Младший административный специалист в Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH

Deutsche Gesellschaft fuer Internationale Zusammenarbeit (GIZ) в Украине ищет квалифицированных специалистов для U-LEAD в Европе | Украина – Программа расширения прав и возможностей, подотчетности и развития на местном уровне на должность:

Младшего административного специалиста (полная занятость, Чернигов)

(внутренний код SAP: Младший административный специалист)

За последние несколько лет Украина разработала и приняла различные законы в поддержку амбициозной реформы децентрализации, которая меняет отношения между национальным, региональным и местным уровнями и укрепляет институциональный потенциал. Успех реформы децентрализации во многом зависит от координации и сотрудничества между различными заинтересованными сторонами, участвующими в реализации реформы на национальном, региональном и местном уровнях. Учитывая новые важные задачи, обязанности и финансовые ресурсы, которые получили органы местного самоуправления, реализация реформы должна сопровождаться экспертными консультациями, обучением и разнообразными мерами поддержки. U-LEAD (Украина-Расширение прав и возможностей местного населения, подотчетность и развитие) — это специальная мера, которая проводится в рамках многодонорской акции ЕС и его государств-членов Германии, Эстонии, Швеции, Дании, Польши и Словении для поддержки украинского правительства в реализация реформы децентрализации.

Мы ищем высокомотивированного младшего административного специалиста для поддержки работы нашего регионального офиса в Чернигове. 

Область ответственностиy: 

• Руководство офисом, инвентаризация, контроль объектов на территории.
• Прием, ведение, архивирование документов, перевод на английский язык.
• Оформление приглашений на мероприятия, организуемые Черниговским областным отделением. и/или Оперативной группы, проверка запланированной посещаемости, составление списков участников, информирование участников о логистике мероприятия, обработка запросов участников, рассылка и сбор заполненных стандартизированных оценочных форм.
• Организация различных типов мероприятий на территории соответствующей области, включая управление участниками и логистику.
• Отслеживание финансов мероприятий, включая подготовку заявок на обслуживание, предварительную проверку счетов и отчетов по мероприятиям.
• Точный ввод данных соответствующей области в U-LEAD с инфраструктурой управления данными Европейской программы (U-DATA) в соответствии с руководящими принципами.
• Соблюдение правил защиты персональных данных при обработке списков участников и вводе персональных данных в UDATA.< /li>
• Организация логистики мероприятий, включая питание, размещение, проезд участников. Поддержка Программы во всех организационных аспектах в соответствующей области.
• Подготовка запросов на обслуживание совместно с лицом, ответственным за подготовку мероприятия.
• Реализация или помощь КМУ в реализации. установленных процедур закупок и заключения контрактов, обеспечение соответствия бренду U-LEAD и видимости.
• Сбор счетов-фактур и отчетов об исполнении (в т.ч.списки участников) с соблюдением установленных сроков. Предварительная проверка и предварительная обработка счетов для будущего управления со стороны CMU.
• Регистрация мероприятий/связанных документов, создание цифровых копий файлов.
• Участие в мониторинге затрат.
• Ввод данных о мероприятиях, участниках, тренерах и других данных в U-DATA вместе со всеми подтверждающими документами (повестками дня, отчетами, фотографиями, стандартизированными формами оценки и т. д.). Координация с главой Регионального офиса, политическими советниками и ГНТ для обеспечения качества и точности данных, вводимых в U-DATA, включая ввод всех запланированных мероприятий за месяц вперед.
• Регулярная проверка и обновление важных событий U-DATA в соответствующей области, своевременное информирование о них в U-LEAD.
• Обеспечение управления офисом, контроль над активами на месте, помощь в инвентаризации активов.
• Обеспечение приема, обработки, хранения и перевода некоторых из них на английский язык.
• Выполнение функций координатора по безопасности Регионального офиса и сотрудничество с Управлением по управлению рисками GIZ.
• Регулярное общение с местными поставщиками услуг.
• Общение и эффективное сотрудничество с коллегами из Регионального офиса, командой U-LEAD, а также из других региональных офисов и других проектов GIZ в Украине.
li>
• Обеспечение конфиденциальности поведения по отношению к третьим лицам во всех внутренних вопросах.
• Регулярное общение и отчетность перед главой регионального офиса.

< strong>Необходимая квалификация, компетенции и опыт: 

• Степень бакалавра или ее эквивалент.
• На Опыт работы не менее 2 лет в сфере организации мероприятий, офис-менеджмента или смежных областях.
• Сильные организационные навыки и навыки планирования.
• Умение работать в стрессовых ситуациях.
• Клиент и сервис-ориентированное отношение.
• Сильный командный игрок.
• Очень хорошее знание украинского языка. Хорошее знание английского языка.
• Очень хорошие навыки работы на компьютере (MS Office Suite, Excel, PowerPoint и т.д.).

Мы предлагаем:< /p>

• Официальное трудоустройство;
• Заработная плата фиксированная в евро;
• Премии по результатам работы и 13-й оклад;
• Медицинская страховка; 
• 29 дней каникул в год;
• Языковые курсы; 
• Тренинги по жестким и мягким навыкам;
• Индивидуальная и групповая психологическая поддержка;
• Возможна удаленная и гибкая работа;
• Значительная и ценная работа , международная среда.

Условия трудоустройства

Полная занятость, 40-часовая рабочая неделя. Место назначения – город Чернигов Черниговской области. Задание начинается как можно скорее. Контракт до 30 октября 2024 г. (с возможным продлением).

GIZ является работодателем с равными возможностями и предлагает привлекательную и интересную рабочую среду с возможностями повышения квалификации.

Заявление

Заявка, состоящая из резюме кандидата и сопроводительного письма на английском языке, объясняющего мотивацию подачи заявления на вакансию, должна быть отправлена ​​на адрес recruitment-ua. @giz.de до COB 6 июня, 2024 г., Четверг.

Отправляя заявление, кандидат дает согласие на обработку персональных данных для исключительно процессы найма. 

Только кандидаты, вошедшие в короткий список, будут свяжутся с вами на следующих этапах процесса набора персонала.