Руководитель дополнительного офиса в Premiere Urgence Internationale

Premiere Urgence Internationale (PUI) — некоммерческая, неполитическая и нерелигиозная гуманитарная неправительственная организация. PUI начала гуманитарную интервенцию в Украине в феврале 2015 года. Целями миссии являются улучшение или восстановление равноправного доступа к первичной медико-санитарной помощи для местного и перемещенного населения, пострадавшего от военного конфликта, а также улучшение условий их жизни путем удовлетворения их основных потребностей.Место работы : Подофис в Покровске/Днепре Общая цель: Под руководством полевого координатора и путем делегирования своих полномочий руководитель подофиса несет общую ответственность за надлежащее оперативное управление и руководство деятельностью PUI в Донецкой области, в своей /географическая зона вмешательства в Донецке. Руководитель подотдела также следит за ситуацией, чтобы обеспечить актуальность программ и их соответствие приоритетным потребностям. В этом качестве он/она также отвечает за представление PUI в Донецкой области на местном уровне, в том числе в координации с другими агентствами, а также за обеспечение прямой связи между полевым координатором, командой и страновой командой. Также отвечает за управление офисом, автопарком и персоналом в регионе. Наконец, руководитель суб-офиса обеспечивает управление безопасностью своего географического региона и обеспечивает все меры безопасности, включая планы действий в чрезвычайных ситуациях и стандартные операционные процедуры. Задачи и обязанности: Руководитель суб-офиса несет ответственность за общую своевременную реализацию портфеля программ PUI в своих географических регионах деятельности (Донецкая область). При поддержке менеджеров программ и координатора на местах он/она несет общую ответственность за надлежащую реализацию программ. и бесперебойную работу служб поддержки в Донецкой области. Он также имеет делегацию полевого координатора по обеспечению безопасности имущества и людей, находящихся под ответственностью PUI в зонах вмешательства в Донецке. Руководитель подотдела: у источника разработки программы и оперативного позиционирования в Донецкой области, в соответствии со стратегией PUI.country и совместно с программными и оперативными техническими координаторами. Руководитель подофиса, как член группы управления базой, способствует выполнению целей и задач Днепровской базы PUI в стране посредством других задач по мере необходимости и/или по указанию Полевого координатора. Контекстный анализ и участие в реализации стратегии партнерства: Он/она участвует в контекстном анализе региона(ов) базовые районы вмешательства, исследования новых мест, вносит свой вклад в потенциальные проекты базы с точки зрения выявленных пробелов в предоставлении гуманитарной помощи. Поддержка команды программы в общении и сотрудничестве с внешними заинтересованными сторонами: Он/она ответственный для установления и поддержания связи и сотрудничества с внешними заинтересованными сторонами на областном уровне, надлежащего документооборота, реализации мероприятий в координации с командой программы, поддержания связи в сборе документов от внешних субъектов и надлежащего архивирования. Внутренняя и внешняя координация: Он/она активно участвует в стажеркартирование всех услуг и оказывает поддержку базовой команде программы по картированию направлений, уделяя особое внимание организациям гражданского общества. И взаимодействие с несколькими организациями, включая местные органы власти. Связь и взаимодействие с местными властями на базовом уровне: Он/она оказывает поддержку руководству базы и команде программы в установлении и поддержании контактов с местными властями областного, районного и громадного уровня, обеспечивает поддержка во время внешних встреч и участие в сборе данных о достижениях деятельности PUI в областях вмешательства. Конкретные цели и связанные мероприятия:1. УЧАСТВОВАТЬ В АНАЛИЗЕ КОНТЕКСТА НА БАЗОВОМ УРОВНЕ, ВЫЯВЛЕНИИ ПРОБЕЛОВ В ПРЕДОСТАВЛЕНИИ ГУМАНИТАРНОЙ ПОМОЩИ И ПОТЕНЦИАЛЬНЫХ НАПРАВЛЕНИЯХ ВМЕШАТЕЛЬСТВ/он участвует в разработке оперативной стратегии на базовом уровне, выявлении пробелов в предоставлении гуманитарной помощи, потенциальных партнерах для будущих проектов; Он/она участвует в изучении новых мест для реализации мероприятий; Он/она отвечает за установление контактов с местными властями и надлежащее последующее взаимодействие с ними; Он/она гарантирует, что данные и информация, предоставленные PUI внешним заинтересованные стороны актуальны и своевременны; он/она отвечает за сбор отзывов о деятельности PUI от местных заинтересованных сторон; он/она следит за развитием гуманитарной поддержки, предоставляемой местными субъектами в базовых областях вмешательства.2. ОБЕСПЕЧИВАЙТЕ БЕЗОПАСНОСТЬ СОБСТВЕННОСТИ И ЛЮДЕЙ ПОДОФИСА: Он/она следит за тем, чтобы план обеспечения безопасности для подофиса был актуальным, и чтобы все знали и понимали его (как международный, так и национальный персонал). Он/она должен обновить планы обеспечения безопасности на случай особых обстоятельств, таких как обстрелы или атаки, или изменения в контексте безопасности. Он/она обеспечивает сбор данных, касающихся безопасности на его/ее поле деятельности, проводит анализ и распространяет их среди своих/ее. непосредственный руководитель регулярно или на разовой основе, если это необходимо. Он/она