Координатор по финансам, администрированию и кадрам в Bibliotheques Sans Frontieres

Цель должности

Координатор по вопросам финансов, администрирования и кадров

Подчиняется непосредственно представителю страны, тесно сотрудничает с координатором программы, а также с финансовыми, отделы логистики и кадров на уровне штаб-квартиры. 

1. Административная координация

• Помогает представителю страны и координатору программы поддерживать связь с местными властями для обеспечения соблюдения местных правил и протоколов, в том числе в качестве переводчика. 

• Служит основным контактным лицом по административным вопросам и внешним заинтересованным сторонам (за исключением поставщиков). 

• Обеспечивает разработку и корректировку официальных документов и соглашений, связанных с программами, администрированием, регистрацией в органах власти Украины и донорскими процедурами. 

2. Управление персоналом

• Обеспечивает соблюдение трудового законодательства Украины. 

• Обеспечивает соблюдение кадровой политики ЧФ и способствует ее постоянному совершенствованию. 

• Централизует данные, связанные с управлением персоналом, контролирует отслеживание контрактов и расчет заработной платы, выступает в качестве связующего звена с внешними бухгалтерами при обработке услуг по расчету заработной платы и обеспечивает точный учет. 

• Обеспечивает юридический мониторинг кадровых вопросов. 

• Управляет подбором и адаптацией новых сотрудников. При необходимости набирает и управляет консультантами, новыми сотрудниками и/или подрядчиками общего обслуживания (водителями и т. д.), связанными с административными, финансовыми или логистическими вопросами. 

• Рассматривает вопросы, поднятые командами, и обеспечивает удовлетворительные условия работы. 

•  Рассчитывает заработную плату и выплачивает вознаграждения по гражданско-правовым договорам. 

3. Финансовое и бюджетное управление

• Обеспечивает соответствие бюджетов как внутренних показателей.процедуры, а также административные и финансовые правила и положения доноров. 

• Создает стандартные операционные процедуры, соответствующие практике штаб-квартиры и требованиям доноров. 

• Помогает представителю страны в определении финансовой стратегии для обеспечения финансовой стабильности ЧФ в регионе. В тесной координации с координатором программы и представителем страны составляет бюджетные прогнозы программ, операций и административных расходов. 

• Своевременно и точно контролирует бюджеты и готовит финансовые отчеты по мере необходимости для финансового отдела штаб-квартиры, а также доноров или партнеров по проекту. 

• Управляет банковским счетом, а также платежами наличными. 

• Управляет переводами средств и обеспечивает безопасность средств/наличных средств в сотрудничестве с представителем страны. 

• Контролирует денежные и банковские переводы из штаб-квартиры. 

• В координации с представителем страны и координатором программы разрабатывает новые бюджеты проектов по мере необходимости. 

• Готовит и поддерживает аудиты в координации с администрацией штаб-квартиры и финансовым отделом. 

4. Соблюдение требований и управление рисками

• Обеспечивает соответствие деятельности BSF Ukraine местным законам и правилам. 

• Снижает административные, финансовые и логистические риски, гарантируя, что все операции и действия выполняются безопасно и надежно в соответствии с протоколами и рекомендациями организации по управлению рисками. 

• Проверяет/обновляет систему внутреннего контроля, политики и процедуры для снижения потенциальных рисков. 

Квалификационные требования:

• Степень магистра в соответствующей области, такой как бизнес-администрирование, финансы, управление персоналом или смежная отрасль 

• Минимум 3 года профессионального опыта, из которых не менее 2 лет на административной и финансовой должности на координационном уровне. 

• Предыдущий опыт работы в НПО будет преимуществом. 

• Ответственность, организованность и надежность, умение работать самостоятельно и инициативно. 

• Хорошее управление стрессом. 

• Межличностные и коммуникативные навыки. 

• Отличные навыки письма и работы с Excel. 

• Отличное знание пакета Microsoft Office. 

• Рабочее владение английским языком. 

• Свободное владение украинским языком.