Координатор операций в FHI 360

Срок действия контракта:  до 31 марта 2026 г. с возможностью продления

Местоположение: Днепр, Харьков, Николаев или Одесса

FHI 360 Базирующаяся в США неправительственная организация, занимающаяся долгосрочным улучшением жизни путем продвижения интегрированных, местных решений.  Команда кризисного реагирования FHI 360 реагирует на чрезвычайную гуманитарную ситуацию в Украине посредством комплексной программы здравоохранения, защиты, MHPSS и WASH, направленной на снижение заболеваемости и смертности среди населения, пострадавшего от конфликта.  Для получения более подробной информации посетите наш веб-сайт: www.fhi360.org   

Описание должности: 

Координатор операций (только национальный персонал) под руководством заместителя координатора реагирования управляет группами логистики и администрирования на уровне странового офиса.  В качестве технического координатора по операциям этот сотрудник будет в партнерстве с координаторами на местах обеспечивать руководство и поддержку сотрудникам материально-технического и административного отдела отделений на местах.  Координатор операций будет играть решающую роль в руководящей команде страны, контролируя операционный персонал и деятельность, поддерживающую реализацию проектов в условиях ограниченных ресурсов и крайне нестабильной среды. Опираясь на рекомендации головного офиса, эта должность будет отвечать за соблюдение и стандартизацию операций, а также за обеспечение соответствия служб поддержки потребностям программы. Координатор операций будет сотрудничать с коллегами из разных отделов для выявления системных потребностей, узких мест в процессах и разработки уникальных решений, обеспечивающих более своевременные, эффективные и подотчетные операции. Кроме того, он/она будет поддерживать планирование готовности, разработку учебных материалов, содействие обучению, а также обучение и наставничество персонала. 

Подотчетность: 

• Отвечает за гуманитарную помощь на месте, включая управление логистикой (флот, закупки, запасы/активы), администрирование, внешнее представительство и планирование перехода. 

• Управляйте и япривлекайте полевой персонал, занимающийся логистикой, администрацией, управлением полевыми операциями и другими функциями, чтобы создать прочную основу для составления программ по чрезвычайным ситуациям. 

• Участвовать в разработке стратегий реагирования в сотрудничестве с техническими руководителями/руководителями программ, а также с региональными и страновыми управленческими группами, в зависимости от ситуации. 

• В сотрудничестве с полевыми координаторами поддерживать оценку оперативных потребностей на местах и ​​запуск оперативных структур в новых областях. 

• Участвовать в разработке и обеспечении ресурсами (людьми и средствами) новых программ, которые отвечают ближайшим и долгосрочным программным целям пострадавшего сообщества в Украине. 

• Контролировать и обеспечивать соблюдение политики, процедур и методов FHI 360, особенно в отношении покупок, активов и управления имуществом; при необходимости рекомендовать политику/процедуры, специфичные для страны или чрезвычайной ситуации. 

• Поддержите ежегодный обзор  Руководства по эксплуатации для платформы Украина.  Повышайте осведомленность о его содержании посредством обучения/повышения квалификации по FHI 360 и специфичным для Украины процессам и процедурам логистики и поездок, а также обновляйте разделы совместно с владельцами контента. 

• Реализуются усовершенствованные стандартные протоколы для основных логистических процессов, включая закупки, склад, управление активами и отгрузку товаров. Особое внимание будет уделено цепочке поставок фармацевтического и медицинского оборудования. 

• Обеспечить соблюдение импортных и таможенных правил страны, а также соответствующих протоколов, зависящих от контекста. 

• Просмотрите реестры активов и инвентаря в стране, включая распределение оборудования, техническое обслуживание и утилизацию активов в соответствии с FHI 360 и правилами доноров. Обеспечить ежегодный физический учет активов. 

• В координации с другими отделами поддерживать регулярное планирование закупок программных и других оперативных отделов. 

• Определить и обеспечить правильное управление и техническое обслуживание объектов, включая офисы, жилые помещения, склады и другие критически важные инфраструктурные объекты, а также дорогостоящее эксплуатационное оборудование (генераторы) и проанализировать транспортные потребности/активы. 

• Управляйте операционными бюджетами, проверяя ежемесячные расходы оперативных отделов и предоставляя исходные данные для точного прогнозирования и анализа конвейера 

• Просматривать/утверждать запросы на закупку для операционных отделов в соответствии с бюджетами проектов, подходящими для программы и обусловленными операционными потребностями. 

• Проконсультируйтесь с заместителем координатора реагирования и штаб-квартирой, чтобы устранить проблемы и дать рекомендации по корректирующим действиям. Пропагандируйте необходимую поддержку страновому офису и поддерживайте регулярные контракты с коллегами из штаб-квартиры, такими как специалист по логистике / отдел глобальных закупок, ИТ-специалист и другие сотрудники штаб-квартиры. 

