Исполнительный помощник библиотекаря в Nonprofit HR

Шекспировская библиотека Фолджера в Вашингтоне, округ Колумбия, ищет опытного исполнительного помощника библиотекаря, который присоединился бы к команде по сбору коллекций. Эта должность под руководством библиотекаря и директора коллекций будет обеспечивать административную и исполнительную поддержку библиотекаря и всего отдела коллекций. Исполнительный помощник играет решающую роль в выполнении основных обязанностей библиотекаря по управлению работой библиотечных служб, выставок и межфункциональных инициатив. Основные обязанности включают управление календарем и электронной почтой библиотекаря, регулярную координацию и административную поддержку деятельности всего отдела и учреждения, управление проектами для различных библиотечных инициатив, а также поддержание организованных административных и архивных систем для команды. Сильные кандидаты должны обладать образцовыми навыками управления временем и способность определять и предвидеть потребности библиотекаря и отдела коллекций. Они будут ориентированы на детали и смогут слаженно работать над задачами как индивидуально, так и в командной среде. Навыки управления проектами чрезвычайно важны для этой должности. График этой роли является гибким: основная часть работы команды по сбору коллекций осуществляется с понедельника по пятницу с 8:45 до 16:45. Эта должность иногда будет обеспечивать поддержку по вечерам и выходным. Эта должность будет в основном работать на месте, а через несколько месяцев будет открыта для гибридной модальности. Выбранный кандидат должен будет находиться в пределах досягаемости от офиса округа Колумбия (округ Колумбия, Мэриленд, Вирджиния) к дате начала работы. Здоровье и безопасность: Здоровье и благополучие всех сотрудников, подрядчиков и посетителей являются нашим главным приоритетом. Хотя Фолджер больше не требует масок или прививок (за исключением помещений AEA), мы поддерживаем и призываем людей принимать те меры безопасности, которые им наиболее удобны, и просим уважать индивидуальный выбор. Folger предлагает финансируемые организацией планы медицинского обслуживания для штатных сотрудников и обширные возможности отпуска для всех сотрудников в случае возникновения каких-либо проблем со здоровьем. По мере того, как этим летом мы завершаем строительство и приступаем к более последовательной работе на объекте, Folger продолжит пересматривать и обновлять политику в беседах с нашими сотрудниками. Компенсация: это должность с ежемесячной оплатой, годовая ставка составляет 68 000–72 000 долларов США. Общая компенсация включает в себя обширный план льгот, в том числе щедрый взнос по программе 403(b) и дополнительные выплаты, указанные на странице . Обязанности: Берет на себя основную ответственность за повседневное управление офисом и административную поддержку Библиотекаря, включая: чтение и определение приоритетности электронных писем, определение важности и составление корреспонденции или ответы от имени Библиотекаря; ведение календаря встреч и обеспечение четкой цели и стратегического использования времени Библиотекаря; подготовка материалов и презентаций для совещаний, а также контроль всех аспектов планирования и проведения совещаний, ведение заметок и протоколов и координация последующих действий по выполнению задач; помощь в долгосрочном планировании и координации внешних отношений с поставщиками; помощь в организации поездок при необходимости; обработка счетов и составление ежемесячных отчетов о расходах. Ведение календаря сроков для команды по сбору коллекций. Отслеживает важные сроки и обеспечивает своевременную доставку результатов. Помогает с предложениями и отчетами, как назначено. Координирует и/или управляет элементами институциональных проектов и целей. Работает с библиотекарем над тем, чтобы цели и планы реализации были четко доведены до сведения и соблюдались. Ведет календари рабочих групп или комитетов, отслеживает решения и следит за соответствующими сторонами, чтобы гарантировать завершение работы, проверяет связь и отправляет от имени групп/библиотекаря. Обеспечивает эффективную связь между библиотекарем, командой коллекций, внутренними и внешними партнерами, а также другими сотрудниками Folger, донорами, исследователями и членами Совета. Проводит независимые исследования по порученным проектам, получает информацию и предоставляет краткое изложение тем. Проводит исследования и составляет проекты отчетов Совета директоров и других сообщений на высоком уровне. Помогает в подготовке бюджета по сборам и выполняет мелкие бухгалтерские