Заместитель/-эта координатора проекта (Cash Deputy Project Coordinator) в ACTED

ACTED — французская неправительственная организация, основанная в 1993 году, поддерживающая уязвимые слои населения, пострадавшие от гуманитарных кризисов по всему миру. ACTED оказывает постоянную поддержку уязвимым общинам путем обеспечения устойчивости послекризисных мер и готовности к долгосрочным вызовам, стоящим перед населением, с целью преодоления цикла бедности, содействия развитию и уменьшению уязвимости к катастрофам. Наши сотрудники всегда готовы реагировать в чрезвычайные ситуации, поддержке и восстановлению устойчивого развития через 450 проектов в 43 странах. and achievement of outcomes with maximum impact for beneficiaries. Депутат Project Coordinator assists в supervision of project staff in daily management of all aspects of cash project and supports liaison with relevant internal departments and external partners and project stakeholders.

OBJECTIVES успех из денежного проекта, и свидетельствуя о том, что разрушительное время на времени, на scope, на бюджете, с применимыми уровнями качества, и в линии с донорными требованиями и основанными на выгодных потребах. 

Functions

Project Planning разработку разрушительного финансирования проекта реализации (включая transition/phase out strategy), systems, approaches, tools, and materials; time;

Project Implementation Follow-up

• Сотрудничество, чтобы управлять работой кампании по строительству деятельности через Украину, monitor implementation status of project and update the project основы;
• Assist in documenting implementation progress and challenges by regularly updating the Project Management Framework (PMF) and sharit it with Cash Project Coordination and Technical Coordinator; harm principles” в ордере для налаживания проектов являются безопасными для общества;реализация проекта;
• Поддерживать координацию и управление изменениями в ходе реализации проекта, в частности выявлять изменения, которые необходимо внести, анализировать предлагаемые изменения, анализировать влияние, которое они оказывают на план проекта, утверждать/отклонять запрошенные изменения, а также контролировать и обновлять требования к объему, стоимости, бюджету, графику и качеству на основе утвержденных изменений и в координации с отделом разработки проекта и финансовым отделом;
• Предоставлять регулярные и своевременные обновления о ходе работы и проблемах координатору проекта, DCD и денежным средствам. Технический координатор и другие члены команды.

Документирование и соблюдение требований

• Убедиться, что записи и документы по проекту, в частности документы, подтверждающие завершение мероприятий (список бенефициаров, ведомости посещаемости, отчеты от поставщиков финансовых услуг и т. д.), надлежащим образом подготовлены, собраны и поданы в соответствии с действующими процедурами и конкретными процедурами доноров;
• Координация ведения базы данных бенефициаров, содержащей все регистрация бенефициаров и базовая информация, а также деятельность, от которой бенефициары получили выгоду, обеспечивают защиту данных от неправомерного использования в соответствии с политикой защиты данных Acted;
• обеспечьте осведомленность сотрудников и соблюдение ими кодекса поведения Acted, процедур FLATS и требований доноров.

Взаимодействие и подотчетность бенефициаров

• обеспечьте соблюдение персоналом проекта Кодексу поведения Acted и относиться ко всем бенефициарам с уважением и без каких-либо различий или дискриминации по признаку национальности, расы, этнической принадлежности, племени, пола, религиозных убеждений, политических убеждений или инвалидности;
• Помогать контролировать соответствующий, достижимый и приемлемый отбор бенефициаров проекта;
• Оказывать помощь в разработке стратегии коммуникации с сообществами, чтобы заинтересованным сторонам проекта предоставлялась фактическая, объективная и полезная информация;
• Убедиться, что заинтересованные стороны проекта наделен полномочиями участвовать на протяжении всего проектного цикла;
• обеспечивать доведение механизма жалоб и реагирования Acted до целевых сообществ и решать жалобы, связанные с проектом, в координации с отделом MEAL.

Внутренняя координация

• Помогать в организации регулярных совещаний по координации проекта с командой денежного проекта;
• Предоставлять обновленную информацию о ходе реализации денежной деятельности, проблемах, рисках и изменениях в контексте Украины и отчет об изменениях или предложениях по решению проблем и рисков.

