Координатор операций в FHI 360

Срок действия контракта:  до 31 марта 2026 г. с возможностью продления

Местоположение: Днепр, Харьков, Николаев или Одесса

FHI 360 — это американская неправительственная организация, занимающаяся долгосрочным улучшением жизни людей путем продвижения интегрированных решений, ориентированных на местные условия.  Команда кризисного реагирования FHI 360 реагирует на чрезвычайную гуманитарную ситуацию в Украине посредством комплексной программы в области здравоохранения, защиты, MHPSS и WASH, направленной на снижение заболеваемости и смертности среди населения, пострадавшего от конфликта.  Для получения более подробной информации посетите наш сайт: www.fhi360.org   

Сводка вакансии: 

Координатор операций (только национальный персонал) под руководством заместителя координатора реагирования управляет группами логистики и администрации на уровне странового офиса.  В качестве технического координатора по операциям этот сотрудник будет в партнерстве с координаторами на местах обеспечивать руководство и поддержку сотрудникам материально-технического и административного отдела отделений на местах.  Координатор операций будет играть решающую роль в руководящей команде страны, контролируя операционный персонал и деятельность, поддерживающую реализацию проектов в условиях ограниченных ресурсов и крайне нестабильной среды. Опираясь на рекомендации головного офиса, эта должность будет отвечать за соблюдение и стандартизацию операций, а также за обеспечение соответствия служб поддержки потребностям программы. Координатор операций будет сотрудничать с коллегами из разных отделов для выявления системных потребностей, узких мест в процессах и разработки уникальных решений, обеспечивающих более своевременные, эффективные и подотчетные операции. Кроме того, он/она будет поддерживать планирование готовности, разработку учебных материалов, содействие обучению, а также обучение и наставничество персонала. 

Подотчетность: 

• Отвечает за гуманитарную помощь на месте, включая управление логистикой (автопарком, закупками, запасами/активами), администрирование, внешнее представительство и планирование перехода. 

• Управляйте полевым персоналом и обучайте его в вопросах логистики, администрирования, управления на местах и ​​других функций, чтобы создать прочную основу для программ экстренной помощи. 

• Участвовать в совместной разработке стратегий реагированияс техническими/программными руководителями, а также с региональными и страновыми управленческими группами, в зависимости от ситуации. 

• В сотрудничестве с координаторами на местах поддерживать оценку оперативных потребностей на местах и ​​создание оперативных структур в новых областях. 

• Участвовать в разработке и обеспечении ресурсами (людьми и средствами) новых программ, которые отвечают ближайшим и долгосрочным программным целям пострадавшего сообщества в Украине. 

• Контролировать и обеспечивать соблюдение политики, процедур и методов FHI 360, особенно в отношении покупок, активов и управления имуществом; при необходимости рекомендовать политику/процедуры, специфичные для страны или чрезвычайной ситуации. 

• Поддержка в ежегодном обзоре  Руководства по эксплуатации для платформы Украина.  Повышайте осведомленность о его содержании посредством обучения/повышения квалификации по FHI 360 и специфичным для Украины процессам и процедурам логистики и поездок, а также обновляйте разделы совместно с владельцами контента. 

• Реализуются усовершенствованные стандартные протоколы для основных логистических процессов, включая закупки, склад, управление активами и отгрузку товаров. Особое внимание будет уделено цепочке поставок фармацевтического и медицинского оборудования. 

• Обеспечить соблюдение импортных и таможенных правил страны, а также соответствующих протоколов, специфичных для конкретного контекста. 

• Проверьте реестры активов и инвентаря в стране, включая распределение оборудования, техническое обслуживание и утилизацию активов в соответствии с FHI 360 и правилами доноров. Обеспечить ежегодный физический учет активов. 

• В координации с другими отделами поддерживать регулярное планирование закупок программных и других оперативных отделов. 

• Определить и обеспечить надлежащее управление и техническое обслуживание объектов, включая офисы, жилые помещения, склады и другие критически важные инфраструктурные объекты, а также дорогостоящее эксплуатационное оборудование (генераторы) и проанализировать транспортные потребности/активы. 

• Управляйте операционными бюджетами, проверяя ежемесячные расходы операционных отделов и предоставляя исходные данные для точного прогнозирования и анализа конвейера 

• Просматривайте/утверждайте запросы на закупки для оперативных отделов в соответствии с бюджетами проектов, соответствующими программе и операционными потребностями. 

• Проконсультируйтесь с заместителем координатора реагирования и штаб-квартирой, чтобы устранить проблемы и дать рекомендации по корректирующим действиям. Пропагандируйте необходимую поддержку страновому офису и поддерживайте регулярные контракты с коллегами из штаб-квартиры, такими как специалист по логистике/отдел глобальных закупок.мент, ИТ и другие службы поддержки штаб-квартиры. 

