Координатор по управлению персоналом и администрированию / Эксперт по управлению персоналом и администрированию в Save the Children

Save the Children International — ведущая международная гуманитарная организация, которая уже более 100 лет защищает права детей во всем мире. Мы работаем более чем в 100 странах, реагируя на чрезвычайные ситуации, реализуя программы инновационного развития и отстаивая интересы детей на глобальном уровне.

Наша деятельность в Украине началась в 2014 году. С тех пор мы значительно расширили географию своего присутствия, оказывая поддержку детям и семьям, пострадавшим от войны. Мы работаем в таких сферах, как образование, защита детей, продовольственная безопасность и социальная поддержка, а также проводим информационно-пропагандистскую деятельность, направленную на обеспечение устойчивых изменений в жизни детей.

Цель должности:

Эксперт по кадрам и администрированию оказывает эффективную, ориентированную на людей и оперативную поддержку Южного регионального офиса в области управления персоналом и административных процессов. Должность имеет ключевое значение для персонала и руководителей отделов, поскольку предполагает всестороннюю поддержку в вопросах подбора, адаптации новых сотрудников, трудовых отношений, управления кадровыми данными, а также решение повседневных административных задач, включая организацию офиса, координацию логистики и обеспечение проезда и проживания сотрудников. В тесном сотрудничестве с региональным директором, менеджером по персоналу и соответствующими подразделениями действующий сотрудник обеспечивает соблюдение трудового законодательства Украины, политики «Спасти детей» и внутренних операционных стандартов. Эксперт по кадрам и административному управлению способствует созданию эффективной, безопасной и инклюзивной рабочей среды, позволяющей сотрудникам хорошо выполнять свои обязанности и добиваться положительных результатов для жизни детей.

Основные обязанности

• Выступать в качестве основного контактного лица по кадровым и административным вопросам Южного регионального отделения, обеспечивая активное общение с сотрудниками и эффективное оказание кадровых услуг в тесном сотрудничестве с руководителем по подбору, поставке и использованию персонал.
• Обеспечивать полное соответствие кадровых процессов и документации трудовому законодательству Украины и внутренней политике организации.
• Координировать процессы приема и увольнения сотрудников регионального офиса, обеспечивая своевременную обработку всех необходимых документов и актуализацию информации в кадровых системах.
• Вести точный и полный кадровый учет, включая личные дела, личные карточки (форма П-2), трудовые договоры, дополнительные соглашения и приказы по личному составу; обеспечить их надлежащее архивирование и передачу в центральный аппарат.
• Подготавливать, проверять и обновлять кадровые документы (трудовые договоры; приказы о приеме, переводе, изменении условий труда, отпуске, увольнении и т.п.) в соответствии с требованиями законодательства и внутреннего распорядка.
• Вести и контролировать графики отпусков, оформление больничных листов, учет льгот и страховых стажей; при необходимости подготовить справки с места работы и документы в Пенсионный фонд.
• Обеспечить своевременное предоставление кадровых данных, отчетов и консультаций коллективами региональным руководством для поддержки процесса принятия решений.
• Содействовать разработке, внедрению и периодическому пересмотру кадровой политики, процедур и бизнес-кейсов с целью повышения эффективности, экономии и соблюдения законодательства.
• Поддерживать последовательность и порядок кадровой документации и кадровой практики в регионе, включая соблюдение требований по защите персональных данных.
• Содействовать реализации стратегических кадровых инициатив в координации с менеджером по подбору, снабжению и использованию и поддерживать директора Человеческие ресурсы и администрация в стратегическом кадровом планировании.
• Участвовать в организационных инициативах Save the Children и глобальных проектах, направленных на улучшение кадровой практики и улучшение опыта сотрудников.
• Придерживаться и продвигать Политику защиты детей Save the Children, Кодекс поведения, предотвращение притеснений и другие обязательные стандарты в повседневной жизни.
• Выполнять другие задачи, порученные директором Южного регионального офиса или отделом кадров и администрирования, в соответствии с целями. позиции.

Административные обязанности

• Контролировать повседневную административную деятельность Южного регионального офиса и размещение гостей.
• Инициировать запросы на оплату всех арендованных помещений SCI (включая квартиры для международного персонала, размещение для посетителей, аренду офиса и т. д.) и другие соответствующие платежи.
• Убедиться в наличии всех соответствующих и правильных документов, подтверждающих все платежи.
• Подготавливать ежемесячные отчеты по использование корпоративных кредитных карт, расходы на такси и участие в ежемесячном бюджетном планировании полевого офиса.
• Контролировать уборщиков, чтобы обеспечить хорошее состояние офисных и гостевых помещений.
• Подготавливать и обновлять административную документацию, включая контракты с поставщиками, договоры аренды и другие соответствующие документы.
• Организовать и контролировать всю логистику и условия проживания для персонала и посетителей.
• Обеспечить своевременную связь и координацию с отделами цепочки поставок, финансами и безопасностью для бесперебойной работы офис.
• Участвовать в разработке операционных бюджетов и помогать в подготовке отчетов для руководства и других заинтересованных сторон по мере необходимости.
• Поддерживать организацию мероприятий (тренингов, конференций), встреч с ключевыми заинтересованными сторонами, донорами и партнерами; участвовать во встречах по мере необходимости для оказания соответствующей поддержки.

Для достижения успеха необходимо иметь:

• Степень магистра в области делового администрирования, социальных наук или смежных областей.
• Опыт работы HR-специалистом или координатором по персоналу не менее 5 лет, желательно в международной организации.
• Глубокое понимание HR-процессов, в том числе трудового законодательства Украины, подбора персонала, взаимодействия с сотрудниками, компенсаций и льгот системы, интерпретация политик и процессов организационных изменений.
• Умение эффективно взаимодействовать и сотрудничать с менеджерами.высшим руководством, а также способствовать развитию HR-компетенций в командах.
• Проактивность, способность быстро решать проблемы, включая оценку и минимизацию рисков, а также адаптироваться в динамичной среде.
• Отличные коммуникативные навыки (письменные и устные) и способность давать четкие, практические HR-рекомендации. 
• Развитые навыки презентации, фасилитации и межличностного общения.
• Умение работать в команде, способность строить позитивные рабочие отношения на всех уровнях взаимодействия.
• Знание Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) и опыт работы с цифровыми платформами для HR-процессов и исследований. 
• Приверженность принципам разнообразия, равенства, инклюзивности, а также миссии и ценностям организации Save the Children.
• Свободное владение английским языком (разговорным и письменным); обязательное знание украинского языка.

Предлагаем

• Официальное трудоустройство в соответствии с законодательством Украины
• Международные условия труда
• Рабочий день с 9 до 17 часов
• Медицинское страхование
• Страхование жизни и здоровья
• Возможности обучения и профессионального развития

Политика защиты дети:

Мы должны обеспечить безопасность детей, поэтому наш процесс отбора включает строгую проверку анкетных данных и отражает нашу приверженность защите детей от жестокого обращения. 

Готовы принять на работу работника с инвалидностью.

Если Вас заинтересовала вакансия, присылайте резюме на английском языке до 30.11.2025. Обратите внимание, что вакансия будет оставаться открытой на сайте до тех пор, пока мы не найдем успешного кандидата.

В сопроводительном письме укажите ожидаемую зарплату и уровень владения английским языком.