обязанности, такие как отчеты о расходах, отслеживание бюджета и управление электронными таблицами. Ведет документацию и файлы для библиотекаря, включая заметки, письма, счета и отчеты. Поддерживает прозрачность отдела посредством написания сообщений, архивирования и написания отчетов для библиотекаря. Соблюдает рекомендации по включению, удалению и архивированию материалов и координирует работу с Архивариусом для ведения описи файлов коллекций. Обеспечивает регулярное проведение мероприятий и встреч сотрудников Collections и готовит повестку дня. Работает с командой, чтобы привлечь персонал новыми способами. Берет на себя специальные поручения, включая, помимо прочего: присутствие и ведение протоколов на собраниях; форматирование диаграмм, таблиц и другой графики для презентаций; поддержание и загрузка контента на внутреннюю вики-страницу и внешний веб-сайт по мере необходимости; и координация специальных проектов с другими учреждениями. Образование и опыт: Предпочтительна степень бакалавра в области делового администрирования или смежных областях. Более 4 лет опыта поддержки сотрудников уровня C/руководителя, желательно в некоммерческой или аналогичной организации. Отличные навыки тайм-менеджмента с доказанной способностью соблюдать сроки. Опыт поддержки планирования, подготовки и распространения внутренних и внешних коммуникаций и презентаций. Желателен опыт работы в некоммерческой организации, музее или академическом учреждении, занимающемся культурным наследием. Навыки и знания: Сильные навыки управления проектами и организационные навыки, которые отражают способность выполнять несколько задач и расставлять приоритеты с отличным вниманием к деталям. Высокий уровень владения пакетом Microsoft Office, Teams и Workday; Способность и желание изучать новые системы. Настойчивость и продемонстрированная способность работать в быстро меняющейся среде с соблюдением сроков. Выдающиеся навыки межличностного общения и способность строить прочные отношения, демонстрируя такт и осмотрительность. Отличные письменные и устные коммуникативные навыки. Способность хорошо работать как с независимыми инициативами, так и в составе сплоченной команды. Требуются базовые навыки финансового отслеживания или бухгалтерского учета. Доказанная способность обращаться с конфиденциальной информацией с осторожностью. Способность предвидеть приближающиеся проблемы и устанавливать планы на будущий успех. Условия труда/Физические требования: Эта работа выполняется в профессиональной офисной среде. Сотрудник может подвергаться воздействию различных компонентов офисной среды, таких как люминесцентное освещение, пыльца, пыль, рециркулируемый воздух, охлаждающие вентиляторы, полузакрытые помещения, центральное отопление, сезонное повышение температуры и офисный шум. Описанные здесь физические требования являются типичными из тех, которым должен соответствовать сотрудник для успешного выполнения основных функций этой работы. Могут быть предусмотрены разумные приспособления, позволяющие лицам с ограниченными возможностями выполнять основные функции. Обычная рабочая неделя — понедельник-пятница, с 8:45 до 16:45. Возможность работать в разные и дополнительные часы по мере необходимости проекта (включая вечера и выходные, если необходимо). Умение долго и аккуратно работать за компьютером. Желание и способность работать в офисе на рабочем месте, а также приходить и уходить в течение дня по мере необходимости для выполнения различных обязанностей. Способность общаться лично или с помощью видео, телефона или электронных средств связи. Наша приверженность многообразию, равенству, инклюзивности и принадлежности Отдел кадров некоммерческих организаций стремится создавать и поддерживать рабочую среду, в которой многообразие, равенство и инклюзивность (DEI) полностью интегрированы во все, что мы делаем на благо наших сотрудников и клиентов, которых мы обслуживаем. Чтобы полностью реализовать нашу цель, мы уделяем приоритетное внимание пониманию сложностей DEI среди наших сотрудников, чтобы формировать наш подход к управлению талантами. Мы считаем, что это определяет нашу работу, советует нашим клиентам внедрять DEI и позиционировать наш контент, а образовательные возможности помогают укрепить потенциал управления талантами в секторе социального воздействия. Продолжить чтение о наших обязательствах на Powered by JazzHRwgFVvqI1fS Показать больше Показать меньше Должностной уровень Руководитель среднего звена Тип отсутствия Полный рабочий день Должностные обязанности Административная деятельность Отрасли Интернет-издательство