Помощник по финансам, контрактам и закупкам в Luxembourg Development Cooperation Agency (LuxDev)

Справочная информация

Правительство Люксембурга, действуя через Люксембургское агентство по сотрудничеству в области развития (LuxDev), запустило в апреле 2024 года пятилетний многокомпонентный проект в поддержку Криворожского района («Район») в Украине. Общая цель (воздействие) акции – поддержать восстановление Криворожского района, что принесет пользу населению в целом и ключевым группам риска.

Учитывая, что деятельность проекта, по прогнозам, будет расширяться и дальше, необходимо расширить команду поддержки. В настоящее время считается целесообразным нанять одного человека в качестве помощника эксперта по финансам, контрактам и закупкам (FCPE) для обеспечения постоянной эффективности и соблюдения процедур.

Цели назначения

Помощник по финансам, контрактам и закупкам (FCPA) будет оказывать поддержку эксперту по финансам, контрактам и закупкам (FCPE) и более широкой команде LuxDev в закупках и финансовом управлении проекта UKR/002. Основное внимание в этой роли уделяется оказанию помощи в надзоре и выполнении процессов закупок, обеспечении строгого соблюдения административных, договорных стандартов и стандартов бухгалтерского учета в соответствии с Руководством по полевым операциям (FOM) и Руководством по качеству LuxDev. Эта роль имеет важное значение для поддержания динамики расширения проектной деятельности, обеспечивая при этом соответствие всех транзакций институциональным требованиям.

Описание задач

FCPA отвечает за поддержку управления закупками, финансовыми и бухгалтерскими аспектами программы, уделяя большое внимание рыночным приобретениям и документации. Задачи включают, помимо прочего:

Закупки и приобретение на рынке (основное направление): 

• Помощь FCPE в обеспечении соответствия всех процессов приобретения и закупок процедурам ACQ и FOM в Украине.
• Помощь в подготовке тендерной документации и договорной документации на поставки, работы и услуги.
• Точное кодирование данных о закупках в LuxDev IT платформы.
• Поддержка запуска и мониторинга заявок на выражение заинтересованности и тендеров.
• Оказание административной поддержки комитетам по открытию и оценке, включая составление отчетов комитетов и обеспечение процедурного соблюдения.
• Помощь в административном мониторинге контрактов: отслеживание подписей, мониторинг договорных обязательств и обеспечение соблюдения отчетности.
• Поддержка разработки и регулярного обновления планов закупок (онлайн). трекер).

Финансовая и контрактная поддержка: 

• Поддержка FCPE в подготовке финансовых данных и обеспечении согласованности бюджета во время ежегодных обновлений бюджета.
• Помощь в подготовке платежных запросов и проверке подтверждающей документации.
• Помощь в мониторинге расходов миссии и суточных в соответствии с применимыми процедурами.
• Помощь в ведении упорядоченного местного бухгалтерского учета и подаче всех необходимых финансовых документов для аудит.

Административное управление и управление данными: 

• Выполнение форматирования и редактирования конкретного документа.документов и отчетов в соответствии с шаблонами LuxDev.
• Облегчает регистрацию и архивирование всех закупочных, договорных и финансовых документов в соответствии с процедурами LuxDev.
• Поддерживает перевод коротких документов, связанных с проектом, по мере необходимости.

Управление данными: 

FCPA отвечает за регистрацию и архивирование закупочных, договорных, финансовых и бухгалтерских документов в соответствии с ACQ и Процедуры FOM и LuxDev.

Коммуникация и отчетность: 

FCPA должен обмениваться информацией и отчитываться перед FCPE в тесном сотрудничестве с координатором GME как прямым иерархическим руководителем.

Знания:

• бухгалтерский учет, финансы и налогообложение;
• административное управление и управление данными и контроль;
• закупки и заключение контрактов;
• подготовка, мониторинг и исполнение бюджета;
• знание операций проекта сотрудничества, включая всестороннее понимание правил, процедур и инструментов для реализации проекта/программы;
• хорошее знание правовых норм (трудовое право), налоговых и бухгалтерских стандартов, применимых к проектам сотрудничества;
• отличное знание украинского языка;
• знание украинского языка на уровне Upper-Intermediate. Английский

Коммуникации:

Постоянная внутренняя и внешняя связь с координатором GME и отраслевыми экспертами, регулярные координационные встречи под руководством FCPE для обеспечения потока информации и общего хорошего функционирования программы, а также частое взаимодействие с поставщиками услуг.

Поддерживающие документы (этот список не является исчерпывающим):

Руководство по полевым операциям (FOM), LuxDev Руководство по качеству (ACQ), соглашения о финансировании, проектные документы, отчеты о мониторинге и оценке, годовые оперативные планы, отчеты о деятельности и т. д.

Управление и отчетность

На повседневной основе FCPA должен подчиняться координатору GME как прямому иерархическому руководителю. В практическом и оперативном плане FCPA будет работать в тесной координации и под прямым техническим надзором FCPE.

Описание и продолжительность миссии

Работа будет проводиться в основном в Украине, с периодическими поездками в Криворожский район для проверки кассы, встреч с базирующимися там коллегами, партнерами и поставщиками или других встреч и мероприятий.

Работа будет осуществляться по графикам, которые должны быть согласованы с руководством проекта ежеквартально. Работа будет осуществляться на полный рабочий день на протяжении всего проекта UKR/002, то есть до марта 2029 года.

Примечание: эта должность предназначена для национального эксперта и не предполагает никаких пакетов услуг по экспатриации или переезду. 

Профиль эксперта

Ожидается, что эксперт для этого задания будет иметь следующий профиль:

Формальная квалификация

Высшее образование: Предпочтительна степень бакалавра или выше (предпочтительно) в соответствующей области, связанной с закупками или финансами. Однако это не будет обязательным требованием, если кандидат обладает чрезвычайно высоким уровнем практического опыта и знаний.

Professiобщий опыт

Требуется:

• административное управление данными и контроль;
• закупки и заключение контрактов;
• подготовка бюджета, мониторинг и исполнение, финансовая отчетность, управление денежными потоками;

Преимущество:

• предыдущий опыт работы в международной организации, особенно в НПО, двусторонней или многосторонней организации агентство.
• предварительный опыт работы с международными донорами и международными финансовыми учреждениями.

Технические Навыки

Требуемые:

• языковые навыки: украинский на уровне C2 (свободно); и английский язык на уровне не ниже B2 (Upper-Intermediate);
• всестороннее понимание правил, процедур и инструментов для реализации проектов/программ, особенно в контексте развития;
• хорошее знание украинских правовых норм (трудовое право), налоговых стандартов и стандартов бухгалтерского учета, применимых к проектам сотрудничества;
• аналитические и навыки интерпретации показателей и информационных панелей;
• знание стандартных офисных инструментов и специализированного учета программное обеспечение.

Поведенческие и межличностные Компетенции

• сетевое взаимодействие внутри профессиональной внутренней или внешней сети;
• автономность, развитые письменные и коммуникативные навыки;
• способность работать под давлением;
• адаптируемость и проактивность;
• навыки слушания, организованность, пунктуальность, соблюдение правил и протоколов.