Внешняя координация и взаимодействие с заинтересованными сторонами

• Поддержка, содействие или проведение мероприятий по коммуникации и взаимодействию для активного консультирования и привлечения бенефициаров, ключевых информаторов, участников, партнеров и заинтересованных сторон на всех этапах разработки проекта (взаимодействие с отделом ПД) и реализации;
• Координация и сотрудничество с другими путем развития хорошие отношения с ключевыми гуманитарными субъектами – местными и международными, включая государственные органы и негосударственные субъекты, посредством регулярного участия в технических совещаниях и билаТеральные встречи;
• Помогать в выявлении возможностей для сотрудничества и координации усилий с другими организациями, чтобы гарантировать, что наша деятельность опирается на работу других, а не копирует ее;
• Передавать неудовлетворенные потребности другим соответствующим участникам;
• Поделиться внешним обучением и инновациями с сообществами и другими заинтересованными сторонами.

Управление партнерами

• Уточнить роли/обязанности, а также ожидания, в частности, с точки зрения процессов, которым необходимо следовать, а также бюджета, с самого начала партнерства, чтобы избежать проблем на более позднем этапе.
• Оказывать поддержку партнерам в реализации проектов и обеспечивать своевременную и качественную реализацию проектов партнерами в соответствии с требованиями Acted и доноров;
• Проводить обзорные встречи с партнерами, уделяя особое внимание аспектам взаимоотношений в партнерском сотрудничестве, и обеспечивать своевременное разрешение любых вопросов или споров. образом.

Безопасность

• Поддержка с анализом контекста в области реализации проекта путем выявления и отслеживания микросигналов (например, показателей безопасности, социально-экономических показателей) и поддержки регионального координатора и отдела безопасности;
• Убедиться, что заинтересованные стороны проекта имеют хороший имидж Acted, тем самым повышая признание присутствия и деятельности Acted в зоне реализации проекта;
• Помощь в управлении движением команды реализации проекта и обеспечить строгое соблюдение SCR движения членами команды;
• При необходимости договориться о доступе с местными заинтересованными сторонами.

Человеческие ресурсы

• Помочь определить структуру команды денежного проекта и разработать организационную структуру проекта в рамках ограничений бюджета и в соответствии с приоритетами;
• Помогать в разработке и/или корректировке ТЗ с описанием ролей персонала и обязанности в соответствии с действующими стандартами;
• Поддержка подачи плана набора персонала для проекта в отдел кадров;
• Участвовать в наборе персонала денежного проекта в областях реализации денежной деятельности;
• Убедиться, что персонал проекта понимает и способен выполнять свои роли и обязанности; 
• Отслеживать планы работы и повседневную деятельность сотрудников проекта;
• Обеспечить позитивную рабочую атмосферу и хорошую командную динамику; 
• Проводить регулярные оценки персонала и следить за карьерным ростом;
• Управлять межличностными конфликтами;
• Обеспечить наращивание потенциала сотрудников в соответствующих секторах.

Логистика

• Участвовать в процессах планирования закупок, своевременно запускать закупки, необходимые для проекта, и внимательно следить за закупками в сотрудничестве с логистика;
• Своевременно отправляйте точные и точные формы заказов;
• Проверяйте качество необходимых товаров/поставок на этапе заключения контракта, а также в пункте приема и вносите вклад в комитеты по закупкам для завершения выбора поставщиков в соответствии с применимым сценарием;
• Тщательно следите за проектамиуровни запасов в координации с логистикой и активно контролировать текущий, конвейерный, распределенный и необходимый запас;
• Участвовать в эффективном управлении автопарком посредством своевременных и разумных запросов на транспортные средства;
• Убедиться, что проектная группа имеет достаточные активы, необходимые для выполнения своих обязанностей.

Финансы

• Участвовать в обзоре BFU, прогнозировать первоначальные и регулярные затраты и перекрестную проверку расходы на деятельность денежных проектов;
• Поддержка прогнозирования ежемесячных потребностей проекта в денежных средствах и представление их в AC;
• Участие в процессах разработки нового бюджета путем предоставления экспертных программных рекомендаций, связанных с контекстуальными знаниями.                 

Контроль качества

• Участвовать в процессах планирования MEAL и активно поддерживать реализацию мероприятий MEAL в соответствии со структурой проекта MEAL;
• Помогать в планировании и организации внутренних проверок качества командой проекта;
• Оценивать проводимые мероприятия и обеспечивать эффективное использование ресурсов;
• Осуществлять регулярные выезды на места для предоставления технического руководства и контроля а также регулярно контролировать ход реализации проекта; 
• Обсуждать, планировать и осуществлять соответствующие корректирующие действия, в том числе на основе выводов и рекомендаций MEAL;
• Помогать в сборе и применении соответствующих извлеченных уроков и передового опыта в текущих проектах и обеспечивать активный обмен этими извлеченными уроками с руководителем, MEAL и другими членами команды для применения их в будущих процессах разработки проекта.

