Офис-менеджер (полная занятость, Киев) в Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH

Deutsche Gesellschaft fuer Internationale Zusammenarbeit (GIZ) в Украине ищет квалифицированного специалиста в Страновое представительство в Киеве на должность:

 Офис-менеджера (полный рабочий день, Киев)

(внутренний код SAP: Office Manager)

 В качестве поставщика услуг в сфере международного сотрудничества для устойчивое развитие и международное образование, мы стремимся формировать будущее, достойное жизни во всем мире. GIZ имеет более чем 50-летний опыт работы в самых разных областях, включая экономическое развитие и содействие занятости, энергетику и окружающую среду, а также мир и безопасность. Разнообразный опыт нашего федерального предприятия востребован во всем мире – со стороны правительства Германии, институтов Европейского Союза, Организации Объединенных Наций, частного сектора и правительств других стран. Мы работаем с бизнесом, представителями гражданского общества и исследовательскими институтами, способствуя успешному взаимодействию между политикой развития и другими политическими областями и сферами деятельности. Нашим основным заказчиком является Федеральное министерство экономического сотрудничества и развития Германии (BMZ). Все заказчики и партнеры по сотрудничеству доверяют GIZ, и мы работаем с ними, чтобы генерировать идеи политических, социальных и экономических изменений, превращать их в конкретные планы и реализовывать их. Поскольку мы являемся общественным федеральным предприятием, немецкие и европейские ценности занимают центральное место в нашей работе. Вместе с нашими партнерами в национальных правительствах по всему миру и партнерами по сотрудничеству из мира бизнеса, исследований и гражданского общества мы работаем гибко, чтобы предлагать эффективные решения, которые предлагают людям лучшие перспективы и устойчиво улучшают их условия жизни.

Обязанности: 

• Обработка входящей и исходящей корреспонденции
• Организация повседневной офисной работы 
• Организация внутренних мероприятий и мероприятий, связанных с внешними гости 
• Выполнение задач, поставленных руководством

 Задачи:

Обработка входящей и исходящей корреспонденции 
 

• Отвечает за прием/распределение/отправку документов/почты в/из почтовых отделений, государственных учреждений, посольств и т.д.
• Отвечает за своевременная обработка и пересылка сообщений, поступивших на общий почтовый ящик. 
• Отвечает на телефонные звонки и сообщения, предоставляет первичные консультации в пределах своей компетенции.
• Принимает и регистрирует командировочные отчеты и другие документы; осуществляет предварительную проверку проездных документов для обеспечения их надлежащего качества на первом этапе.

Организация повседневной работы офиса.

• Открывает и закрывает офис.
• Обеспечивает соблюдение требований безопасности посетителей офиса.
• Координирует требования и оказание клининговых и других услуг в помещениях.
• Обеспечивает закупку и получение ТМЦ для офиса. работу
• Обеспечивает оформление тендерной документации в соответствии с действующими правилами, участвует ввскрытие тендеров и их документация.
• Проверяет счета за транспортные услуги и при необходимости уточняет соответствующие детали у поставщиков.
• Поддерживает координацию своевременного архивирования документов в соответствии с правилами GIZ.
• Поддерживает связь с представителями арендодателя для обеспечения бесперебойной работы офиса, в том числе обеспечивает проведение мелкого ремонта в офисе по мере необходимости.

Организация внутренних мероприятий и мероприятий с участием внешних гостей 

• Организует/координирует логистику планирования, проведения и документирования рабочих встреч, мастер-классов, семинаров и других мероприятий.
• Обеспечивает реализацию принципа гостеприимства в офисе при проведении внутренних и внешних встреч, в том числе заказ услуг общественного питания.
• Подготавливает оборудование и помещения для проведения мероприятий.
• Отвечает за хранение, обслуживание, и эксплуатацию оборудования в конференц-залах.
• Поддерживает внутренние коммуникационные мероприятия и командную деятельность.

 Выполнение задач, порученных руководством

• Выполняет другие задачи и обязанности по запросу руководства
• Оказывает поддержку другим командам страновых офисов при необходимости
• Помогает или непосредственно выполняет другие офисы работа/задачи

Необходимая квалификация, профессиональный опыт и личные компетенции:

• Высшее языковое образование или аналогичное.
• Опыт работы на аналогичной должности не менее 1 года.
• Хорошее практическое знание технологий ITC (сопутствующее программное обеспечение, телефон, электронная почта, Интернет) и компьютерных приложений (например, MS Office, Команды)
• Уровень английского языка не ниже среднего 
• Осведомленность о том, как правильно обращаться с конфиденциальной информацией (конфиденциальность, защита данных)
• Очень хорошие коммуникативные навыки и клиентоориентированность
• Сильная ориентация на командную работу
• Подход к решению проблем в различных вопросах
• Стрессоустойчивость и хорошая успеваемость тайм-менеджмент

 Мы предлагаем: 

• Официальное трудоустройство, фиксированную зарплату в евро, премии по результатам работы и 13-ю зарплату.
• Медицинскую страховку, 29 дней отпуска в год.
• Языковые курсы, тренинги по твердым и мягким навыкам.
• Индивидуальную и групповую психологическую поддержку.
• Значительно и ценно работа, международная среда.

Условия трудоустройства:

 Полная занятость, 40-часовая рабочая неделя. Место назначения – Киев. Начинаем как можно скорее. Срок действия контракта составит 12 месяцев с возможностью продления.

 GIZ — работодатель, предоставляющий равные возможности и предлагающий привлекательную и стимулирующую рабочую среду с возможностями для повышения квалификации.

 Заявление:

 Мы с нетерпением ждем вашего заявления на английском языке, включающего ваше резюме и сопроводительное письмо, объясняющее вашу мотивацию подать заявку на работу до  COB 12 Январь 2026 г., понедельник. Только сС кандидатами, включенными в список, свяжутся для следующих этапов процесса набора персонала.

 Кандидатам предлагается предоставить свои документы со следующим заголовком:

•  Фамилия Имя_CV

•  Фамилия Имя_Сопроводительное письмо

 Отправляя заявку, вы даете согласие на обработку персональных данных для процессов набора исключительно в соответствии с правилами конфиденциальности данных GIZ. Ознакомиться с настоящими правилами вы можете по ссылке Защита данных | GIZ