Младший административный специалист (полная занятость, Киев) в Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH

Deutsche Gesellschaft fuer Internationale Zusammenarbeit (GIZ) в Украине ищет квалифицированного специалиста для проекта «Укрепление сообществ в пострадавших от войны регионах Украины посредством локализованных действий (EMPOWER)», на должность:

 Младшего административного специалиста (полная занятость, Киев)

(внутренний код SAP: Младший административный специалист)

 Из-за повсеместного разрушения основных базовых услуг в Украине более 14,6 млн человек, в том числе 3,7 млн внутренне перемещенных лиц (ВПЛ), остро нуждаются в помощи, особенно в восточных и южных регионах. Чтобы удовлетворить острую потребность во всесторонней поддержке, планируется новая многосторонняя донорская акция «Укрепление сообществ в пострадавших от войны регионах Украины посредством локализованных действий (EMPOWER)». Проект финансируется Федеральным министерством экономического сотрудничества и развития (BMZ) через фонды помощи переходному развитию (UH) и получает софинансирование от ЕС. Целью является обеспечение защиты, психосоциальной поддержки и необходимой помощи населению, особенно пострадавшему от войны, в отдельных регионах Украины (11 областей), уделяя особое внимание пострадавшему от войны населению и уязвимым группам. Проект реализуется в рамках взаимосвязи «Гуманитарное дело-Развитие-Мир» (HDP) с особым акцентом на повестку дня локализации, позволяя местным партнерам расширять и улучшать предоставление базовых услуг и продвигать местную ответственность.

Проект является частью Кластера устойчивого общества GIZ Украина. Продолжительность Акции запланирована с 01.06.2024 по 31.12.2028.

 Основные обязанности:

• Работа с офисом, инвентаризация, контроль находящегося на объекте имущества.
• Прием, ведение, архивирование документов, мелкий перевод на английский язык.
• Оформление приглашений на мероприятия, организуемые проектом, проверка запланированных посещаемость, составление списков участников, информирование участников о логистике мероприятий, управление запросами участников, распространение и сбор заполненных стандартизированных форм оценки.
• Организация различных типов мероприятий в соответствующей области, включая управление участниками и логистику, координацию организации мероприятий партнерами-исполнителями (НПО) и во взаимодействии с коммуникационной командой кластера.
• Отслеживание финансов мероприятий, включая подготовку запросов на обслуживание, предварительную проверку счетов за мероприятия и отчеты.
• Соблюдение правил защиты персональных данных при обработке списков участников и других документов реализации мероприятий и внесение персональных данных в таблицы мониторинга совместно со специалистами по мониторингу проекта.
• Организация логистики мероприятий, включая питание, размещение, проезд участников, аналогично по согласованию с руководителями проектов.
• Подготовка сервисных заявок совместно с лицом, ответственным за подготовку мероприятия.
• Поддержка команды проекта при подготовке договоров или мощностей. разработчикмеры по доработке с подготовкой необходимых материалов.
• Поддержка менеджеров проектов в подготовке тендеров и процедур заключения контрактов,  обеспечение соответствия бренду GIZ и ЕС и видимости.
• Сбор счетов и отчетов о результатах работы (включая списки участников или платежные документы) в установленные сроки.
• Предварительная проверка и предварительная обработка счетов для будущего управления командой FinAdmin.
• Подача документов о событиях/связанных событиях документов, создание цифровых копий файлов.
• Ввод данных, касающихся мероприятий и событий, участников, тренеров и других данных, в таблицы мониторинга вместе со всеми вспомогательными документами (повестки дня, отчеты, фотографии, стандартизированные формы оценки и т. д.).
• Поддержка управления офисом, помощь в инвентаризации активов.
• Регулярное общение с местными поставщиками услуг.
• Общение и эффективное сотрудничество с коллегами по кластеру.
• Обеспечение конфиденциального поведения. по отношению к третьим лицам во всех внутренних вопросах.

 Необходимая квалификация, профессиональный опыт и личные компетенции:

• Степень бакалавра или ее эквивалент.
• Опыт работы в сфере организации мероприятий, офис-менеджмента или смежных областях не менее 2 лет.
• Сильные организационные навыки и навыки планирования, глубокие знания и навыки управления данными.
• Умение работать под руководством давление.
• Клиентоориентированное и сервисно-ориентированное отношение.
• Сильный командный игрок.
• Очень хорошее знание украинского языка. Хорошее знание английского языка.
• Очень хорошие навыки работы с компьютером (MS Office Suite, Excel, PowerPoint и т. д.).

Мы предлагаем: 

• Официальное трудоустройство, фиксированную зарплату в евро, премии по результатам работы и 13-ю зарплату.
• Медицинскую страховку, 29 дней отпуска в год.
• Языковые курсы, тренинги по твердым и мягким навыкам.
• Индивидуально и группово. психологическая поддержка.
• Возможна гибкая и удаленная работа (в зависимости от потребностей проекта до 10 дней в месяц в пределах Украины). 
• Значительная и ценная работа, международная среда.

Условия трудоустройства:

 Полный рабочий день с 40-часовой рабочей неделей. Киев. Tназначение начинается с 01.02.2026.  Срок действия контракта составит 12 месяцев с возможностью продления.

 GIZ – работодатель, предоставляющий равные возможности и предлагающий привлекательную и интересную рабочую среду с возможностями повышения квалификации.

Заявление:

 Мы с нетерпением ждем ваше заявление на английском языке, содержащее ваше резюме и сопроводительное письмо, объясняющее вашу мотивацию подать заявку на вакансию до  COB 12 января 2026, понедельник. Только кандидаты, включенные в окончательный список, будут свяжутся с вами для следующих этапов процесса набора персонала.

 Кандидатам предлагается предоставить свои документы со следующим заголовком:

•  Фамилия Имя_CV

• Фамилия Имя_Сопроводительное письмо

 Отправляя заявку вы даете согласие на персональнуюобработка данных для процессов набора персонала исключительно в соответствии с правилами конфиденциальности данных GIZ. Ознакомиться с настоящими правилами вы можете по ссылке Защита данных | GIZ