Офис-менеджер в Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH

Deutsche Gesellschaft Fur Internationale Zusammenarbeit (GIZ) в Украине ищет для своего львовского офиса квалифицированного сотрудника GIZ на должность: Офис-менеджера (полный рабочий день, Львов) (внутренний код SAP: Офис-менеджер) Deutsche Gesellschaft Fur Internationale Zusammenarbeit (GIZ) реализует проект технической помощи FELICITY II, финансируемый Министерством экономики и борьбы с изменением климата Германии (BMWK) через Международную климатическую инициативу (IKI). Целью данного проекта является создание предварительных условий для инвестиций и низкоуглеродной трансформации муниципальной коммунальной инфраструктуры. Требуется офис-менеджер для поддержки команды проекта FELICITY II и других проектных групп GIZ, базирующихся во Львове, в их административных и организационных задачах. а также в обеспечении непрерывной и бесперебойной работы офиса. Области ответственности: Поддержка руководства проекта и команд в выполнении административных и организационных задач (например, приобретение билетов, учет командировочных расходов, аренда номеров, бронирование гостиниц и т. д.); Организация и координация проектных мероприятий во Львове; Обеспечение хорошей коммуникации и передачи информации в рамках проектов, а также в кластеры и страновой офис GIZ; Подача документов в соответствии с правилами подачи документов GIZ; Ведение учета офисных контрактов и счетов-фактур; Ведение документации офисные помещения и обеспечение непрерывного предоставления соответствующих коммунальных услуг; Управление назначениями в конференц-зале. Задачи: Административные услуги: Организует поездки, встречи, встречи и брифинги, включая составление справочных заметок, когда это необходимо; Помогает в управлении командировками и ведении бухгалтерского учета для управленческой команды. ;Подготавливает черновой вариант обычной корреспонденции, общие информационные заметки, документы, переводы и протоколы встреч по запросу;Оказывает поддержку в создании, обслуживании и обновлении системы хранения документов для офиса и/или проектов;Составляет и поддерживает базу данных контактов проекта;Управляет услуги внешнего устного/переводческого перевода по запросу;Переводит документы;Подготавливает бухгалтерскую документацию для оплаты и/или выставления счетов.Управление офисом:Управляет офисными помещениями и является ключевым ресурсом в управлении и подготовке совместного конференц-зала;Контролирует наличие аксессуаров и запасов и осуществляет закупки в соответствии с руководящими принципами; Обеспечивает техническое обслуживание офисной мебели и оборудования; Обеспечивает обслуживание презентационной техники; Обеспечивает непрерывную поставку соответствующих коммунальных услуг; Поддерживает составление и постоянное обновление инвентарной ведомости; Поддерживает сотрудников по закупкам и финансам по запросу. Поддержка. к организации мероприятий:Регулярно составляет список предстоящих встреч и мероприятий;Поддерживает организацию регулярных и разовых встреч, внешних и внутренних семинаров, тренингов и других мероприятий;Организирует и координирует логистику планирования, проведения и документирования встреч, мастер-классов, семинаров. и другие мероприятия; Организует программы для посетителей, организует поездки, такие как бронирование билетов, рейсов, бронирование отелей, транспорта и т. д.; Придерживается соответствующего протокола и правил переписки при общении в GIZ.и с любыми внешними партнерами. Требуемая квалификация, компетенции и опыт: Не менее 2 лет соответствующего опыта работы на аналогичной должности; Профессиональная административная или коммерческая степень или эквивалентная; Степень бакалавра; Знание письменного и устного английского и украинского языков; Хорошее рабочее знание ITC. технологии и компьютерные приложения (например, MS Office);Большой интерес к сфере международного сотрудничества для устойчивого развития в Украине;Дополнительные навыки:Последовательный подход к работе с энергией, творческий, позитивный и конструктивный настрой, проактивность;Умение самостоятельно расставлять приоритеты задач с возможными временные ограничения и рабочая нагрузка; Организаторские навыки и навыки тайм-менеджмента, способность решать несколько задач одновременно, решать проблемы, управлять и соблюдать сроки, а также поддерживать высокое качество работы; Кандидат обладает спокойной дипломатической манерой и может проявлять добродушие даже под давлением; Клиентоориентированность и ориентированность на обслуживание.Мы предлагаем:Официальное трудоустройство;Заработная плата фиксированная в евро;Премии по результатам работы и 13-я зарплата;Медицинская страховка;29 дней отпуска в год;Языковые курсы;Тренинги по жестким и мягким навыкам;Индивидуальная и групповая психологическая поддержка;Возможно Удаленная и гибкая работа.Значительная и ценная работа, международная среда.Условия трудоустройстваПолный рабочий день, 40-часовая рабочая неделя. Срок действия контракта - до декабря 2026 года. Местом службы является Львов. GIZ является работодателем, предоставляющим равные возможности и предлагает привлекательную и интересную рабочую среду с возможностями повышения квалификации. Заявка Мы с нетерпением ждем вашего заявления на английском языке, включающего ваше резюме и сопроводительное письмо. объясните свою мотивацию подать заявку на работу по адресу набор персонала[email protected] до COB 29 марта 2024 года, пятница. Отправляя заявку, кандидат дает согласие на обработку персональных данных исключительно для процессов набора персонала. Только с кандидатами, включенными в короткий список, будут свяжутся для Следующие этапы процесса подбора персонала.