Техник по документации - BOE, учет и хранение в Doña Ana County

Публикация будет закрыта в 17:00 в день закрытия. Обеспечивает обслуживание клиентов населению и персоналу округа Донья-Ана. Выполняет различные специализированные функции по проверке и обработке офисных административных документов для офиса секретаря округа, включая, помимо прочего, помощь в выборах, функции кассира и другую обработку документов. Обеспечивает обслуживание клиентов на стойке регистрации для населения и сотрудников округа. Приветствует клиентов и Посетители и предоставляют точную информацию, соответствующие услуги или направляют их к соответствующим ресурсам. Принимайте и направляйте телефонные звонки от населения и сотрудников округа. Ищите запросы клиентов и предоставляйте информацию. Придерживается политик и процедур кассового обслуживания, включая прием, обработку и документирование платежей. Выполняет обязанности по резервному копированию по поручению руководителя. Обработка данных и управление файлами. Создание файлов и управление ими. Ввод данных в веб-базы данных различных документов и ответственность за ведение и хранение файлов. записи. Записывайте ежедневные обязанности в листах регистрации или других инструментах регистрации деятельности отдела клерка. Подготовьте и отправьте всю корреспонденцию, связанную с отделом клерка. Обязанности, связанные с процессом регистрации, а также процессами лицензирования бизнеса, спиртных напитков и брака, включая ежемесячное выставление счетов и планирование ежегодного хранения/уничтожения. записей. Обязанности, связанные с индексированием записей и ведением записей и архивов, включая проверку и редактирование документов, обеспечение доступа титульным компаниям и общественности, обязанности, связанные с микрофильмированием и архивированием записей. Получать и распределять почту отдела. Открывает почту отдела и направляет его. его соответствующему сотруднику для обработки. Во время выборов извлекайте и распределяйте почту не реже двух (2) раз в день или так часто, как это необходимо. Записывайте почту в соответствии с процедурами отдела делопроизводства. ВыборыОтвечайте на вопросы и оказывайте помощь с различными документами, специфичными для отдел, такой как регистрация избирателей, открепительные удостоверения и заявления на избирательные бюллетени, предварительные бюллетени. Помощь с запросами на государственные услуги, включая запросы на информацию о регистрации избирателей («PSR») и материалы для выборов. Помощь в координации выборов, включая кандидатов, бюллетени, материалы и счетчики голосов. . Подготовьте избирательные участки и помогите провести досрочное голосование и день выборов согласно назначению. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ. Выполняет другие связанные с поручением обязанности. Образование. Аттестат средней школы или степень общего образования (GED).Опыт работы. Два года продвинутого опыта работы в сфере администрирования или обслуживания клиентов, а также работы с наличными деньгами. Замена образования/опыта. В соответствии с политикой округа. Лицензии/сертификаты. Действующие водительские права, желательно нотариус штата Нью-Мексико. Почта предлагает медицинский осмотр, полиграф, проверку биографических данных, запись о водительских правах и т. д. Необходимо пройти проверку биографических данных, включая проверку кредитоспособности и проверку данных об автомобиле. Предпочтительно двуязычное (английский/испанский). ЗНАНИЯ, НАВЫКИ И СПОСОБНОСТИ, ТРЕБУЕМЫЕ ДЛЯ ДОЛЖНОСТИ Знания Должен обладать знаниями об общих офисных практиках и процедурах, а также об использовании офисного оборудования; законы и изменения, касающиеся финансовых отчетов Единого торгового кодекса, а также документов и записей о недвижимости и недвижимом имуществе; местные, государственные и федеральные нормы и правила, относящиеся к назначенному отделу; надлежащие методы ведения точных записей. Навыки Должен иметь навыки работы с компьютером и соответствующим программным обеспечением; Оценка фактов или ситуаций для определения соответствующих действий; Профессионально и тактично решать деликатные и конфиденциальные вопросы; Работа с культурно разнообразным населением; Установление и поддержание эффективных и совместных рабочих отношений с другими людьми. СпособностиУмение общаться устно и письменно; работать независимо; умение писать отчеты, деловую переписку. Способность читать и понимать простые инструкции, краткую переписку и памятки, правила безопасности, инструкции по эксплуатации и техническому обслуживанию, а также инструкции по процедурам. Показать больше Показать меньше Должностной уровень Молодой специалист Тип отсутствия Полный рабочий день Должностные обязанности Инженерное дело и информационные технологии Отрасли Государственное управление