Помощник менеджера проекта в Fondazione Progetto Arca

Fondazione Progetto Arca — это организация гражданского общества, занимающаяся гуманитарным реагированием и программами развития. Ее штаб-квартира находится в Италии, а с февраля 2022 года она действует в Украине.

В рамках трехлетнего проекта, финансируемого Итальянским агентством по сотрудничеству в целях развития (AICS), направленного на улучшение положения женщин в Украине путем содействия трудоустройству и социально-трудовой интеграции в городах Киев и Ровно для уязвимых женщин, Фонд ищет помощника менеджера проекта для работы в Киеве с возможностью командировок в Ровно.

ПОЛИЦИЯ ОПИСАНИЕ
Проект EmpowerHER направлен на содействие занятости женщин в Украине, особенно среди 600 уязвимых женщин (ветеранов, переселенцев и NEET), путем поддержки интегрированных путей обучения (технические и профессиональные навыки, навыки межличностного общения и управленческая подготовка), соответствующих потребностям рынка труда, а также создания стартапов в многофункциональных пространствах.

Помощник руководителя проекта (младший) поддерживает руководителя проекта в операционной деятельности координация деятельности проекта, планирование, организация логистики и ежедневный мониторинг, выступая в качестве основного средства взаимодействия с местными партнерами, полевым персоналом и бенефициарами.

Помощник менеджера проекта будет работать под непосредственным руководством иностранного менеджера проекта Fondazione Progetto Arca в тесной координации с местными партнерами, секретариатом Академии и штаб-квартирой в Италии.

ЗАДАЧИ И ОБЯЗАННОСТИ
Оперативная и организационная координация Поддержка
- Помощь менеджеру проекта в планировании и организации повседневной деятельности, включая графики обучения, мероприятия, ознакомительные поездки и миссии по мониторингу;
- Поддержка организации заседаний Руководящего комитета (ежемесячно) и Методологического комитета, подготовка повесток дня, информационных материалов, протоколов и отслеживания решений;
- Управление внутренней связью между партнерами, местным персоналом и штаб-квартирой в Италии, обеспечение своевременного потока информации.

Мониторинг и отчетность Поддержка
- Содействие оперативному мониторингу деятельности (посещаемость обучения, прогресс зачисления, результаты обучения), сбору данных от секретариатов и партнеров для периодических отчетов;
- Поддержка сбора данных для показателей проекта и подготовка таблиц мониторинга;
- Помощь в подготовке внутренних ежемесячных отчетов о ходе работы, а также промежуточных и итоговых отчетов для AICS и внутреннего использования;
- Сотрудничество в составлении сводных документов о ходе проекта, ключевых результатах и любых критических вопросах для поддержки внутреннего использования. координация;
- Поддержка подготовки меморандумов о взаимопонимании, СОП и других процедурных документов, способствующих стандартизации внутренних процессов и проектных услуг;
- Оперативно отмечать операционные риски (например, уход бенефициаров, логистические задержки, проблемы с партнерами) и предлагать корректирующие действия.

Управление ресурсами и администрированиеe Поддержка
- Поддержка управления местным персоналом, включая внутреннее планирование, адаптацию и оценку эффективности;
- Сотрудничество с местным администратором/бухгалтером в проверке операционных расходов, авансовых выплат партнерам и отслеживании бюджета по результатам (R1, R2, R3);
- Организация командировок персонала и партнеров.

Поддержка мероприятий по обучению и трудоустройству
- Работа с Методическим комитетом в отбора бенефициаров, а также в обновлении и адаптации программ обучения в координации с партнерами, ответственными за различные компоненты обучения;
- Поддержка секретариатов на критических этапах зачисления, вступительных испытаний/ориентации и выдачи сертификатов, мониторинг показателей завершения;
- Помощь партнерам и менеджеру проекта в сетевой деятельности с компаниями и центрами занятости для трудоустройства и развития микробизнеса;
- Содействие вместе с партнерами в организации информационных мероприятий, дней открытых дверей и ознакомительных поездок в Италию для Методологический комитет.
- Поддержка производства и распространения материалов по популяризации АИКС (плакаты, контент в социальных сетях, отчеты о мероприятиях);
- Поддержание контактов с местными заинтересованными сторонами (министерствами, муниципалитетами, Киевской торгово-промышленной палатой) для институциональной поддержки.

ТРЕБУЕМЫЙ ОПЫТ И НАВЫКИ
- Украинское гражданство или постоянный вид на жительство в Украине, с возможностью краткосрочных командировок;
- Краткосрочный опыт (1–2 года) в управлении проектами или координационной поддержке в рамках проектов международного сотрудничества, предпочтительно в контексте гуманитарной помощи/развития или НПО;
- Знание социально-экономической интеграции, гендерного равенства и профессиональной подготовки (ПОО и социальные навыки);
- Отличные организационные навыки, навыки планирования и решения проблем в мультикультурной и многопартнерской среде;
- Сильная командная работа, эффективное общение, управление отношениями с партнерами / заинтересованными сторонами, автономия и гибкость;
- Способность составлять отчеты на английском и базовом языках. знание процедур AICS/PRAG.

УСЛОВИЯ И СРОКИ РАБОТЫ
Продолжительность соглашения и сотрудничества, а также вознаграждение будут определены на этапе заключения контракта в соответствии с опытом кандидата.
Ассистент менеджера проекта будет работать автономно, как на местах в офисах Fondazione Progetto Arca в Киеве с возможными командировками в проектные офисы (места деятельности), так и удаленно.