Региональный финансовый менеджер Украина в WeWorld-GVC

Мы поддерживаем людей в преодолении чрезвычайных ситуаций и стремимся гарантировать каждому достойную и достойную жизнь, а также возможности и лучшее будущее. Мы работаем в 26 странах мира, в том числе в Италии, реализуя более 179 проектов чрезвычайной, гуманитарной помощи и развития. В нашей деятельности в основном участвуют женщины, девушки и молодые люди, действующие лица перемен в каждом сообществе за более справедливый и инклюзивный мир. Мы работаем в условиях нескольких природных и техногенных кризисов в различных регионах мира. Реагирование на чрезвычайные ситуации, координируемое Отделом гуманитарной помощи, состоит из многосекторальных мероприятий, включающих WASH, EiE, CVA, продовольственную безопасность, защиту и другие. Мы работаем также в условиях затяжного кризиса, оказывая гуманитарную помощь посредством профилактики, чрезвычайной помощи и реабилитации. За последние 4 года мы укрепили регионы и страны, в которых мы работаем, мы создали новые программы, разработали новое качество и системы соответствия, и теперь нам нужны новые люди, которые хотят присоединиться к нам, чтобы построить мир, который мы хотим в ближайшие годы. Присоединяйтесь к нам.

Должность: Финансовый менеджер по Украине

Местонахождение: Киев

Подотчетность < /b> : Региональный финансовый менеджер (функциональный линейный менеджер) и представитель в стране (линейный менеджер организации)

Срок подачи заявок: 08.02.2024

< b> Дата начала: как можно скорее

Место службы в семье: НЕТ

Рабочий контекст

WeWorld поддерживает людей в преодолении чрезвычайных ситуаций и стремится гарантировать каждому достойную и достойную жизнь, а также возможности и лучшее будущее.

С начала конфликта в Украине около 17 миллионов человек нуждаются в гуманитарной помощи и защите по всей Украине. WeWorld работает вместе с теми, кто, несмотря на конфликт, решил остаться, с теми, кто вернулся после того, как покинул свои дома под нападениями, с перемещенными лицами из восточной части страны и беженцами в Молдове.

Основными секторами вмешательства являются WASH, жилье/NFI, защита детей и MPCA для пострадавшего от конфликта населения в недавно освобожденных районах и ВПЛ, проживающих на западе страны; мероприятия по психосоциальной поддержке проводятся в основном для женщин и детей посредством мобильных групп и создания дружественных к детям пространств; обеспечена раздача продуктов питания и непродовольственных товаров в местах коллективного проживания вынужденных переселенцев и наиболее уязвимых групп населения в сельских районах на востоке страны.

В настоящее время гуманитарные операции WeWorld проводятся в Харьковской, Херсонской, Николаевской, Одесской и Киевской областях. Страновой офис открывается в Киеве, а региональные офисы – в Харькове, Львове и вскоре в Николаеве.

Цель должности

Региональный финансовый менеджер отвечает за все административные и бухгалтерские процессы, включая финансовую отчетность, планирование, разработка и мониторинг бюджета. Она/Он руководит местным финансовым персоналом. Она/он подчиняется региональному финансовому менеджеру (функциональный линейный менеджер) и представителю страны (организационная линия).Менеджер).

ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ И ОБЯЗАННОСТИ

Общее управление

·Отслеживание результатов и сроков, связанных с грантами, контрактами, поставщиками и партнерами, и управление ими

·Отслеживание администрирования грантов для обеспечения соблюдения требований к отчетности и расходам

·Контроль соответствие административных документов и их правильное хранение

·Обеспечить бесперебойную подачу административной информации и данных в штаб-квартиру и региональный офис

·Контролировать поток административной информации от партнеров по проекту и соблюдение требований с Меморандумом о взаимопонимании

·Контролировать административный и финансовый местный персонал для выполнения повседневных задач

·Наращивание потенциала местного персонала и партнерских организаций в таких областях, как финансовый менеджмент, закупки и логистика, администрирование, хорошее руководство и управление подотчетностью и прозрачностью