• Контролируйте персонал и сосредоточьтесь на повышении квалификации сотрудников, особенно руководителей отделов. Обеспечить лидерство и построение команды 

 Прикладные знания и навыки: 

• Знание и применение Основных гуманитарных стандартов (CHS) и Стандарты сферы и Кодекс поведения Красного Креста/НПО. 

• Опыт работы с финансированием правительства США и знание правил правительства США, включая 2 CFR 200 

• Опыт работы с финансированием ООН, FCDO и финансированием частных фондов приветствуется. 

• Подтвержденный опыт поддержки управления и реализации многоотраслевых проектов.  

• Демонстрация планирования и составления графиков работы, развития персонала и наращивания потенциала.  

• Подтвержденный опыт руководства и управления операционным отделом в сложных проектах стратегического характера, национального/международного масштаба.

• Должен уметь читать, писать и говорить на украинском и английском языках 

Решение проблем и влияние: 

• Работает над проблемами различного масштаба, требующими анализа или интерпретации различных факторов. Осуществляет суждение при выборе методов и приемов для определения соответствующих действий. Выстраивает продуктивные рабочие отношения с внутренним и внешним персоналом. 

• Решение может повлиять на рабочее подразделение или область внутри отдела.  

• Получает методы и процедуры для новых проектов и заданий. Обеспечивает руководство другим персоналом более низкого уровня. 

• Подчиняется заместителю координатора реагирования. 

• Регулярно взаимодействует с координатором программы, координаторами на местах и финансовым отделом 

• Руководит менеджером по логистике и закупкам и менеджером по администрированию 

Образование: 

• Степень бакалавра или ее международный эквивалент в области управления персоналом, делового администрирования, человеческого развития, информатики, международного развития, социальных наук, цепочки поставок, логистики, инженерии или смежных областях 

• Предпочтительна степень магистра или другая ученая степень. 

• Сертификация и/или степень в области гуманитарной логистики или цепочки поставок гуманитарной медицинской помощи предпочтительнее. 

• Сертификат по управлению проектами предпочтителен 

Опыт: 

• Прогрессивный и значительный опыт 5–8 лет в гуманитарных программах и/или экстренном отдыхе, в основном в комплексных проектах здравоохранения; включая 5+ лет опыта управления в среде НПО, при этом не менее 3 лет значительного опыта полевых операций в реализации программ экстренной помощи и/или раннего восстановления.  

• Обязателен опыт работы в районах, затронутых конфликтами с высоким риском. 

• Опыт запуска и закрытия операций 

• Знание операционной структуры территориального управления  

• Требуется знание программного обеспечения для управления базами данных и инструментов онлайн-поиска. 

• Чувствительность к культурному разнообразию и понимание политических, контекстуальных и этических проблем в вверенных областях. 

• Четко сформулированный, профессиональный и способный ясно и позитивно общаться с клиентами и персоналом. 

• Предыдущий опыт работы в неправительственной организации (НПО), государственном учреждении или частной компании, опыт управления прогрессивными программами в области гуманитарной помощи или опыт работы в соответствующей отрасли в соответствующей технической области. 

• Умение справляться со стрессовыми ситуациями и работать с ограниченными ресурсами. 

Типичные физические требования: 

• Типичная офисная среда. 

• Возможность проводить долгие часы, глядя на экран компьютера и выполняя повторяющуюся работу на клавиатуре. 

• Возможность сидеть и стоять в течение длительного времени. 

• Способность поднимать 5–50 фунтов. 

Используемая технология: 

• Персональный компьютер, Microsoft Office 365 (т. е. Word, Excel, PowerPoint, электронная почта), офисный телефон, сотовый телефон и принтер/копировальный аппарат. 

Требования к поездке: 

• Более 25 % 

В этом описании вакансии кратко изложены основные должностные обязанности. Он не предписывает и не ограничивает конкретные задачи, которые могут быть поручены для выполнения этих обязанностей. Этот документ никоим образом не должен быть истолкован как представляющий собой трудовой договор. Руководство оставляет за собой право просматривать и редактировать этот документ в любое время. управленческие навыки.  

Подайте заявку по ссылке выше на сайте вакансии или отправьте свое резюме и сопроводительное письмо по адресу [email protected] с надписью «Предпочитаемое местоположение координатора операций» в строке темы.  

Рассматриваться будут только заявки, поданные на английском языке. 

Кандидатам с ограниченными возможностями рекомендуется подавать заявки.