• Опыт работы в сфере человеческих ресурсов в МНПО желателен, но не обязателен;
• Опыт проектов, финансируемых USAID/BHA, предпочтителен;
• Знание людей и культуры (человеческие ресурсы) и процедуры;
• Хорошее знание и понимание трудового законодательства Украины;
• Продвинутое знание пакетов MS Office;
• Хорошие коммуникативные и организационные навыки;
• Опыт подбора персонала будет преимуществом; 
• Внимание к деталям;
• Навыки тайм-менеджмента и расстановки приоритетов;
• Отличные навыки межличностного общения и способность работать в команде;
• li>Способность хорошо работать в межкультурной среде;
• Навыки решения проблем;
• Навыки управления базами данных и ведения учета;
• Знание работы доски и программное обеспечение для управления персоналом, базы данных и системы управления;
• уровень английского языка – средний (способен понимать и общаться) или выше, свободное владение украинским языком.

Глобальные сообщества — работодатель с равными возможностями.  Все квалифицированные кандидаты получат вознаграждение при приеме на работу независимо от возраста, расы, цвета кожи, религии, пола, сексуальной ориентации, гендерной идентичности, национального происхождения, инвалидности. 

Глобальные сообщества стремятся обеспечить безопасную и уважительную среду для весь персонал, представители, партнеры, участники и все, с кем глобальные сообщества взаимодействуют по всему миру, особенно дети и взрослые, находящиеся в группе риска. Всем сотрудникам и представителям Глобальных сообществ категорически запрещено участвовать в любой деятельности, которая может привести к любому виду нарушения нашей политики защиты. Кроме того, политика Глобальных сообществ заключается в том, что каждый, кто взаимодействует с Глобальными сообществами, несет ответственность за активное создание безопасной и благоприятной среды в нашей работе. Ожидается, что все наши сотрудники и представители будут вести себя в соответствии с этим обязательством.

Только в коротком списке с кандидатами свяжутся для собеседования.

[email protected]