Начальник отдела по координации портфолио проектов и грантов в Red Cross Ukraine

Национальный комитет Общества Красного Креста Украины (ТХЧУ) объявляет конкурс на должность Начальник отдела по координации портфолио проектов и грантов

Общество Красного Креста Украины - крупнейшая гуманитарная организация Украины, которая одна из первых реагирует на все чрезвычайные ситуации в стране и оказывает помощь тем, кто больше ее нуждается. 

Чувствуете, что можете сделать мир лучше? Пприсоединяйтесь к Обществу Красного Креста Украины:  

• Возможность творить добро: Помогите тем, кто в этом нуждается, и почувствуйте вдохновение от сделанного взноса
• Новые знания и навыки: Пройдите интересные тренинги, станьте волонтером или сотрудником и получите опыт, который пригодится в жизни. 
• Друзья и единомышленники: Присоединяйтесь к команде неравнодушных людей, которые всегда готовы прийти на помощь. 
• Гордость за свои действия: Присоединяйтесь и почувствуйте гордость за то, что вы – герой! 

ОКК – это тысячи людей по всей Украине, которые ежедневно делают мир лучше. 

Вакансия на должность Начальника отдела координации портфолио проектов и грантов в Красном Кресте Украины охватывает руководство и поддержку отдела, занимающегося координацией всех аспектов администрирования, контроля и поддержки портфеля проектов организации. Основные обязанности включают в себя запуск проектов, согласование и контроль проектных контрактов, консолидацию и обновление данных о проектах, а также координацию информационного обмена между донорами и внутренними пользователями. Начальник отдела способствует внедрению и развитию методологий управления проектами через участие в инициативах по усовершенствованию бизнес-процессов, инновационные изменения в жизненном цикле проектов и другие инициативы, направленные на повышение эффективности управления проектами и системного подхода в организации.

Эта роль требует тесного сотрудничества со всеми внутренними структурами организации, в частности, с Программным Директором, руководителями программ, отделом партнерства, отделом кадров, финансовым отделом и операционным отделом. Начальник отдела также отвечает за взаимодействие с донорами по выполнению их требований и обеспечению качественной отчетности.

Обязанности: 

Координация портфолио проектов и грантов : 

• Управлять организационными и рабочими процессами в рамках проектов между программными командами, высшим руководством и Донорами для обеспечения своевременной и качественной координации пересмотра документов и соглашений по управлению проектами.
< li>Помогать менеджеру/управлению портфолио проектами и грантами предоставлять своевременные, обстоятельные ответы на информационные запросы из внутренних и внешних источников.
• Забывать поддержку базы проектов и грантов в актуальном состоянии (анализ архитектуры документов, внедрение процессов для других подразделений для обеспечения консолидации данных в одной среде)
• Обеспечивать общую координацию проектов внутри организации (проведение kick-off встреч по новым проектам, организацию этапа планированияя проекта, решение проблемных вопросов)
• Внедрять инициативы, которые улучшат уровень управления проектами (разработка шаблонов документов, организация координационных встреч и т.п.).
• Анализировать состояние проектов, предоставлять информацию по запросу для руководства , коммуникировать с внутренними отделами и Донорами относительно статуса проектов.

Управление по выполнению условий проектных контрактов:

• Обеспечивать и поддерживать процесс согласования и подписания проектных контрактов (согласование с внутренними и внешними участниками)
• Обеспечивать контроль за выполнением условий контрактов (регистрация/обновление реестра проектов, внедрение календарей отчетности, унификация требований Доноров, контроль соблюдения требований и координация с соприкасающимися) внутренними подразделениями)
• Тесно сотрудничать с программным отделом, отделом PMER (отдел планирования, мониторинга, оценки и отчетности), финансовым отделам для контроля своевременной отчетности по проектам
• Участвовать в улучшении бизнес процессов , связанных с инициацией проектов/ревизиями проектов/пролонгацией, внедрение новых инструментов (внедрение ERP cсистемы) и т.д. p>Другие задачи, ползающие с координацией портфолио проектов:
  • Оказывать консультационную поддержку или рекомендации отдела, занимающегося написанием проектных предложений и грантов
  • Братья участие в стратегических сессиях по планам развития программ и планов по будущим проектам
  •  Любые другие задачи по согласованию с непосредственным руководителем