·Последующие платежи от доноров и закрытие финансового проекта. Внедрить систему контроля инфляции в обеих странах, предоставляя ежемесячную обновленную информацию команде управления страной и региональному финансовому менеджеру

·Участвовать в межадминистративных совещаниях с другими МНПО и НПО в координации с представителем страны

Бухгалтерский учет

·Контролировать и утверждать регулярный бухгалтерский учет, включая ежемесячные сверки, ежемесячное и ежегодное закрытие счетов, ежемесячные записи в журнале

·Контролировать Процесс проверки остатков денежных средств и банковских счетов при закрытии ежемесячных счетов

·Убедитесь, что движение кассовой книги ведется правильно и постоянно обновляется

·Контролируйте управление денежными средствами и банковскими счетами в миссии

Финансовая отчетность

·Он/она отвечает за подготовку финансовых отчетов в координации с региональным финансовым менеджером и административной командой

·Обеспечить соответствие финансовых отчетов донорам, а также внутренним правилам и процедурам

Бюджет и планирование

·Сотрудничать с представителями стран и менеджерами программ/проектов для разрабатывать бюджеты в соответствии с правилами доноров

·Проверять административные/финансовые условия грантовых контрактов перед их подписанием (график платежей и финансовой отчетности и т. д.)

·Сотрудничать с менеджером программы для мониторинга фактические и прогнозируемые расходы по сравнению с бюджетом, чтобы избежать недобора и перерасхода средств на проекты, обеспечивая соблюдение требований донора и системы отчетности

·Отслеживать ежемесячные финансовые потоки миссий и проектов; разрабатывать и рассматривать ежеквартальные и годовые запросы на финансирование в штаб-квартиру

·Предвидеть финансовые риски, представлять обновления бюджета и планы смягчения последствий и сообщать о них представителю в стране

·Координировать подготовку и постоянно контролировать /обновление основного бюджета WeWorld для Молдовы и Украины, предоставление ежемесячного анализа представителям стран с акцентом на пробелы и риски

Процесс аудита

·Сотрудничать для управление финансовым аудитом проектов

·Контроль ежегодного финансового аудита общего учета для местных органов власти и других процедур финансовой отчетности, которые могут потребоваться в обеих странах.

·Подготовьте информацию

Закупки

·Проверка всего процесса закупок (тендерное досье, оценка , контракт) перед запросом одобрения соответствующей группы (на местном уровне или уровне штаб-квартиры), как указано в Местном оперативном руководстве и СОП по внутренним закупкам.

·Обеспечит обновление плана закупок в сотрудничестве с координатором по закупкам. пункт

·Проверяет, что досье по закупкам проекта заполнено и соблюдаются руководящие принципы WW/доноров

·Контролирует правильное архивирование файлов закупок

Процедуры

·Внедрять административные процедуры, процедуры и системы, предусмотренные СОП WeWorld Financial Management, для повышения эффективности в координации с региональным финансовым менеджером.

·Контролировать и обновлять местную операционную систему. Руководство для всех миссий, основанное на процедурах WeWorld по реализации организационной политики, в том числе касающейся управления персоналом, в координации с региональным финансовым менеджером

·Тесная координация с координатором по журналам/процессам миссии

·Убедиться, что планы закупок проектов выполняются в соответствии с управлением бюджетами

·Тщательно проверяйте процедуры закупок перед выдачей разрешения на оплату

Человеческие ресурсы

·Участвовать в анализе кадровых потребностей и затрат, компенсаций и льгот, а также практики проверки эффективности

·Контролировать соблюдение всех правил трудоустройства WeWorld, касающихся заработной платы национального персонала, медицинского страхования, страхования труда, сотрудников льготы

·Убедиться, что у всех национальных сотрудников есть действующие контракты, обновленные и подписанные технические задания

·Оказать поддержку представителю страны в мониторинге и пересмотре шкалы заработной платы, если это необходимо, а также контролировать отпуска сотрудников

·Поддержка в процессе набора национального вспомогательного персонала

·При необходимости поддержите бесперебойный набор национального персонала в соответствии с национальными процедурами