Помощник по полевой поддержке в International NGO Safety Organisation

История организации

Международная организация по безопасности НПО (INSO), основанная в 2011 году, — это международная неправительственная организация, которая поддерживает работников гуманитарных организаций путем создания платформ по координации безопасности в условиях нестабильности. INSO предоставляет зарегистрированным НПО ряд бесплатные услуги, включая отслеживание происшествий в реальном времени, аналитические отчеты, данные и картографирование, связанные с безопасностью, поддержку кризисного управления, инструктаж и обучение персонала. 

INSO ежедневно оказывает поддержку более чем 1000 НПО, работающим в 18 наиболее нестабильных странах мира. 

Штаб-квартира INSO находится в Гааге, Нидерланды, международном городе мира и справедливости. 

INSO Украина 

INSO Украина открылась в 2015 году. После полномасштабного российского вторжения в феврале 2022 года она быстро расширилась до полноценной платформы, обслуживающей потребности НПО в быстро развивающемся конфликте. В настоящее время более 240 национальных и международных НПО получают услуги INSO как на украинском, так и на английском языке, включая информацию, анализ и консультации посредством широкого спектра письменных продуктов, встреч и брифингов, индивидуальных оценок, кризисной поддержки и широкого спектра учебных курсов. Наш страновой офис находится в Киеве, его поддерживают полевые офисы в Днепре и Одессе. 

Масштаб и интенсивность конфликта в Украине по-прежнему создают серьезные проблемы гуманитарной безопасности, особенно вокруг сильно оспариваемых прифронтовых зон, где гуманитарное воздействие расширилось с 2023 года. В составе INSO Ukraine вы будете играть ключевую роль в поддержке НПО и помогать доставлять помощь нуждающимся людям более безопасным способом, в то же время являясь частью динамичного и растущего гуманитарного сообщества, объединяющего опыт со всего мира. 

INSO сейчас ищет опытного профессионала в нашу команду в качестве помощника по полевой поддержке в Харькове.

Описание вакансии:

Вы будете поддерживать полевой офис в вопросах логистики, закупок, управления персоналом, администрирования и финансов. Помощник по полевой поддержке работает под непосредственным руководством советника по безопасности и подчиняется менеджеру/менеджерам по финансам, операциям и кадрам в главном страновом офисе.    

Основные обязанности:

Финансы

• Обработка операций с наличными деньгами. Ежедневно проводите сверку мелкой наличности и отправляйте заявки на пополнение для удовлетворения потребности в наличных деньгах. Выдавать денежные авансы персоналу в соответствии с полномочиями. Установить правильную систему учета авансированных сумм. Эффективно отслеживайте открытые суммы. Соберите подтверждающие документы, чтобы закрыть все непогашенные авансы до конца месяца.
• Помогайте в своевременных выплатах. Перед оплатой убедитесь в полноте подтверждающих документов во всех отношениях.
• Оцените ежемесячную потребность в денежных средствах для местного офиса. Своевременно подавать заявку на перевод денежных средств в финансовый отдел. 
• Авыступать в качестве контактного лица по финансовым вопросам и оказывать финансовую поддержку членам команды. 

Отдел кадров

• Помощь советнику по безопасности/сотруднику отдела кадров в управлении человеческими ресурсами сотрудников полевого офиса, включая оформление виз, карточек на жительство, налоговых правил, проживания и т. д.) 
• Помощь в административных задачах процесса набора персонала.
• Помощь сотруднику отдела кадров в подготовке документов для полевого офиса Контролирует.
• Ведение суточных сотрудников, форм заявок на отпуска и учет прогулов.
• Своевременно обрабатывать и представлять табели учета рабочего времени для сотрудников полевого офиса.
• Ведать кадровую документацию сотрудников полевого офиса в соответствии с делегированными полномочиями.
• Убедиться, что все сотрудники осведомлены о местных правилах полевого офиса.

Операции (логистика, Закупки)

• Помогать в проведении закупочной деятельности в сотрудничестве с оперативными и программными группами.
• Убедиться, что процесс закупок соответствует СОП, с наличием надлежащей документации, подтверждающей все покупки.
• Техническое обслуживание и вождение транспортных средств по мере необходимости.
• Помогать в выявлении подходящих поставщиков, сборе ценовых предложений, документировании процесса закупок и управлении электронными и бумажными файлами закупок.
• Выполнить единовременно. Источники закупок на сумму <500 евро и обеспечение правильного заполнения всех документов в электронном виде.
• Отвечает за управление и подготовку соглашений об уровне обслуживания для обеспечения бесперебойной работы офиса и проектной деятельности.
• Координирует все логистические мероприятия для мероприятий, семинаров и семинаров, связанных с проектом.
• Помогает управлять и администрировать офисные ресурсы, включая офисные помещения, активы, включая ноутбуки, другие соответствующие офисные системы и оборудование.
• Помогать страновому офису в обновлении основного реестра активов в соответствии с INSO.
• Убедитесь, что все активы маркированы, и ведите учет движения активов.
• Убедитесь, что физическая проверка проводится раз в два года.
• Выполняйте обязанности водителя по мере необходимости.
• Мониторинг движения транспортных средств с помощью журнала учета транспортных средств.
• Управляйте ремонтом и техническим обслуживанием оборудования и транспортных средств INSO.
• Поддерживайте достаточный запас канцелярских товаров для офис.

Требования

Знания, навыки и опыт

Обязательно

• Предпочтительно не менее 2 лет соответствующего опыта работы на аналогичных должностях в НПО
• Профессиональный сертификат
• Действительные водительские права категории B со стажем вождения не менее 2 лет
• Знание в области MS Excel
• Высокое внимание к деталям
• Способность обрабатывать большие объемы данных
• Хорошее знание английского языка, как письменного, так и устного
• Навыки тайм-менеджмента

Приятно иметь

• Хорошие знания английского и украинского языков 
• Открытость и уверенность в себе
• Принятие и понимание гуманитарных принципов
• Сильный этика, с возможностью управлять конфиденциальными данными.
• Высокая степень автономности.

Ключевые личные компетенции.   

• Конфликт.идентичность, честность и чувство предотвращения конфликта интересов.
• Самомотивация, вежливость и смирение.
• Командный дух и хорошее управление межличностными отношениями.
• Уметь планировать и организовывать свою работу.
• Быть гибким и динамичным, уметь предлагать инициативы.
• Уметь работать под давлением.
• Эффективный коммуникатор.
• Способность работать. мультикультурная среда

Правила и условия: 12-месячный возобновляемый контракт с 3-месячным испытательным сроком. Ожидаемая дата начала работы 16 марта 2026 г., валовая зарплата 52 000 гривен.

Как подать заявку

Отправьте следующее по адресу [email protected] и ссылку на “Помощника по полевой поддержке, Харьков" в теме электронного письма до 22 февраля 2026 года. 

• Сопроводительное письмо с указанием того, насколько вы соответствуете обязательным требованиям, какие-либо предпочтительные характеристики, ваша мотивация для подачи заявления и что вы надеетесь привнести в INSO.
• Обновленное резюме.

Пожалуйста, не присылайте никакой дополнительной информации. Свяжутся только с кандидатами, включенными в шорт-лист.