Административный помощник по кадрам в Five Jars

Five Jars ищет мотивированного виртуального офис-менеджера начального уровня в Украине для поддержки нашей динамичной команды и высшего руководства. Эта роль имеет решающее значение для обеспечения бесперебойной повседневной деятельности путем решения широкого спектра административных задач в компании и оказания личной помощи руководству высшего звена. Вы подходите на эту должность, если вы инициативный человек. , способны эффективно управлять своей рабочей нагрузкой и обладают отличными коммуникативными навыками. Кто мы? Five Jars — это цифровое агентство с полным спектром услуг по дизайну, стратегии и веб-разработке, которое создает интуитивно понятный веб-интерфейс на основе данных. За последние 6 лет мы реализовали более 100 проектов для клиентов в различных отраслях, включая здоровье и фитнес, средства массовой информации, искусство и культуру, а также неправительственные организации. Как команда творческих и талантливых экспертов под руководством лидеров с 15 + многолетний опыт работы в сфере технологий, мы любим наши проекты, работаем вместе и делаем все, чтобы обеспечить рост компании и клиента.Требования:Жесткие навыки:Владение программным обеспечением для управления офисом (например, MS Office, Google Workspace (документы, электронные таблицы, календарь и т. д.) )Опыт работы с системами онлайн-календаря, инструментами управления проектами и платформами для совместной работы.Знание платформ бронирования поездок и исследовательских подходов.Базовое понимание планирования и координации мероприятий.Возможность работать не менее 4 часов в часовом поясе США. В идеале работать со сдвигом часового пояса США, чтобы менеджеры высшего звена могли быстрее отвечать на вопросы. Уровень английского языка выше среднего или продвинутый, разговорный уровень украинского языка. Приятно иметь степень бакалавра в области делового администрирования, коммуникации или смежных областях. Приветствуются мягкие навыки: Исключительно. организационные навыки и навыки тайм-менеджмента. Сильные коммуникативные и межличностные способности. Доказанная способность эффективно управлять несколькими задачами и приоритетами. Высокая степень инициативы, способность работать независимо и совместно. Настрой на решение проблем, внимание к деталям. Проактивность: если что-то неясно – не бойтесь задавать вопросы. Обязанности. Уровень C. Помощь руководству (30%)Коммуникация по некоторым вопросам, связанным с документацией (например, общение с юристом о ходе подготовки документов)Постановка задач подрядчикам и контроль сроковПомощь в ведении календаря, например, запись на прием к врачуИсследования, связанные с различными областями (для Например, исследуйте конкретных врачей или школы) Бронируйте деловые встречи, выбирайте и бронируйте рестораны и т. д. Управление персоналом (25%) Управление льготами: надзор за ежедневным администрированием программ льгот для сотрудников. Анализ и сравнительный анализ льгот: проведение регулярного сравнительного анализа и анализа программы льгот для сотрудников для оценки конкурентоспособности, экономической эффективности и удовлетворенности сотрудников. Помощь и поддержка сотрудников: служит для сотрудников ресурсом для решения вопросов, проблем и проблем, связанных с льготами. Предоставление индивидуального руководства, разрешение споров и защита потребностей сотрудников в сотрудничестве с HRNational Holidays Management and Communication: обновление списка национальных праздников для разных стран (политика и HRIS), передача обновлений и напоминаний команде. Управление образовательными программами: предоставление всей необходимой информации. поддержка, такая как общение со спикерами, управление расходами, объявления команды, размещение учебных материалов и т. д. Поддержка и участие проектов отдела кадров Управление поездками (20%) Бронирование поездок: координация и бронирование транспорта (авиарейсы, поезда, аренда автомобилей) и проживания (гостиницы, апартаменты) в соответствии с предпочтениями путешественника, бюджетом и политикой компании. Управление расходами: мониторинг командировочных расходов и обработка отчетов о расходах. Разработка туристической политики: разработка и обновление политик и процедур в отношении поездок в ответ на меняющиеся потребности бизнеса, отраслевые тенденции и нормативные требования. Поддержка путешественников: предоставление помощи и поддержки путешественники до, во время и после поездки, включая консультации по поездкам, визовую помощь, туристическую страховку и круглосуточную экстренную поддержку. Управление мероприятиями (15%)Организация офлайн-мероприятий: организация личных мероприятий для команды, начиная от концепции до реализации. и выполнение онлайн-мероприятий: предложение и организация виртуальных мероприятий и взаимодействия с командой. Управление расходами: управление финансовыми аспектами планирования и проведения мероприятий. Управление корпоративной торговлей (10%). Выбор продуктов: исследование и выбор ассортимента продуктов и фирменных товаров, соответствующих фирменный стиль компании, ценности и предпочтения людей. Управление поставщиками: выявление и установление отношений с поставщиками, согласование контрактов, цен и условий обслуживания для обеспечения экономической эффективности и своевременной доставки товаров. Дизайн и брендинг: сотрудничество с внутренней командой дизайнеров для создания индивидуального дизайна. Инвентаризация. Управление: Управление и контроль хранения товаров. Выполнение и распределение заказов: Управление процессом заказа, координация с поставщиками обработки заказов, организация отгрузки или доставки, а также отслеживание статуса отгрузки. Контроль качества: Обеспечение качества товаров. Дополнительные сведенияОписание команды, с которой нужно работать. : Главный исполнительный директор (CEO) и главный операционный директор (COO)Специалист по персоналуПотенциально еще несколько человек из командыКакие возможности роста есть на этой должности:Специалист по коммуникациям/взаимодействиюСпециалист по путешествиям/мероприятиямСпециалист по L&DСпециалист по брендингуПроцесс найма:Тестовое заданиеПроверочное собеседование с рекрутеромКвалификация ИнтервьюФокусное собеседованиеПроверка рекомендацийМы предлагаем 100% удаленную работуПрофессиональный рост и регулярные аттестацииПривилегии, такие как отпуск, больничный, выходной во время официальных национальных праздниковГибкий график и 7-часовой рабочий деньСчастливый час каждую пятницу с членами командыПомощь в изучении новых вещей (курсы, книги и т. д.). )Поддержка в участии в конференцияхТёплая и дружелюбная рабочая атмосфераГибкость в принятии решений, отсутствие микроменеджментаУважение и поддержка во всех видах деятельностиПостроение команды и другие виды онлайн/оффлайн командной деятельности Показать больше Показать меньше Должностной уровень Другое Тип занятости Полный рабочий день Должностные обязанности Кадровое сопровождение Отрасли ИТ- услуги и ИТ-консалтинг