  Управленческие задачи :

  • Наставлять и эффективно управлять сотрудниками отдела, находящимися в подчинении, для обеспечения своевременного и надлежащего выполнения задач, возложенных на отдел. 
  • Регулярно встречаться с сотрудниками отдела для предоставления обратной связи в режиме реального времени, обсуждения потребностей в профессиональном развитии, планов обучения и т.д.
  • Управлять административными и финансовыми аспектами работы отдела в рамках определенных программных задач.
  • Заботиться о сотрудниках отдела, поощрять их к использованию отпусков, информирование о доступных ресурсах поддержки для них и их семей

  Требования: 

  Необходимые знания и навыки:

  • Высшее образование или его эквивалент (желательно в области проектного/программного менеджмента или смежных отраслях, в частности, в социальных науках).
  • Опыт работы от трех (3) лет в области управления проектами/программами/портфолио проектов в общественных организациях на аналогичной должности или в подобной организации (опыт работы с донорами ECHO , USAID, OCHA, BHA, FCDO и другими будут существенным преимуществом).
  • Понимание ключевых практик и стандартов гуманитарного реагирования (проектный и программный цикл, требования к отчетности, принципы работы с донорскими организациями и т.п.). >
  • Отличные коммуникативные навыки и умение вести переговоры.
  • Общие финансовые, административные и информационные навыки, а также навыки работы с информационными технологиями.
  • Способность практически демонстрировать успешный опыт во всех вышеперечисленных ключевых компетенциях.
  • Способность работать самостоятельно с минимальным контролем со стороны руководства, определять приоритетность при наличии нескольких рабочих задач в условиях быстрого темпа работы, соблюдать конечные сроки, принимать взвешенные профессиональные решения.
  • Английский язык на уровне B2 и выше обязателен.

  Основные модели поведения 

  • Приверженность стратегии и ценностям ВОК. 
  • Опыт работы в сотрудничестве с высшим руководством. 
  • Умение работать в команде и строить отношения

  Общество Красного Креста Украины предлагает: 

  • Интересное, разнообразную и многозадачную работу; 
  • Трудоустройство согласно КЗоТ; 
  • Своевременную выплату заработной платы; 
  • Дружеский и сплоченный коллектив единомышленников; 
  • Участие в тренингах и семинарах в Украине и за ее пределами. 
  • Уникальный опыт работы в крупнейшей общественной организации Украины

  Мы намерены создать в ОКХУ безопасную и инклюзивную среду, которая обеспечит всем сотрудникам, волонтерам независимо от возраста, пола и гендерной принадлежности, этнического происхождения, религии, наличия инвалидности, сексуальной ориентации – равный доступ к возможностям, защита их достоинства и равенство прав. 

  Мы являемся работодателем с равными возможностями для всех работников, в том числе для лиц с инвалидностью. 

  Мы  не дискриминируем в своем выборе и трудоустройстве на основе расы, цвета кожи, религии, пола, национального происхождения, политической принадлежности, сексуальной ориентации, гендерной идентичности, семейного положения, инвалидности, генетической информации, возраста. 

  Сексуальная эксплуатация и поругание запрещены во всех формах. Организация внедряет политику предотвращения сексуальных домогательств, сексуальной эксплуатации и поругания, в том числе на рабочем месте.  

  Рабочее место:  г. Киев, ул. Деловая, 3

  Испытательный срок – 3 месяца. 

  Просим присылать резюме с указанием желаемого уровня зарплаты с указанием должности по следующему адресу: [email protected]. 

  Учитывая большое количество запросов, мы связываемся с кандидатами, полностью отвечающими требованиям вакансии.