Управление грантами

• Регулярно отчитываться о деятельности проекта, проблемы и индикаторы посредством ежемесячного представления отчетов PMF и PM; в частности, предоставлять регулярные и своевременные обновления о прогрессе и проблемах руководителям и другим членам команды;
• Участвовать в составлении (внешних) отчетов о ходе проекта, обеспечивая качество и точность предоставленной технической информации;
• Участвовать в организации заключительного собрания проекта и последующих мерах по вопросам действий, связанных с проектом, выработанным на этом собрании;
• Участвовать в коммуникационной деятельности посредством регулярного сбора фотографий и историй, связанных с проектом деятельность;
• Участвовать в процессах разработки новых предложений путем предоставления экспертных программных рекомендаций, связанных со знанием контекста;
• При необходимости поддерживать связь с донорами и тесно сотрудничать с партнерами по обновлениям проекта, посещениям объектов и другим видам коммуникации в координации с Отделом разработки проектов.

Опыт и навыки

• Не менее 2 лет опыта работы в сфере гуманитарной помощи в руководстве должность.
• Степень бакалавра делового администрирования/экономики/аналогической области или соответствующий практический опыт.
• Навыки управления данными и их визуализации (MS Word, Excel и т. д.)
• Приверженность высококачественным адаптивным и подотчетным гуманитарным программам
• Свободное владение украинским и высшим языкомсредний уровень владения английским языком
• Высокий уровень гибкости и мотивации

Ключевые показатели эффективности 

• % этапов, выполненных вовремя в соответствии с первоначальным планом
• количество выявленных и решенных проблем
• количество разработанных денежных инструментов и стратегических документов
• % консолидированных актуальных PMF ежемесячно передается координаторам страны
• Проект завершен вовремя без необходимость NCE
• Проект завершен в рамках гибкости бюджета (не требует внесения поправок в бюджет по строкам проекта)
• % достигнутых показателей эффективности контракта
• % ТЗ и результатов оценки MEAL предоставлены своевременные отзывы
• Записи и документы проекта (списки бенефициаров, ведомости посещаемости, платежные ведомости, отчеты от поставщиков финансовых услуг), доступные для всех видов деятельности по проекту
• Положительные отчеты о мониторинге и оценке (внутренние и внешний) 
• % сотрудников, прошедших обучение по вопросам подотчетности и ОВЛХ 
• % неприемлемых расходов по статьям бюджета проекта
• % коэффициент удержания персонала проекта на протяжении всего срока действия проекта

Увага! В связи с этим законодавством, при разработке військовозобовіязани громадяни Украины должны надати військово-обличіві документов и они військово-обличіві дані.

Внимание! Согласно действующему законодательству, лица, проходящие военную службу, при приеме на работу должны предоставлять обновленные документы военного учета.

Мы предлагаем;

• Официальное обучение;
• Регулярный просмотр заробитной платы;
• 28 календарных дней календарных. отпуска;
• 3 дополнительных дня отпуска на неделю позже с внутренними политиками;
• Оплата медицинских услуг в мире 100% платная оплата (до 15 дней на неделю) бесплатно с внутренней политикой политиками;
• Можно работать в течение 2 дней на каждый день с внутренними политическими политиками;
• Медицинское страхование и страхование жизни после завершения початкового контрактного периода;
• Комфортный современный офис из зоною для отправка, де ранее доступный чай и кава;
• Дружба мультикультурной команды, которая является підтримує розвиток и открытость;
• Доступ к консультациям с профессиональным психологом для подмідки ментального здоровья;
• Курс английского движения для покрняня комунікаційних навичок;
• Перспективы кар’єрного зростання.

"ACTED придерживается подхода абсолютной нетерпимости к сексуальной эксплуатации, насилию и домогательствам (SEAH). Обратите внимание, что любой кандидат, которому предложена работа, должен подписать Кодекс поведения и связанные с ним правила в рамках своего трудового контракта. Неправомерное поведение может привести к увольнению".