Офис-менеджер в Kitsoft

Офіс-менеджер Київ Привіт!:) Шукаємо Офіс-менеджера внашу команду) Про компанію: Kitsoft— українськаІТ компанія, лідер розробки технологій для державних органів. Розробник Дизайн— системи державних сайтів України. Серед проєктів компанії: платформа для порталу «Дія» таонлайн послуги напорталі (для ФОП, ТОВ, «єМалятко», «Допомога побезробіттю»), електронний сервіс для моряків «є-Гавань», електронний поліс для МТСБУ, веб портали для ВРУ, КМУ, МЗС, АМКУ таін. Більше 10років наринку. Скільки людей вкомпанії: 100 Вимоги : Досвід роботи напосаді офіс-менеджера/адміністратора від 1року Навички зформування тапідготовки договорів, офіційних листів Досвід роботи здокументообігом, архівом таобліком документації Вміння працювати зофісними програмами (MSOffice, Google Docs) Знання англійської мови нарівні Pre-Intermediate+ Організованість, системність, уважність додеталей, відповідальність Готовність працювати укоманді врежимі багатозадачності Вища освіта Твої обов’язки : Робота здокументообігом, архівом, реєстрами (офлайн іонлайн), контроль роудмапу документів накожному етапі, передача скан-копій керівнику проєкту, технічним письменникам, інформування про передані документи відповідальних осіб вкінці дня Редакторська перевірка таформатування документів при переведення зgoogle-doc вворд, вexcel, фінальне форматування документів перед друком напідпис. Комунікація зкомандою техрайтерів щодо виявлених неточностей Комунікація зкур’єрською службою (відправлення таотримання документів), логістика документів до/від Замовника (Контроль заповерненням документів вофіс уразі отримання інформації про таке повернення від техрайтера) Уразі необхідності виконання функції кур’єра— доставка таповернення документів уофіс Оформлення таперепровірка документації, їїоблік. Робота ізшаблонами (вичитка тааналіз договорів відповідно дочекліста, перевірка реквізитів, форматування) Друк, формування пакетів документів тапередача напідпис директору, упаковка, маркування для подальшої відправки Реєстрація вхідної тавихідної кореспонденції, ведення реєстрів кореспонденції Комунікація іззовнішніми контрагентами (відповіді навхідні дзвінки таповідомлення, координація, відправки документації, організація зустрічей тощо) тавнутрішніми співробітниками (адмін.відділ, відділ закупівель, бухгалтерія, техрайтер, проджект менеджери тощо) Оформлення документів (листів, комерційних запитів, згідно зшаблонами) таїхперевірка навідповідність запиту Оновлення шаблонів документів (узв’язку зізміною реквізитів) таконтроль заактуальністю реєстраційних документів Робота ізкорпоративною поштою тарозподіл занапрямками, прийом дзвінків навхідній лінії, первинне консультування, передача інформації відповідальному зацепитання співробітнику Зустріч тареєстрація гостей, бронювання переговорних кімнат, контроль лімітів бронювання тавикористання/повернення перепусток Забезпечення життєдіяльності офісу (замовлення паперу, канцелярії, контроль запрацездатністю оргтехніки, пошук такомунікація зпідрядниками) Ведення звіту витрат назабезпечення офісних потреб тавідправок/отримання документів Пошук тааналіз інформації зазапитом, формування таблиць, звітівпо требованию руководителя Ежедневная отчетность руководителю о выполненных задачах. В связи с чем открылась позиция: В связи с пополнением команды Что по условиям: Чье испытательный срок и сколько он длится? —3месяца Каков график работы? — график гибкий, примерно с 10 до 19, обычно все в это время работают. При этом, с пониманием относимся, если нужно сместить рабочее время, нужно просто предупредить команду Количество отпускных дней? —24 календарные дни нарек + праздничные дни от компании Количество оплачиваемых, больничных дней на год? — 5больничных дней год без справки от врача. С справкой количество дней неограничено. Но конечно лучше не болеть) Есть возможность учиться и повышать квалификацию, как внутри компании (план индивидуального развития), так и за ее пределами (всякие курсы, тренинги, до 70% от стоимости оплачивает компания) Чье возможность заниматься спортом? —Конечно, компания частично компенсирует расходы на спортзал и другие занятия спортом. Также в компании есть бесплатный Speaking Club, для всех работников. Формат офиса - коворкинг Попроцессу: Кто проводит ревью резюме? —HR, COO такоманда админотдела Сколько этапов интервью тазким? — порядок может меняться, но обычно у нас 2 этапа: Этап 1 — интервью с HR (длительность до 60 минут — проверяем насколько с тобой сходимся по ценностям и наличие необходимых нам компетенций в zoom или google meet) Этап 2 — техническое интервью с COO объективных вопросах, чтобы понять уровень твоих навыков. Что мы ценим превыше всего в Kitsoft : Мы гордимся инновационными токорисными продуктами, которые мы создаем Мы ценим наши пятничные вечера в коллегах - празднование дней рождения, зарубами внастольки или просто проведенным временем вместе Развитие каждого сотрудника - это основа успешной работы, поэтому тебя поддержит как руководство, так и Неформальные, доверчивые отношения с руководством (в любой момент ты можешь обратиться за помощью даже к нашему СЕО) Но самое интересное, что будешь ценить больше всего) Если тебе близки наши ценности, тогда тебе до нас! :-) Пожалуйста, ответь на вопросы ниже в сопроводительном письме при отправке своего резюме: Что тебе понравилось в нашей вакансии? Какие твои ожидания заработной платы? Нетерпением ждем тебя)