проверяет, что имеющиеся в его/ее распоряжении материальные и человеческие ресурсы достаточны для обеспечения оптимальной безопасности команд, материалов и бенефициаров. В случае инцидента безопасности , (независимо от того, имело ли это место или его удалось избежать), он/она гарантирует, что информация будет немедленно передана его/ее непосредственному руководителю и доложена о ней в соответствии с руководящими принципами PUI. Он/она несет ответственность за написание отчета об инциденте, который будет немедленно доводится до сведения его непосредственного руководителя. Он/она отвечает за надзор за работой офицера безопасности и связи. Он/она гарантирует, что у этого персонала есть все необходимые инструменты для создания и поддержания хороших отношений с местными административными органами или заинтересованными сторонами в области безопасности.3. Внутренняя и внешняя координация и представительство. Он/она собирает, анализирует и распространяет внутреннюю значимую информацию о гуманитарном контексте, выявленных потребностях, государственной политике и деятельности заинтересованных сторон для информирования при планировании программы и принятии решений; Он/она обеспечивает поддержку членам программной группы во время внешних встреч. и при необходимости покрывает отсутствие на встречах с Кластерами ответственных коллег; Активно участвует в сборе и представлении информациикартирование внутренних услуг; он/она оказывает поддержку базовой команде программы по картированию направлений, уделяя особое внимание организациям гражданского общества.4. Связь и взаимодействие с местными властями на областном уровне. Оказывает/он поддержку руководству базы и программной команде в установлении и поддержании контактов с местными властями областного, районного и громадного уровня и надлежащем последующем контроле; Он/она обеспечивает поддержку базы. руководство во время встреч с местными властями; Он/она активно участвует в сборе данных о достижениях деятельности PUI в областях вмешательства и последующих действий местных органов власти, если необходимо;5. ОБЕСПЕЧИВАТЬ ЛОГИСТИЧЕСКУЮ, АДМИНИСТРАТИВНУЮ И ФИНАНСОВУЮ ПОДДЕРЖКУ БАЗЫ. При поддержке команды логистики на вазе он/она обеспечивает удовлетворение потребностей суб-офиса (поддержка, программирование) и ежемесячно обращается к менеджеру по администрированию и финансам. при этом гарантируя, что все донорские и внутренние процедуры соблюдаются, а также что обязательства соответствуют имеющемуся бюджету. выполнение работы и размещение бригад, в оптимальных условиях безопасности. Отвечает за оптимизацию затрат; и для достижения этой цели использует отслеживание бюджета; он/она обеспечивает адекватные финансовые ресурсы для функционирования базы. Что касается мониторинга бюджета, он/она участвует в групповом анализе (наряду с техническим, административным и логистическим управлением) и отвечает за выявление аномалий и предложение корректировок его/ее непосредственному руководителю и администратору и финансовому координатору. Он/она гарантирует, что процессы бухгалтерского учета соблюдаются административным отделом в подчиненном офисе и доводятся до сведения административного и финансового менеджера в соответствии с согласованным графиком. Совместно с административным и финансовым менеджером Обеспечивает соблюдение процедур принятия расходных обязательств, участвует в процессе согласования заказов на закупку. Требуемые знания и навыки: ОБЯЗАТЕЛЬНОГуманитарные ценности / Гуманитарные ценности Переговоры ЖЕЛАТЕЛЬНО: Высшее образование в соответствующей области (Политология, Административный менеджмент и не только) ТРЕБУЕТСЯ ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЙ ОПЫТ - Мин. 2 года работы в секторе НПО ЖЕЛАТЕЛЬНО - Опыт работы с PUI, Опыт работы с МНПО, Опыт работы в логистике, Опыт управления проектами ТРЕБУЮТСЯ ЗНАНИЯ И НАВЫКИ - Очень хорошие навыки письма, Отличные коммуникативные навыки ЖЕЛАТЕЛЬНО - Способность и интерес к изучению нового и адаптации ТРЕБУЕМЫЕ ЯЗЫКИ - Украинский, Очень хороший английский ЖЕЛАТЕЛЬНО - ТРЕБУЕТСЯ Русское ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ -Желательно наличие офисного пакета - Excel/Word*********Требуемые Личные качества*********(встраивание в коллектив, соответствие должности и поручению)- Умение работать самостоятельно, брать на себя ответственность проявлять инициативу и брать на себя ответственность, используя активный подход- Самомотивированный, гибкий и адаптируемый к потребностям команды и организации- Твердая приверженность гуманитарным принципам- Устойчивость к стрессу- Дипломатичность и открытость- Хорошие аналитические навыкиs- Организация и способность управлять приоритетами и разнообразной рабочей нагрузкой- Способность гарантировать эффективные и своевременные результаты- Решение проблем и лидерские качества- Способность работать и управлять профессионально и зрело- Способность интегрироваться в местную среду, принимая во внимание ее политические, экономические и исторические характеристикиУСЛОВИЯВремя начала: КАК ПОДАТЬ ЗАЯВКУ: Заинтересованные кандидаты должны представить свое резюме и сопроводительное письмо на английском языке, включая как минимум 2 справочных контакта. Свяжутся только с кандидатами, включенными в короткий список. PUI оставляет за собой право закрыть вакансию до последнего дня подачи заявки. Менеджер по персоналу