Младший административный специалист в Стара назва: Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH Нова назва: Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH

Deutsche Gesellschaft fuer Internationale Zusammenarbeit (GIZ) в Украине ищет квалифицированного специалиста для Кластера надлежащего многоуровневого управления («Кластер MLG»):

Младший административный специалист (полная занятость, Киев)

(внутренний код SAP: младший административный специалист)

Младший административный специалист будет поддерживать проекты, находящиеся в Кластере надлежащего многоуровневого управления («Кластер MLG») GIZ Украина. Кластер многоуровневого управления (MLG) в портфеле GIZ по Украине включает проекты, поддерживающие прозрачную, эффективную и устойчивую реформу управления в рамках усилий по восстановлению, уже предпринимаемых в пострадавшей от войны стране, формируя ее будущее как современной европейской нации. Проекты направлены на эффективное сотрудничество национального, регионального и местного уровней управления, продвигая субсидиарность как принцип демократии, поскольку Украина соответствует acquis communautaire Европейского Союза. Проекты кластера работают в различных областях, связанных с многоуровневым надлежащим управлением: «U-LEAD с Европой» по децентрализации и местной устойчивости, «Digital UA Hub» по цифровой трансформации, технологиям и бизнес-решениям, «Интегрированное городское развитие в Украине». для устойчивых и устойчивых городов, а также «Укрепление сотрудничества Украины с ЕС в сфере верховенства закона» для сопровождения переговорного процесса о вступлении страны в ЕС.

Младший административный специалист присоединится к группе планирования, мониторинга и коммуникаций, расположенной в дирекции кластера. Эта команда способствует повышению видимости различных проектов во всех источниках СМИ, внутренних и внешних, и создает четыре основных бренда со своей индивидуальной идентичностью, которые встроены в общий общий кластерный подход к коммуникации и способствуют видимости брендов в сотрудничестве. ландшафт в Украине и визави доноров.

Обязанности

 Младший административный специалист отвечает за:

• выполнение коммерческих, организационных и административных задач;
• управление данными в отношении контроля, оценки, файлы и статистика.

Задачи:

1. Поддержка управления командой планирования, мониторинга и коммуникаций кластера MLG GIZ Украина

Младший административный специалист:

• общается с многоуровневым управляющим клубомотдел финансов/администрирования/закупок;
• регулярно составляет список предстоящих встреч и мероприятий и следит за актуальностью календаря группы Outlook;
• организует закупки по запросу;< /li>
• составляет проекты закупок товаров, таких как формы запросов на материалы и услуги для наглядности;
• обеспечивает документацию по закупкам и поток информации;
• общается с поставщиками товаров и услуг;
• координирует доставку товаров и услуг;
• обрабатывает счета и другую финансовую документацию перед передачей ее директорам проектов кластера;
• поддерживает директоров проектов во время подготовки к внутреннему контролю и аудиту;
• поддерживает директоров проектов MLG c в заключении и финансовом управлении крупномасштабными грантовыми соглашениями.

2. Управление контрактами.

Младший административный специалист:

• составляет проекты контрактов на сумму менее 2500 евро;
• создает и поддерживает систему хранения документов для офиса или проекта, обеспечивает конфиденциальность информации, особенно в области персонала и финансов;
• выполняет функции менеджера документации кластера MLG и хранит документы в DMS;
• ежедневно обновляет файловую систему входящей и исходящей корреспонденцией.

< strong style="font-weight:bold !important">3.Управление мероприятиями

Младший административный специалист:

• отвечает за организацию, планирование и административную документацию мастер-классов, семинаров, тренингов, ознакомительных поездок, включая управление тендерными процессами;
• помогает готовить программы посетителей, составляет расписание поездок, организует транспорт посетителей, бронирует гостиницы и билеты;
• в случае более масштабных и сложных мероприятий сопровождает ответственного консультанта для поддержки на месте;
• поддерживает краткосрочных экспертов во время их пребывания в организационных вопросах;
• бронирует гостиничные номера для участников мероприятий и краткосрочных экспертов;
• организует транспорт для краткосрочных экспертов и членов команды;
• участвует во внутренних и внешних (командных) встречах и семинарах и помогает в их организации и документировании, например. путем составления протокола;
• при необходимости ксерокопирует и сканирует документы;
• разрабатывает и ведет список контактов для закупок товаров и услуг.

4.Другие обязанности/дополнительные задачи

Младший администратор Специалист:

• будет в курсе правил GIZ в рамках своей деятельности;
• общается с кластерным офисом MLG по актуальным задачам;
• общается с другими проектами;
• выполняет другие обязанности и задачи по запросу руководства.

Требуемая квалификация, компетенции и опыт:

• Степень бакалавра или магистра (например, деловое администрирование, экономика, политология, экология);
• профессиональный опыт: не менее 1–3 лет профессионального опыта в аналогичной сфере. должность;
• опыт работы в сфере международного сотрудничества в целях развития.

Другие знания, дополнительные компетенции:

• очень хорошее знание технологий ITC (электронная почта, команды MS);
• хорошее знание компьютерных приложений (MS Office) и знание бухгалтерского программного обеспечения;
• хорошее знание компьютерных приложений (MS Office) и бухгалтерского программного обеспечения;
• хорошее знание компьютерных приложений (MS Office) и бухгалтерского программного обеспечения;
• хорошее знание технологий ITC (электронная почта, команды MS); li>
• языки: родной украинский, свободный устный и письменный английский, немецкий рассматривается как преимущество;
• готовность повышать квалификацию в соответствии с выполняемыми задачами – соответствующие меры согласовываются с руководством.

Мы предлагаем:

• официальное трудоустройство;
• зарплата фиксированная в евро, премии по результатам работы и 13-й оклад;
• медицинская страховка, 29 дней отпуска в год;
• медицинская страховка, 29 дней отпуска в год;
• медицинская страховка, 29 дней отпуска в год;
• li>
• языковые занятия, тренинги по твердым и мягким навыкам;
• индивидуальная и групповая психологическая поддержка;
• возможна удаленная и гибкая работа;
• содержательно и ценно работа, международная обстановка.

Условия трудоустройства

Полная занятость при 40-часовой рабочей неделе. Место работы — Киев. Срок действия контракта – до конца октября 2024 года с высокая возможность расширения.

GIZ — работодатель, предоставляющий равные возможности и предлагающий привлекательную и интересную рабочую среду с возможностями для повышения квалификации.

Приложение

Заявление, состоящее из резюме кандидата и сопроводительного письма на английском языке, объясняющего мотивацию подачи заявления на вакансию, должно быть отправлено на [email protected] до  COB, 20 мая 2024 г., вторник.

Отправляя заявку, кандидат дает согласие на обработку персональных данных исключительно в целях подбора персонала.

Только кандидаты, вошедшие в короткий список, будут свяжутся с вами на следующих этапах процесса набора персонала.