Младший офис-менеджер в Capgemini Engineering

Цель работы Офис-менеджер будет выполнять основные канцелярские, административные и общие офисные обязанности, включая ведение файлов, создание документов, рассылку почты и прием телефонных звонков. Кроме того, офис-менеджер будет осуществлять точные закупки кухонных и офисных товаров общего назначения, будет заниматься обслуживанием офиса и работать с BioStar (ACS), а также предоставлять отчеты о посещаемости. Основные задачи и обязанности: Общая административная и канцелярская поддержка. Ответьте на телефонные звонки и переведите к соответствующему сотруднику. Приветствуйте публику и клиентов и направляйте их к нужному сотруднику. Координируйте курьерскую службу (получение, сортировка и распределение входящей почты, подготовка исходящей почты к раздаче). Получать/отправлять оборудование из/за границу и поддерживать процесс таможенного оформления. Мониторинг и обслуживание канцелярских товаров (контроль наличия, заказ и распределение). Хранение канцелярских товаров и мелких запросов на оборудование в Cube. Составление бюджета канцелярских товаров и отчетность о расходах. Контроль уборщиц, охрана и техническое обслуживание.Контроль договоров и сбор документов от поставщиков. Регистрация и оценка поставщиков. Отправка отчетов на SharePoint. Координация и организация встреч и собраний. Помощь в планировании и проведении мероприятий. Контролировать оснащенность конференц-залов канцелярскими товарами и т. д. Сопровождать гостей, посещающих офис: заказ обедов, бронирование и подготовка конференц-залов, заказ такси и т. д. Выполнять рабочие поручения по запросу, например, поход на почту и в банк (доставить срочные документы). Выдавать карточки доступа для персонала. Работа в BioStar (Система контроля доступа) и ведение отчетов (отчет о посещаемости вашего местоположения, отчеты о входах/выходах в запретные зоны и т.д.).Подготовка комплекта для новичков.Управление парковочными местами для персонала (поиск, оплата и распределение) .Работа в системе резервирования рабочих мест.Образование, навыки и опыт ОБЯЗАТЕЛЬНО:Высшее образование.Опыт работы от 1 года на должности CRES Workplace Services Associate/Офис-менеджер/Офисный помощник/Рецептор.Английское правописание и грамматика на среднем уровне.Будет плюсомОрганизационные навыки, коммуникативные навыки, многозадачность, решение проблем. Показать больше Показать меньше Посадовый рівень Старший средний рівень Тип занятости Повний рабочий день Посадові обов'язки Админістрація Галузи ІТ-послуги та ІТ Консалтинг