• Контролируйте персонал и сосредоточьтесь на повышении квалификации сотрудников, особенно руководителей отделов. Обеспечить лидерство и построение команды 

 Прикладные знания и навыки: 

• Знание и применение Основных гуманитарных стандартов (CHS) и стандартов Сферы, а также Кодекса поведения Красного Креста/НПО. 

• Опыт работы с финансированием правительства США и знание правил правительства США, включая 2 CFR 200 

• Опыт работы с финансированием ООН, FCDO и финансированием частных фондов предпочтительнее. 

• Подтвержденный опыт поддержки управления и реализации многоотраслевых проектов.  

• Демонстрация опыта планирования и составления графиков работы, развития персонала и наращивания потенциала.  

• Подтвержденный опыт руководства и управления операционным отделом в сложных проектах стратегического характера, национального/международного масштаба.

• Должен уметь свободно читать, писать и говорить на украинском и английском языках 

Решение проблем и влияние: 

• Работает над проблемами различного масштаба, которые требуют анализа или интерпретации различных факторов. Осуществляет суждение при выборе методов и приемов для определения соответствующих действий. Выстраивает продуктивные рабочие отношения с внутренним и внешним персоналом. 

• Решение может повлиять на рабочее подразделение или область внутри отдела.  

• Получает методыd процедуры по новым проектам и заданиям. Обеспечивает руководство другим персоналом более низкого уровня. 

• Подчиняется заместителю координатора реагирования. 

• Регулярно взаимодействует с координатором программы, полевым координатором и финансовым отделом 

• Руководит менеджером по логистике и закупкам и администрацией Менеджер 

Образование: 

• Степень бакалавра или ее международный эквивалент – Человек Управление ресурсами, деловое администрирование, человеческое развитие, информатика, международное развитие, социальные науки, цепочка поставок, логистика, инженерия или смежные области 

• Предпочтительна степень магистра или другая ученая степень. 

• Сертификация и/или степень в области гуманитарной логистики или цепочки гуманитарных медицинских поставок предпочтительна. 

• Сертификат по управлению проектами приветствуется 

Опыт: 

• Прогрессивный и значительный опыт 5-8 лет в гуманитарных программах и/или экстренном отдыхе, в основном в комплексных проектах здравоохранения; включая 5+ лет опыта управления в среде НПО, и не менее 3 лет значительного опыта работы на местах в рамках программ чрезвычайной помощи и/или раннего восстановления.  

• Обязателен опыт работы в районах с высоким уровнем риска, затронутых конфликтами. 

• Опыт организации операций запуска и закрытия операций 

• Знание операционной структуры управления на основе области  

• Требуются навыки работы с программным обеспечением для управления базами данных и инструментами онлайн-поиска. 

• Чувствительность к культурному разнообразию и понимание политических, контекстуальных и этических проблем в вверенных областях. 

• Четко сформулированный, профессиональный, способный ясно и позитивно общаться с клиентами и персоналом. 

• Предыдущий опыт работы в неправительственной организации (НПО), государственном учреждении или частной компании, опыт управления прогрессивными программами в области гуманитарной помощи или опыт работы в соответствующей отрасли в соответствующей технической области. 

• Умение справляться со стрессовыми ситуациями и работать с ограниченными ресурсами. 

Типичные физические требования: 

• Типичная офисная среда. 

• Возможность проводить долгие часы, глядя на экран компьютера и выполняя повторяющуюся работу на клавиатуре. 

• Возможность сидеть и стоять в течение длительного времени. 

• Способность поднимать 5–50 фунтов. 

Используемая технология: 

• Персональный компьютер, Microsoft Office 365 (т. е. Word, Excel, PowerPoint, электронная почта), офисный телефон, сотовый телефон и принтер/копировальный аппарат. 

Требования к командировке: 

• Более 25 % 

В этом описании должности кратко излагаются основные должностные обязанности. Оно не предписывает и не ограничивает точные задачи, которые могут быть поручены для выполнения этих обязанностей. Этот документ никоим образом не должен быть истолкован как представляющий собой трудовой договор. Руководство оставляет за собой право просматривать и редактировать этот документ в любое время. управленческие навыки.  

Подайте заявку по ссылке выше на сайте вакансии или отправьте свое резюме и сопроводительное письмо по адресу [email protected] с надписью "Предпочитаемое местоположение координатора операций" в строке темы.  

Рассматриваться будут только заявки, поданные на английском языке. 

Кандидатам с ограниченными возможностями рекомендуется подать заявку.