Специалист по мероприятиям и путешествиям (кластер SED) в Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH

Deutsche Gesellschaft fuer Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH в Украине ищет квалифицированного специалиста для Кластера устойчивого экономического развития на вакансию:

Специалист по организации мероприятий и путешествий (полный рабочий день, Киев)

(внутренний код SAP: Административный специалист)

Кластер устойчивого экономического развития (SED) Deutsche Gesellschaft Fur Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH объединяет различные проекты, реализуемые от имени правительства Германии, поддерживающие Украину в развитии устойчивого и конкурентоспособного экономического сектора.

Партнерами проектов являются украинские министерства на национальном уровне, администрации на региональном уровне, заинтересованные стороны на муниципальном уровне и компании частного сектора. В портфеле кластера 8 двусторонних, региональных и глобальных проектов. 

Область обязанностей: 

Мероприятия 

• Поддержка разработки технического задания на обслуживание мероприятий, включая определение требований к месту проведения.
• Консультирование по местам для каждого конкретного мероприятия, бронирование мест и ведение переговоров о стоимости.
• Исследование поставщиков (проживание, питание и т. д.) и предложение предложений лучшее сочетание качества и стоимости; обновление списка подходящих мест проведения мероприятий для различных целей.
• Управление и координация поставщиков и всей логистики мероприятий.
• Координация с логистическими компаниями, где это необходимо для эффективной работы.
• Обеспечение высокого уровня обслуживания, обеспечивающее организацию мероприятий и соблюдение правил размещения заказов на обслуживание.
• Контроль за процедурами мероприятий и быстрое реагирование на проблемы.
• Обработка запросов участников для обеспечения бесперебойного сотрудничества и процессов в соответствии с GIZ. правила.
• Отслеживание финансов событий, включая квитанции, запросы, выставление счетов и отчетность.
• Планирование мероприятий с вниманием к деталям, особенно финансовым, временным ограничениям и ограничениям безопасности.
• Помощь в подготовке бюджетов и предоставление периодических отчетов о ходе работы руководству кластера/проекта для каждого мероприятия.
• Предвидение и планирование для различных сценариев.
• Управление несколькими событиями одновременно с тщательным планированием, координацией и поддержка.
• Разработка новых идей для улучшения процесса планирования и реализации мероприятий.

 Путешествия

• Поддержка координатора путешествий в кластере.
• Организация мероприятий, связанных с управлением поездками (планирование, бронирование отелей, визовая поддержка, страхование, подготовка всех соответствующих документов, обобщающая документация и т. д.).
• Поддержка организации и логистической подготовки таких мероприятий, как учеба. туры, конференции, семинары, визиты делегаций и т. д.
• Координация поставщиков транспортных услуг.

 Общие

• Тесное сотрудничество и координация работы с другими координаторами по поездкам, проектными командами и командой финансов и закупок кластера.
• Действовать в качестве основного контактного лица по вопросам, связанным с мероприятиями и поездками, от членов команды и внешних партнеры.
• Регулярное ведение документации и архивирование, а также управление данными.
• Консультирование по каналам связи и хранению документов для материалов, связанных с мероприятиями и поездками.
• Поддержание и обновление документов и списков, связанных с мероприятиями и поездками.
• Привлечение новых членов, предоставление им необходимой информации и доступа к темам, связанным с мероприятиями и поездками.
• Проведение время от времени предварительных исследований и представление результатов.
• Соблюдение требований Правила и стандарты GIZ.
• Выполнение других обязанностей и задач по запросу руководства.

Требуемая квалификация, профессиональный опыт и личные компетенции:

• Бакалавр делового администрирования, маркетинга, экономики или аналогичные.
• Не менее 3 лет профессионального опыта на аналогичной должности.
• Отличные организационные навыки и опыт работы с мероприятиями. менеджмент.
• Способность выполнять проекты под собственную ответственность в команде.
• Командный игрок с навыками межкультурного общения и сервис-ориентированным отношением.
• Выдающиеся организаторские способности и навыки тайм-менеджмента, способность управлять несколькими задачами одновременно, решать проблемы, управлять и соблюдать сроки и поддерживать высокое качество работы.
• Надежность, конфиденциальность, гибкость и стрессоустойчивость.
• Отличные навыки письменного и устного общения.
• Высокая степень лояльности, самоорганизация и мотивация.
• Хорошее рабочее знание пакета MS Office.
• Родной украинский язык, свободное владение английским языком, знание немецкого языка является преимуществом.
• Готовность повышать свою квалификацию в соответствии с выполняемыми задачами. 
• Возможность командировок по Украине и за границу по мере необходимости для проведения мероприятий.

 Мы предлагаем:

• Официальное трудоустройство.
• Заработная плата фиксированная в евро, премии по результатам работы и 13-й оклад.
• Медицинская страховка, 29 дней отпуска в год.
• Языковые курсы, обязательные и обязательные тренинги по мягким навыкам.
• Индивидуальная и групповая психологическая поддержка.
• Возможна удаленная и гибкая работа (в зависимости от потребностей проектов до 10 дней в месяц в пределах границы Украины).
• Значительная и ценная работа, международная среда.

Условия трудоустройства

Полная занятость, 40-часовая рабочая неделя. Место назначения:  Киев. Дата начала назначения – 1 апреля 2026 года. Срок действия контракта до 31.12.2026 с возможностью продления.

 GIZ является работодателем с равными возможностями и предлагает привлекательную и интересную рабочую среду с возможностями для повышения квалификации. 

Заявка:

Мы с нетерпением ждем вашей заявки на английском языке, включающей ваше резюме и сопроводительное письмо, объясняющее вашу мотивацию подать заявку на работу до COB 13 марта 2026 года, пятница. На следующих этапах процесса набора персонала мы свяжемся только с кандидатами, вошедшими в короткий список.

 Кандидаты являются обязательными.должны предоставить свои документы со следующим заголовком:

•   Фамилия Имя_Резюме

•   Фамилия Имя_Сопроводительное письмо

 Отправляя заявку, вы даете согласие на обработку персональных данных для процессов набора персонала исключительно в соответствии с правилами конфиденциальности данных GIZ. Ознакомиться с настоящими правилами вы можете по ссылке Защита данных | GIZ