Руководитель административно-финансового департамента/заместитель регионального директора в Help – Hilfe zur Selbsthilfe Ukraine

Помощь — Hilfe zur Selbsthilfe: Мы некоммерческая независимая организация, которая была основана во время войны в Афганистане в 1981 году и сейчас действует по всему миру в 26 странах. Помощь обеспечивает быструю помощь в случае стихийных бедствий, устойчивое восстановление и долгосрочную помощь в целях развития для нуждающихся людей, особенно в Африке, Азии и Европе. В настоящее время помощь оказывает экстренную помощь пострадавшим в Украине и украинским беженцам в Молдове. Наряду со своими сильными местными партнерскими организациями, компания itisактивна в шестнадцати областях, предоставляя гуманитарную помощь посредством мероприятий WASH, медицинской/психологической поддержки, поддержки жилья, операций по оказанию помощи в зимнее время и ветеринарной поддержки. Краткие факты: Место службы: Представительство в Киеве, Украина, с выездами на места для оказания поддержкиОтчетность Кому: Региональному директору (CD) Украина Заместителю регионального директора во время отсутствия, например, праздников, поездок, болезни и т. д. Рабочее время: 40 часов в неделю Продолжительность: 1 год с возможностью продления Общая цель работы Должность является частью команды высшего руководства и обеспечивает непосредственную поддержку и управление финансами в соответствии с политикой и стратегией HELP в Украине. Эта должность несет общую ответственность за все финансовые, административные процессы и процессы закупок, несоответствие политике и процедурам HELP, соблюдение руководств и правил доноров, предоставление поддержки в управлении грантами, а также внутреннюю и внешнюю отчетность по таким аспектам. Глава административно-финансового департамента курирует национальный Основные обязанностиФинансовый менеджментПомогать CD в правильном внедрении финансовых систем HELP, чтобы гарантировать, что своевременная и точная финансовая отчетность направляется в штаб-квартиру по мере необходимости, а также контролировать адекватную движение денежных средств и регулярное отслеживание планирования бюджета и расходов. Контролировать и обеспечивать функционирование систем бухгалтерского учета для предоставления информации, необходимой для планирования, мониторинга и отчетности по операциям программы, для защиты активов, выполнения обязательств и юридических обязанностей. Обеспечивать соответствие политики и процедур помощи Финансовые правила, а также механизмы бухгалтерского учета и контроля затрат WINPACCS понятны и полностью соблюдаются. Контролировать своевременную подготовку всех обязательных ежемесячных, квартальных и годовых отчетов, включая ежемесячные финансовые и управленческие отчеты для CD и штаб-квартиры. В сотрудничестве с CD и штаб-квартирой PA быть ведущим для обеспечения финансовой, кадровой и административной целостности программы. Обеспечить хорошее качество финансовых и административных систем (в соответствии со стандартными руководящими принципами HELP) и функционировать на уровне программы. Поддерживать связь с различными отделами (программными, логистическими, полевыми офисами) и офисами для контроля за этим. каждый представляет ежемесячные бюджетные прогнозы. На основе имеющихся в стране денежных средств и запланированных расходов, а также консультаций с CD, своевременно отправляйте утвержденные ежемесячные запросы на выделение средств в штаб-квартиру. При поддержке менеджеров по финансам/закупкам и сотрудников подготавливайте ежемесячные/ежеквартальные бумажные и электронные (через WINPACCS) отчеты. расходов в рамках бюджета проекта и своевременно отправлять их вместе с копиями всех печатных квитанций и других документов, связанных с расходами, в штаб-квартиру. Подготавливать различные ежемесячные платежные ведомости, проверять их на компакт-диске и отправлять электронные, а также бумажные версии в штаб-квартиру. Оказывать помощь и проводить текущие инструктажи для всех соответствующих контролировать все внутристрановые платежи партнерам по контракту, поставщикам и коллегам, а также возмещение утвержденных расходов. Вести все банковские счета HELP внутри страны и открывать новые счета в соответствии с финансовыми процедурами. для удовлетворения потребностей программы в сотрудничестве с CD. Обеспечивать получение четких ежемесячных банковских отчетов и представлять их с ежемесячной/ежеквартальной финансовой документацией для аудита. Контролировать выполнение плана закупок в соответствии с текущими и запланированными проектами. Контролировать финансовые отделы и отделы закупок. Обеспечивать соответствие и соответствие операции местному законодательству. и законодательный орган, привлекая юристов. Администрация Вместе с CD следит за тем, чтобы стандартные административные процедуры и политики Help соблюдались и использовались для обычных административных вопросов, включая предоставление юридических документов по запросу соответствующих официальных органов. Следовать всем соглашениям об аренде, включая офис(ы) HELP, транспортные средства и т. д. обеспечить своевременное продление таких соглашений, когда это необходимо. Вместе с CD совместно следовать юридическим требованиям HELP для регистрации и деятельности в стране. Обеспечивать прямую кадровую / финансовую / административную поддержку во время полевых миссий в областях, которые считаются пробелами. Поездки в рамках программы для мониторинга соблюдения политик и процедур, проверки задачи, связанные с оперативной поддержкой, и тесно сотрудничать с полевыми сотрудниками для улучшения оперативного аспекта программы. Помогать CD, чтобы обеспечить юридическое соблюдение всех местных государственных налоговых и трудовых правил, касающихся трудовых договоров. Организационные процессы и коммуникация. Поддерживать регулярное общение, сотрудничество / поддержку с руководителями групп и менеджерами по проектам для улучшения реализация проекта. Проводить регулярные встречи команды, а также совещания по оперативной поддержке для ясности и планирования. Проводить короткие административные/финансовые тренинги для полевых команд. Предоставлять информацию для внешних отчетов и/или предложений доноров, а также для создания новых жизнеспособных предложений и бюджетов для будущих грантов. Представлять HELP в государственных/ Встречи на национальном уровне с ключевыми заинтересованными сторонами. Требуемая квалификация и опыт. Высшее образование в области финансов или управления. Гражданин Украины или обладатель вида на жительство в Украине. Не менее 7 лет опыта работы на аналогичном уровне/должности с упором на финансовый менеджмент в МНПО/Агентстве ООН или в соответствующей частной организации, такой как банк или филиал международного предприятия в Украине. Знания. требований к отчетности доноров, таких как Министерство иностранных дел Германии, ECHO, агентства ООН и другие институциональные доноры. Сильные лидерские, концептуальные и аналитические навыки в сочетании продемонстрировали организационные, управленческие и надзорные навыки. Ориентированность на команду, гибкие и отличные коммуникативные навыки. Продвинутые навыки работы с компьютером. , особенно Excel и бухгалтерские программы (предпочтительно WINPACCS/или SAGE). Навыки обучения, коучинга и наставничества. Способность работать в нестабильной, быстро меняющейся и небезопасной среде в условиях продолжающегося конфликта. Опыт и знание контекста Украины, полученные из частного сектора, будут преимуществом. Знание языков: украинский и английский.