Офис-менеджер (на территории Варшавы) в Miratech

Офис-менеджер (на территории Варшавы) Варшава (Польща) Описание вакансии Эта должность отвечает за управление всеми аспектами офисной среды компании, обеспечивая бесперебойную и эффективную работу сотрудников. В обязанности входит поддержание физического пространства, управление поставщиками и контрактами, составление бюджета, административные задачи и поддержка потребностей сотрудников. Обязанности: Офисная среда: Поддержание всех помещений компании (конференц-залов, общественных зон, офисов) в чистоте и хорошем состоянии. Организация и контроль содержания офисов, ремонтных работ, реконструкции и ремонта по мере необходимости. Контроль соблюдения требований охраны труда и пожарной безопасности, в том числе проведение медицинских осмотров, тренировок по эвакуации и обслуживанию огнетушителей, внешний аудит труда. Управляйте физическим доступом в офис, выдавая и собирая карты доступа в соответствии с политикой компании. Управление поставщиками и контракты: обеспечение приема гостей и делегаций, оказание общей поддержки посетителям. Управляйте существующими контрактами и их продлением, договаривайтесь о ценах с продавцами офисов, поставщиками и поставщиками услуг, включая аренду офисов. Общайтесь с арендодателем и другими поставщиками, взаимодействуйте с поставщиками услуг по управлению объектом по вопросам уборки, технического обслуживания и ремонта. Бюджет и закупки. Управляйте бюджетом офиса, включая покупку кофе, воды, фруктов и канцелярских товаров. Контролируйте запасы, поддерживайте связь с поставщиками и обеспечивайте своевременные платежи. Проведите исследование местного рынка, чтобы сравнить цены на офисные товары, услуги по техническому обслуживанию, медицинское страхование и другие услуги. Административная поддержка: поддержка всей офисной переписки, телефонной связи и сообщений, включая международные звонки и рассылку голосовой почты. Организация курьерских услуг и доставки (внутри страны и за границу). Решайте проблемы сотрудников, поступающие через Jira, обеспечивая отслеживание и запись запросов. Участвовать в организации местных мероприятий и мероприятиях по формированию команды (административная поддержка). Ведение учета посещаемости офиса. Оказывать административную поддержку отделу администрирования персонала, финансам, юриспруденции и отделу опыта сотрудников по запросу. Услуги для сотрудников: Содействие подписанию документов для компании и других сторон (поставщиков, сотрудников). Организовать заполнение и подписание трудовых договоров и форм новыми сотрудниками. Координируйте медицинские осмотры новых сотрудников и отслеживайте их продление. Поддержка предварительной адаптации и адаптации новых сотрудников. Квалификация Подтвержденный опыт работы в качестве офис-администратора или менеджера фронт-офиса или на любой аналогичной должности, предпочтительно в технологической компании. Знание MS Office (MSOutlook и Excel, в частности Power Point). Отличные навыки тайм-менеджмента, умение работать в режиме многозадачности и расставлять приоритеты. Сильные организационные навыки и навыки планирования в быстро меняющейся среде. Внимание к деталям, ориентированность на обслуживание клиентов и умение решать проблемы, стрессоустойчивость. Творческий ум со способностью предлагать улучшения. Отличные навыки межличностного, устного и письменного общения. Диплом средней школы. Английский — Upper-Intermediate. Польский — родной (или свободно)